會博通檔案管理機器人——所想即所得
作為一名檔案管理人員？您理想中的檔案管理工作是什么樣的？想要隨時隨地收集檔案、想要更為方便地檢索和共享檔案、想要高效地分類和整理檔案、想要實時監(jiān)控檔案的狀態(tài)……會博通檔案管理機器人為您提供“所想即所得”的檔案管理解決方案。
01如果能隨時隨地采集檔案，就好了
在以往的檔案管理工作中，我們常常要向各個部門催收需要歸檔的文件，催收的周期特別長，催收回來的時候，往往也會由于收集工作過于集中，而出現(xiàn)檔案管理員短暫性工作強度過高的情況。基于此，不少朋友跟我們提出了隨時隨地采集檔案的需求。
會博通檔案管理機器人的收集端由獨立上傳程序和愛普生掃描儀組成，非常輕便，用戶們可以帶著這一套軟硬件去到任何地方，進行檔案的快速采集。比如項目團隊可以隨身帶著檔案管理機器人，在項目現(xiàn)場實施將文件資料上傳到系統(tǒng)當中，進行妥善保管。
檔案管理機器人不僅可以隨時隨地采集檔案，在采集之后還可以生成供全文檢索的雙層PDF文件，并依據(jù)預先設定的路徑存入預歸檔庫。后續(xù)檔案管理人員只需要登錄檔案管理系統(tǒng)，就可以看到各部門人員上傳的文件資料，并進行快速審核歸檔。
02如果檔案移交歸檔工作能夠更輕松一點，就好了
會博通檔案管理機器人采用分布式的文檔移交“入口”，可以解決傳統(tǒng)文檔移交、歸檔等業(yè)務效率低、周期長、易出錯的問題。基于分布式文檔移交入口的設計，會博通的移交過程非常方便，用戶只需要通過瀏覽器登錄會博通檔案管理系統(tǒng)，輸入賬號和密碼，在允許的權(quán)限范圍內(nèi)就可以執(zhí)行文檔的移交歸檔工作了，具體來說，移交的過程非常簡單，點擊移交后提交申請就可以進行檔案的移交。申請表經(jīng)相關人員線上審核后，就完成了整個移交動作。
在會博通檔案管理機器人當中，歸檔分為兩種類型，一種是手動歸檔，即用歸檔編輯功能，可將待歸檔的文件手動歸檔到案卷下或者移至資料庫。另一種是自動歸檔，即按照設定的檔號編制規(guī)則，將同類別號、保管期限、年度的文件，自動組卷。兩種方式，都可以輕松歸檔。
03如果工具能輔助進行規(guī)范化的檔案管理，就好了
檔案管理行業(yè)的朋友們都非常關注“三合一”制度。“三合一”制度頒布之后，各地區(qū)各部門結(jié)合實際，緊扣科學制定檔案分類方案、確定文件材料歸檔范圍、準確劃分檔案保管期限、編制機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表4項主要任務，進一步規(guī)范檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求，不斷提升檔案資源管理的科學化、規(guī)范化、標準化水平。
會博通檔案管理機器人緊貼“三合一”制度要求，將國家和行業(yè)的標準規(guī)范融合在軟件當中，讓用戶使用會博通，就能夠非常簡單的進行規(guī)范化的檔案管理。
會博通檔案管理機器人的合規(guī)化包括標準化檔案結(jié)構(gòu)管理，即用戶在新建分類時可獲取按照上級單位要求制定的分類模板，并把分下下所管理的檔案著錄屬性以及檔案表格等一并繼成。新建后即可按照上級單位規(guī)定的檔案管理規(guī)則，標準化地完成檔案的全生命周期管理工作。
此外，會博通檔案管理機器人還提供了靈活的檔案分類框架，自主設定檔案保管期限等功能，輔助用戶進行規(guī)范化的檔案管理，全面符合“三合一”的制度要求。
04如果檔案能更便利地幫助企業(yè)規(guī)避風險，就好了
檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。基于其真實性和可靠性，檔案本身就具備可以幫助企業(yè)在法律糾紛中維護自身權(quán)益的能力。
會博通檔案管理機器人，具備檔案的全生命周期管理功能，可以全方面管控企業(yè)內(nèi)部檔案，在有需要的時候為企業(yè)提供具有法律效應的檔案資料支撐。除此之外，檔案管理機器人還設置了預防檔案丟失和泄密的措施，比如說SSL網(wǎng)絡加密傳輸、數(shù)字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等。
以防擴散水印來為例，會博通提供了通用水印、類型水印、流程后續(xù)水印等各種各樣的水印功能，為不同業(yè)務情況下的檔案管理提供安全保障。比如我們商務部門在利用企業(yè)證照的時候，會在企業(yè)證照上加上水印，以防止企業(yè)證照被惡意使用，造成經(jīng)營危機和經(jīng)濟損失。
會博通檔案管理機器人——所想即所得，滿足檔案管理工作者們最痛的檔案管理需求。致力于讓文檔為組織創(chuàng)造價值，會博通多年來一直深耕于檔案管理系統(tǒng)智能化應用。只要你想，會博通就會助您達成檔案管理目標。您在檔案管理工作中，還有哪些所想，歡迎留言告訴我們。
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