中職院校檔案信息化，提升管理工作效率

檔案作為中職院校的一種信息資源，在學(xué)校管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。但是，隨著信息化發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)革新的潮流以及學(xué)校對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需求，為了讓學(xué)校綜合性檔案的管理業(yè)務(wù)，會博通檔案管理系統(tǒng)高度的自動化管理，可通過檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化的檔案，從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、編研、注銷等全生命周期的管理?？捎行嵘龑W(xué)校檔案信息管理水平，提高相關(guān)工作效率，具有較好的實(shí)踐性。

目前院校檔案管理現(xiàn)狀，一是管理模式問題，許多學(xué)校采用的還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理為主，在運(yùn)用檔案時，需要進(jìn)行長時間的查找。二是檔案管理軟硬件問題，很多學(xué)校由于資金有限，再加上部分學(xué)校對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備無法完善，相互不能通用，缺乏信息化管理功能。三是檔案管理人員配置問題，目前仍有很多檔案管理人員在對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行管理時，依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，并未有效利用與開發(fā)檔案信息。

會博通加快檔案信息化建設(shè)措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

要加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)中職院校檔案的規(guī)范化、高效化、信息化管理，還有賴于人才力量支持。要更新擴(kuò)展各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)專業(yè)人員，提升檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平，提高檔案管理人員的競爭力，從而提升檔案信息管理質(zhì)量。加大領(lǐng)導(dǎo)層面信息化知識培訓(xùn)，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性和必要性。

2.完善硬件設(shè)施

要加快檔案信息化建設(shè)，最主要的是有財(cái)力、人力、物力的支撐，只有完善的硬件設(shè)施，才能保障中中職院校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。還需要引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件，以提升檔案信息化建設(shè)水平，確保檔案信息管理開發(fā)質(zhì)量，高效、科學(xué)管理檔案信息。

3.加快檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)和普及

中職院校檔案管理信息化建設(shè)工作涉及內(nèi)容較多，其中檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)與檔案信息數(shù)據(jù)維護(hù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的關(guān)鍵，要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，首先，上級業(yè)務(wù)部門要統(tǒng)一建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一使用。應(yīng)改變傳統(tǒng)管理模式，將檔案信息管理重點(diǎn)放到檔案信息開發(fā)與利用方面上，才能更快捷方便地開發(fā)利用檔案信息資源，共享信息資源，以提高學(xué)校相關(guān)決策的正確性，促進(jìn)學(xué)校的良好發(fā)展。

4.增強(qiáng)安全保密意識

在建設(shè)檔案管理的過程中，相關(guān)人員通常會忽略檔案管理安全問題，嚴(yán)重影響著檔案信息管理質(zhì)量。檔案部門應(yīng)樹立科學(xué)正確的檔案信息安全保密觀念，結(jié)合實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系。