佛山市人大常委會 會議管理的無紙化之路

全國人大張德江委員長在佛山市人大常委會考察時，非常關(guān)注地方人大在基層治理體系和治理能力建設(shè)中的重要作用，鼓勵大家與時俱進、開拓創(chuàng)新，切實擔負起憲法法律賦予的職責。 

“常委會議事規(guī)則規(guī)定，在常委會會議舉行前，要將開會日期、地點、建議會議審議的議題以及相關(guān)文件等，通知常委會組成人員和列席會議的人員，會議通知、打印文件以及郵寄出去都需要占據(jù)工作人員大量的時間，之后，還要匯總是否參加會議的回執(zhí)情況，文件的簽收情況等，這就形成了一系列勞動強度大、周期長、成本高、耗能多的工作?！?/span> 

“開會前，發(fā)送會議通知和收集常委們的簽收情況、是否參加會議的回執(zhí)等，簡簡單單的是否送達、是否參會，卻非常費時費力?！?/span> 

“每次開會的時候，都需要印刷紙質(zhì)文件，會議結(jié)束之后，保密文件還得銷毀，其實是形成了很大的浪費。有時候，也會因為來不及把文件印刷出來，造成議程的延誤，影響了會議的效率。”

“常委們工作都依賴著這些文件，經(jīng)常帶著紙質(zhì)文件奔波，非常的不方便?！?/span> 

“領(lǐng)導(dǎo)需要召集幾位常委討論一下相關(guān)工作，執(zhí)行起來，要進行多方溝通，協(xié)調(diào)時間， 還得麻煩常委專門跑一趟，成本高，效率又低?！?/span> 

“大家經(jīng)常感嘆，如果有辦法把會議通知和文件利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給常委們，還能自動記錄簽收情況，收集與會回執(zhí)，再加上使用手機或平板電腦就能查閱相關(guān)文件與資料，那么，常委們接收會議通知與文件就不再受時間和地點的限制了，并且，可隨時查閱所需的文件與資料，還可以隨時相互交流討論工作，那該多好??！”

因此，

佛山市人大常委會，

全面實現(xiàn)了會議管理的數(shù)字化。 

“會議前，可按議事規(guī)則規(guī)定的時間，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送會議通知和文件，這些文件，可從OA系統(tǒng)中導(dǎo)入，亦可直接在會議文件管理系統(tǒng)中完成起草、會簽和簽發(fā)的全過程，同時，常委們使用手機或平板電腦，便可接收會議通知與文件，并且，實現(xiàn)了自動簽收，自動發(fā)送是否參加會議的回執(zhí)等?！?/span> 

“會議時，可同步閱讀文件，并可把新增加的會議文件即時上傳到系統(tǒng)，供常委們即時閱讀，手寫修改，并將修改意見及時發(fā)送到意見收集箱。開會再也不用紙質(zhì)文件了，既節(jié)約了資源，也避免了不夠時間印刷文件造成議程延誤的尷尬。” 

“會議后，會議文件儲存在云端，方便常委們隨時查閱參考，不再需要攜帶沉重的紙質(zhì)文件奔波。并且，系統(tǒng)提供的即時交流工具，常委們可充分利用碎片化時間，進行工作交流。同時，內(nèi)部微博使常委們有了個人工作與形象的展示平臺。” 

佛山市人大常委會使用會博通會議文件管理系統(tǒng)后，實現(xiàn)了會議文件管理的數(shù)字化，會議通知與文件傳遞的網(wǎng)絡(luò)化和簽收的自動化，閱讀的電子化以及常委交流的即時化。 

從此，丟掉了過于沉重以及有違節(jié)能環(huán)保的紙質(zhì)文件，在節(jié)約成本的同時，優(yōu)化了會議工作模式，提高了會務(wù)工作效率與質(zhì)量，省人大相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)考察后，亦給予了好評。

張德江委員長在佛山人大常委會視察工作新華社記者 劉衛(wèi)兵 攝

全國人大常委會張德江委員長，2015年9月在佛山市人大考察期間，對佛山人大的工作給予了充分肯定。