會博通檔案管理系統(tǒng)：文書類電子檔案有哪些質(zhì)量要求

會博通檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應(yīng)符合國家檔案局令第8號、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質(zhì)量還需滿足以下要求。

完整性

對于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標(biāo)題、文號、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期6個要素齊全、完整。

版面格式要求

電子公文正本的公文格式應(yīng)符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第三章要求，正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規(guī)則、公文的特定格式、式樣應(yīng)分別符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

文件格式要求

電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以OFD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應(yīng)符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009），并支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉(zhuǎn)換；集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認(rèn)可的格式歸檔保存。

元數(shù)據(jù)捕獲要求

應(yīng)參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）設(shè)置、捕獲電子公文元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號、檔號、年度、保管期限、內(nèi)容描述、題名、日期、密級、形式特征、存儲位置、脫機(jī)載體編號、權(quán)限管理、機(jī)構(gòu)人員名稱、業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時間、實(shí)體標(biāo)識符20項(xiàng)。

封裝要求

若條件成熟，根據(jù)同級國家綜合檔案館要求，可以對文書類電子檔案與其元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝。封裝可參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）執(zhí)行。