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檔案管理:整理、歸檔遵循四大原則

2020/8/19 10:13:06         來源:         作者:孫超        瀏覽量:  1

紹林科技1988年開發(fā)出第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會(huì)博通,亦是我國最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。在過去30年,一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)、文檔、檔案管理系統(tǒng),不斷升級(jí),為打造組織知識(shí)、文檔、檔案管理生態(tài)鏈而努力,特別是專業(yè)檔案管理方面。下面,小編就會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理介紹的,檔案整理、歸檔的一些原則和方法分享給大家,希望能幫到從事檔案管理工作的小伙伴:

 

歸檔檔案遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的聯(lián)系

 

文檔、檔案、電子文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生,有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)?!饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。遵循檔案形成規(guī)律,對(duì)歸檔整理,能夠大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù),提升文件整理質(zhì)量。檔案在產(chǎn)生和處理過程中,在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性,這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系,也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯(lián)系,既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng),也便于日后的檢索和利用。

 

檔案整理做好價(jià)值應(yīng)區(qū)分,便于保管和利用

文檔、檔案的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)組織單位工作的作用決定。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言,不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔,也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開始,就將不同保管期限的文件區(qū)分開來,針對(duì)性地開展,也為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。

 

文檔、檔案一體化管理機(jī)制

 

文檔一體化管理機(jī)制,是一項(xiàng)比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下,歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理,即將公文處理與檔案管理相結(jié)合,充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而,合理規(guī)劃歸檔文件整理流程,盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目,使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。

 

保證紙質(zhì)、電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下,保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一,首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作,在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求,在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息,使二者成為一個(gè)有機(jī)整體;其次要結(jié)合本單位情況,確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主,再依次確定整理的策略和方法,保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

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