按件歸檔or按卷歸檔？歸檔方式怎么選，在檔案管理系統(tǒng)中如何區(qū)分？

在歸檔過程中，按件歸檔和按卷歸檔是兩種常見的歸檔方式。這兩種方式各有特點，適用于不同的管理場景。該怎么選？我們一起來看看。

一、按件歸檔

按件歸檔，即將文件以“件”為基本單位來整理歸檔。一般以每份文件為一件，亦有一件包含多份文件的情況。這種方式適用于文件相對獨立、需單獨利用和檢索的情況。

在紙質(zhì)檔案整理中，按件歸檔的文件裝盒不再裝訂成冊，每件可單獨抽取，整理與利用起來更方便；利用時無需啟動整卷檔案，相對來說也更安全。

常用場景：

1. 辦公文件：在日常辦公中形成的會議紀(jì)要、通知、報告等文件，可以按件歸檔，以便快速檢索和查閱；

2. 業(yè)務(wù)文件：如業(yè)務(wù)合同，合同是獨立的法律文件，涉及特定條款與內(nèi)容，可以按件歸檔，以便追溯與查詢；

3. 圖書資源：在圖書館、企業(yè)電子資源庫中的各種電子書籍、論文、文章等，由于其獨立性強，通常按件歸檔，以便于用戶根據(jù)關(guān)鍵詞或作者進行檢索；

4. 文書文件：根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015），作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料，歸檔文件的整理單位為件。

二、按卷歸檔

按卷歸檔，即將一系列相關(guān)文件作為一個整體，以“卷”為單位整理歸檔。這種方式適用于文件之間存在較強關(guān)聯(lián)的情況，更具有整體性與系統(tǒng)性。

在紙質(zhì)檔案整理中，按卷歸檔的檔案一般裝訂成冊，并在卷冊封面擬寫案卷標(biāo)題，查用時需整卷調(diào)取，需更注重規(guī)范性與安全性。

常用場景：

1、 項目文件：如基建項目檔案，將工程項目從設(shè)計至竣工驗收各階段的相關(guān)文件作為一個整體（甚至組合卷）來保存，以保持項目材料的成套性；

2、 法律文件：如律師業(yè)務(wù)檔案，按年度、一案一卷、一卷一號原則立卷，將案件相關(guān)材料如答辯狀、調(diào)查記錄等一并歸檔，以保持文件的完整性和連貫性；

3、 會計材料：會計核算材料如帳薄、報表等，通常按會計年度整理組卷，以便年度審計、稅務(wù)申報等。

4、 科研文件：在科研項目中，將研究過程中產(chǎn)生的實驗記錄、數(shù)據(jù)集、論文草稿等，按課題立卷歸檔，以便評審與查閱。

三、按件or按卷靈活定義

按件歸檔或是按卷歸檔，在檔案管理系統(tǒng)中怎么區(qū)分？

很簡單~在會博通系統(tǒng)中，通過一個選項即可區(qū)分！下面，我們以為某基建項目新建一個相關(guān)案卷為例，為大家演示一下。

第1步 新建案卷：首先，我們可以在分類最底層文件夾“項目建議書及批復(fù)”內(nèi)，點擊右側(cè)界面[新建]菜單下的[檔案定義]功能。

在彈出窗口輸入信息保存后，新的案卷即建好了。若新建完發(fā)現(xiàn)案卷信息有誤，可以選中案卷，點擊[屬性]菜單進入屬性界面修改。

第2步 檔案注冊：選中案卷，點擊[檔案]菜單下的[檔案注冊]功能。檔案注冊后，任何人不能添加、修改、刪除盒內(nèi)文件，系統(tǒng)也會將注冊檔案納入相關(guān)統(tǒng)計中。

重點來了，在檔案注冊窗口中，如勾選[裝訂成冊]，則裝訂成案卷，一個檔案定義就是一冊檔案；如不勾選，則裝盒保管，一個檔案定義是一盒檔案。注冊時還可選擇加蓋對應(yīng)的歸檔章。

小結(jié)一下：要按卷歸檔，就勾選[裝訂成冊]；要按件歸檔，就無需勾選。是不是非常方便？

最后的話

按卷歸檔和按件歸檔各有優(yōu)勢，選擇哪種歸檔方式，需綜合考慮文件性質(zhì)、使用頻率以及檢索需求等因素。在實際中，還可能會結(jié)合兩種歸檔方式來應(yīng)用。

比如某高校檔案館，在采用按“件”為單位的文件級整理方法原則上，對基建項目、科研項目、設(shè)備儀器類檔案采用按“卷”為單位的案卷級立卷作法，以滿足多元化的管理需求。

無論是按件歸檔還是按卷歸檔，目的都是為了提高檔案的可檢索性、可維護性和安全性。選擇符合組織管理需求的歸檔方式，才能實現(xiàn)最佳的檔案管理效果。