【分享】企業(yè)紙質(zhì)檔案怎么排列上架？附檔案系統(tǒng)同步管理方法

企業(yè)每天都形成著各種各樣的文件資料，文件整理好歸檔后，該依照什么方式排列到檔案柜或檔案架上，既規(guī)范、又易于查找？

今天來(lái)分享歸檔文件的排列上架方法，讓檔案排列整齊有序，檔案查找快速準(zhǔn)確，再也不用“翻箱倒柜”！

1、排列方法

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）提出，“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列”，明確了“按時(shí)間結(jié)合事由”的排列原則。

（1）“按時(shí)間結(jié)合事由”排列，可以理解為三步：將同一事由的相關(guān)文件集中；將同一事由內(nèi)的文件按時(shí)間先后排列（一般按文件形成時(shí)間）；不同事由的文件按時(shí)間先后排列（可按需按文件形成時(shí)間，或按事由辦結(jié)時(shí)間）

（2）這里的“最低一級(jí)類目”，會(huì)因檔案分類方法的不同而有所差異。比如，如某小型企業(yè)采用了“年度—保管期限”的兩級(jí)分類，那么“保管期限”就是最低一級(jí)類目，即在此類目下排列。

（3）這里的“事由”，可以是一件具體的事、一個(gè)具體的問題，或一段聯(lián)系緊密的工作過程等。應(yīng)盡可能將關(guān)系密切的、參照性強(qiáng)（比如同一次會(huì)議、同一項(xiàng)活動(dòng)中形成的）的文件材料排列在一起。

（4）此外，成套性文件，比如會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等，可以集中排列。這里指的是文件聯(lián)系比較松散、但事由間聯(lián)系比較密切的情況，比如像訴訟案件的文件，在形成時(shí)間上可能跨度很大，但很需要系統(tǒng)性、成套性地查用與參照，集中排列更便于利用。

（5）總的來(lái)說，檔案排列要方便成員按問題、依時(shí)間來(lái)查找和利用檔案。

2、排架方法

歸檔文件整理完畢裝盒后，就可以上架排列了。上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)保持穩(wěn)定一致，可以預(yù)留增量檔案的存放空間，應(yīng)避免頻繁倒架。

（1）兩級(jí)分類法排架：如檔案采用兩級(jí)分類，如“年度—保管期限”，那么排架方式也應(yīng)對(duì)應(yīng)按照“年度—保管期限”兩級(jí)排列。

以“年度-保管期限”分類為例：首先按年度先后排序，同年度內(nèi)再按永久、30年、10年的保管期限先后排列；同一保管期限內(nèi)，按件號(hào)從小到大排列。

（2）三級(jí)分類法排架：三級(jí)分類法形式較多，需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)采用。

如按“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”分類，排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

如按“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”分類，排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

3、在檔案系統(tǒng)中同步管理

檔案排列上架后，如何查位置是一大難題：如何快速查出某件檔案的放在哪個(gè)檔案柜，如何直觀查看某盒檔案在哪個(gè)檔案架上、位于檔案室哪個(gè)位置，方便準(zhǔn)確定位？

這類難題，用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，就能迎刃而解。會(huì)博通不僅支持實(shí)體與電子檔案的同步管理、聯(lián)動(dòng)互查，也可用于實(shí)體檔案的對(duì)應(yīng)管理，靈活適配不同管理需求。

系統(tǒng)提供了檔案庫(kù)房功能，可將虛擬庫(kù)房與實(shí)際庫(kù)房一一對(duì)應(yīng)。檔案存放在哪一區(qū)、哪一柜、哪一格，無(wú)需進(jìn)檔案庫(kù)房就能直觀定位，方便快速找到實(shí)體檔案。

如果對(duì)應(yīng)的電子文件已上傳，有權(quán)限用戶還可直接“打開”檔案盒或案卷，查閱電子文件。同時(shí)，系統(tǒng)還支持環(huán)境監(jiān)測(cè)、巡檢記錄、統(tǒng)計(jì)、盤點(diǎn)等，滿足實(shí)體檔案管理的多種場(chǎng)景需求。

此外，可以通過檔案屬性功能來(lái)錄入存放地點(diǎn)；亦可將檔案對(duì)應(yīng)的二維碼或條形碼粘貼于實(shí)體檔案上，將實(shí)體與電子檔案對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)，一掃即可快速獲取檔案信息。

會(huì)博通系統(tǒng)中的功能豐富，覆蓋檔案收、管、存、用全流程。通過同步管理，不僅可以便利檔案查找與利用，還有利于提高檔案管理的效率和安全性。

以上就是本次分享的內(nèi)容，下期繼續(xù)再見！

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