目前一些企事業(yè)單位的檔案管理還是延續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式,存在很大的問題。如因自然災(zāi)害破壞、檔案數(shù)字化成度低管理不夠智能化等,具體如下:
一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題
1、檔案員業(yè)務(wù)不夠精通。檔案管理工作需要一定的專業(yè)素質(zhì),應(yīng)該說技術(shù)性很強。現(xiàn)有的檔案管理人員基本沒有接受過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn),對檔案的整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)是前后任口口相傳,對檔案的分類、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,而且各人的理解程度不一,造成歸檔立卷、分類不準(zhǔn)確。
2、人員變動帶來檔案風(fēng)險。各單位人員調(diào)動頻繁,使檔案管理隊伍不穩(wěn)定,導(dǎo)致整體資料的丟失、外泄,嚴(yán)重威脅到文檔安全,對檔案管理的持續(xù)性造成了影響,檔案管理工作無法深入、有序開展。
3、對檔案重視度不夠:大部分單位檔案室硬件設(shè)施的配置不完善,檔案室保管條件普遍較差。個別單位管理體制落實不到位,對檔案的保管不夠規(guī)范,放置無序,存在遺失隱患。檔案管理員多數(shù)為兼職,對檔案管理存在應(yīng)付思想,歸檔不及時、隨意現(xiàn)象普遍存在。
4、檔案電子化程度低。目前,檔案保存以紙質(zhì)為主,還沒有電子檔案。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時有諸多不便。
5、檔案不完整
檔案因年代久遠或保管不善,導(dǎo)致?lián)p壞或丟失嚴(yán)重
6、檔案歸還不及時
借出的檔案催還不及時,造成損壞或丟失
7、檔案被惡意使用
員工隨意閱讀、使用內(nèi)部重要文件
8、檔案存在災(zāi)害風(fēng)險
水火、蟲蟻等災(zāi)害造成大量檔案損毀,無法恢復(fù),給企業(yè)帶來的損失不可估量
二、解決辦法
1、建立健全檔案管理制度,建立健全管理員職責(zé)、歸案、調(diào)閱、管理等制度,使檔案管理有章可循、有據(jù)可依,保證檔案管理制度化、規(guī)范化。
2、加強培訓(xùn)力度。加強對檔案員的培訓(xùn),提高其檔案管理重要性認(rèn)識,提高其檔案管理業(yè)務(wù)知識專業(yè)化程度,增強對檔案管理流程的熟悉程度,促進檔案管理工作效率的提高。
3、建立綜合性檔案室。建立綜合性檔案室,改變當(dāng)前檔案收集、歸檔、保管各據(jù)一方的混亂局面。各方檔案在收集整理、歸檔后,統(tǒng)一移交綜合檔案室管理,減少出現(xiàn)檔案受損。
4、實現(xiàn)檔案數(shù)字化。在各行信息化飛速發(fā)展的時代,檔案數(shù)字化應(yīng)該是當(dāng)前檔案管理面臨的一個發(fā)展機遇,也是今后檔案管理必經(jīng)的階段。檔案數(shù)字化可以提高檔案信息共享度,提高檔案信息利用率。
會博通是我國最早的文檔一體化軟件供應(yīng)商之一,自1989年推出第一個文檔一體化產(chǎn)品以來,緊跟技術(shù)發(fā)展的步伐,精益求精,不斷進取,不斷創(chuàng)新,在檔案管理技術(shù)方面始終處于世界發(fā)展的前列。