【分享】制造業(yè)企業(yè)該如何確定自身的檔案分類方案？
對(duì)于制造業(yè)企業(yè)而言，要高效管理從研發(fā)、生產(chǎn)到銷售各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的海量文檔并非易事。一個(gè)科學(xué)、合理的檔案分類方案，不僅有助于提高檔案檢索的效率，還有利于促進(jìn)知識(shí)的共享與創(chuàng)新，是確保企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)妥善留存以及高效利用的關(guān)鍵。
那么，制造業(yè)企業(yè)該如何制定適合自己的檔案分類方案？會(huì)博通認(rèn)為，主要可以通過以下三步來確定。
第一步：根據(jù)管理目的與需求列舉文件
制定檔案分類方案時(shí)，首先要充分考慮檔案管理的目的與業(yè)務(wù)需求，以此來明確檔案管理的范圍。
哪些文件需要納入“檔案管理”？可以用這個(gè)大原則去聚焦：將企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理及發(fā)展過程中，所形成的那些具有歷史借鑒意義、具有重復(fù)利用價(jià)值且需要長(zhǎng)期保存的文件資料，全部列舉出來。
第二步：參照法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類
接著，我們需對(duì)標(biāo)國(guó)家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確定大類并進(jìn)行分類。
首要參照《中華人民共和國(guó)檔案法》；其他可參考《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》、《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
參照法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，我們可以總結(jié)出檔案大類，并將之前列舉出來的文件資料，分類到不同的大類中；接著，可根據(jù)企業(yè)自身情況，適當(dāng)調(diào)整分類層次與類目數(shù)量，有必要?jiǎng)t進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。例如，有較多的制造業(yè)企業(yè)會(huì)把合同檔案專門作為一個(gè)檔案大類來管理。
第三步：結(jié)合實(shí)際情況驗(yàn)證分類方案
需要結(jié)合企業(yè)的部門職能、業(yè)務(wù)流程等實(shí)際情況，來梳理檔案的形成、收集、存儲(chǔ)等業(yè)務(wù)流程，驗(yàn)證分類方案是否具備科學(xué)性與可操作性。
形成了檔案分類方案后，則需要針對(duì)檔案分類制定其歸檔方式：是按卷歸檔或是按件歸檔。會(huì)博通認(rèn)為，按卷歸檔具有整體性與系統(tǒng)性，但不方便利用；按件歸檔則更方便整理與利用，利用時(shí)也無(wú)需“驚動(dòng)”整卷檔案，因此更為安全。企業(yè)也可根據(jù)自身需要，調(diào)整檔案的歸檔方式。
完成分類方案后，還需要針對(duì)檔案類型，明確該類檔案的歸檔范圍，以及定義其保管期限和歸檔編號(hào)編制方法。
需要注意的是，很多制造業(yè)企業(yè)會(huì)非常直接的把檔案的來源歸口到部門，并直觀地考慮把檔案按照部門來制定分類方案。這樣的分類方法看似方便，但實(shí)際上并不符合長(zhǎng)期發(fā)展的需要。假設(shè)遇到組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、部門合并，又或者部門職責(zé)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整，那么檔案分類一調(diào)則要“大動(dòng)筋骨”。
會(huì)博通建議，檔案管理一定要上升到整個(gè)企業(yè)的層面，檔案也應(yīng)該采用集中管理的模式，從頂層進(jìn)行統(tǒng)型規(guī)劃。不管是制定分類方案，還是采用相對(duì)應(yīng)的檔案管理軟件、技術(shù)、管理方式等，都要考慮長(zhǎng)期發(fā)展的需要。
最后，檔案分類可能會(huì)因法規(guī)更新、技術(shù)進(jìn)步、管理需求變化而需要調(diào)整。企業(yè)需要保持靈活性，及時(shí)更新分類方案以適應(yīng)變化。采用專業(yè)、高效且可靠的檔案管理軟件，企業(yè)能更高效地建立并優(yōu)化檔案分類，并確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，從而更加敏捷地應(yīng)對(duì)行業(yè)挑戰(zhàn)。
