簡析如何更好的運(yùn)用知識管理系統(tǒng)

許多知識管理系統(tǒng)項(xiàng)目開始實(shí)施的時(shí)候其實(shí)是站在知識的立場上，而不是站在“知識工作和知識員工需要用什么樣的知識解決他們面臨問題”的立場。許多企業(yè)老板講：我們公司經(jīng)過多年的經(jīng)營發(fā)展，積累了不少經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，我要把這些東西“存起來”，我要做知識管理。

我們現(xiàn)在對“知識管理”的認(rèn)知，是受盛行于美國的方法所影響，也即把“信息科技”和“知識管理”畫上等號，把“知識管理”當(dāng)成了一個(gè)項(xiàng)目在運(yùn)作。他們認(rèn)為知識是一個(gè)固定的資源池，可以進(jìn)行細(xì)致分類，可以被標(biāo)準(zhǔn)化管理，例如創(chuàng)建知識庫。同時(shí)，技術(shù)被認(rèn)為是發(fā)掘知識資源的有效工具，這些技術(shù)越多越好。正因如此，大多數(shù)管理者被此迷惑，紛紛上馬所謂的“知識管理項(xiàng)目”。但是，慢慢地，這些高管會為在“知識管理技術(shù)”上所花費(fèi)的費(fèi)用感到驚愕，并且，雖然信息被大量囤積，知識被大量地“制造”，但是對這些知識有什么用、該怎么用？要如何利用信息和知識幫助決策？如何對銷售起到幫助？他們卻毫無頭緒。

我們需要注意以下兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

一、要思考為什么我們要推行知識管理，企業(yè)的關(guān)鍵知識在哪里

此時(shí)，你要問自己幾個(gè)問題：

1、所獲取的知識能否滿足短期的競爭需要？

2、該知識內(nèi)容是否能幫助您創(chuàng)新和滿足客戶的長期需求？

3、該知識可以應(yīng)用到什么地方，應(yīng)該怎樣被應(yīng)用？

4、如果該知識能很好地被共享和應(yīng)用，所帶來的的改善是什么？

5、該知識是企業(yè)的關(guān)鍵知識嗎？

考慮的是定位企業(yè)的關(guān)鍵知識內(nèi)容，這些知識內(nèi)容是可以滿足競爭需要的、可以滿足客戶需求的、可以被有效利用的、可以實(shí)現(xiàn)改善目的的。定位好關(guān)鍵的知識內(nèi)容之后，便要使用大數(shù)據(jù)的理念管理企業(yè)知識，因?yàn)椴煌愋?、性質(zhì)的知識內(nèi)容都有它都有的屬性標(biāo)簽，此時(shí)，采用的知識管理系統(tǒng)不僅需要滿足多層級的分類管理需要，還要支持給知識內(nèi)容自定義屬性標(biāo)簽，這一能讓知識內(nèi)容更新容易被定位，同時(shí)也可以響應(yīng)后續(xù)的分析需要。

二、要思考怎樣的知識管理才能給員工真正的帶來幫助與增值

成功實(shí)施了知識管理并從中獲取了對應(yīng)的商業(yè)價(jià)值的企業(yè)都有一個(gè)共同點(diǎn)：這些企業(yè)的人員都嘗到了知識管理帶來的效益。

當(dāng)我們遇到了問題和機(jī)遇的時(shí)候，我們會進(jìn)入一個(gè)非常投入的學(xué)習(xí)狀態(tài)，這一刻所學(xué)習(xí)的知識好像會比在其他時(shí)間學(xué)到的更容易使用和保留，這個(gè)其實(shí)就是教育契機(jī)，要把知識掌握牢靠，就是把正確的知識，足夠的細(xì)節(jié)以及恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間共享給適合的員工。

其中的重點(diǎn)是能有效地響應(yīng)員工的教育契機(jī)，把正確的知識，足夠的細(xì)節(jié)以及恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間共享給適合的員工，讓員工真正發(fā)現(xiàn)知識管理的重要性以及可以帶來的幫助，這個(gè)時(shí)候我們才能期望員工可以進(jìn)行分享，甚至我們可以對知識內(nèi)容進(jìn)行評價(jià)，并設(shè)立獎(jiǎng)項(xiàng)進(jìn)行激勵(lì)，這是一個(gè)長足的良性循環(huán)。

很多企業(yè)認(rèn)為知識管理系統(tǒng)的建立是一錘子買賣，往往忽略了維護(hù)工作以及與實(shí)際工作的結(jié)合。市場競爭形勢以及需求是瞬息萬變的，知識內(nèi)容不僅要適應(yīng)當(dāng)前的需要，還要能根據(jù)變化以及對應(yīng)遇到的問題進(jìn)行維護(hù)。這樣不僅要專門的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行維護(hù)管理，還要規(guī)范化、流程化管理日常工作，讓每次協(xié)作都留下與其相關(guān)的成果文檔，為企業(yè)知識庫不斷地補(bǔ)充重要知識。

在新的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代我們所倡導(dǎo)的新型的企業(yè)知識管理模式，并非只是人員、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)流程三者的簡單組合。知識管理成功的重點(diǎn)在于對重要知識的成功定位，重要的知識內(nèi)容可以通過知識地圖的形式出現(xiàn)在企業(yè)人員的教育契機(jī)中，企業(yè)人員會嘗到了知識地圖帶來的效益，企業(yè)人員也能從知識管理中受益，越來越多的企業(yè)人員參與到知識管理中，例如知識地圖的繪制，從而產(chǎn)生更多的且針對性更強(qiáng)的知識地圖，去響應(yīng)更多的教育契機(jī)，讓企業(yè)人員不斷學(xué)習(xí)不斷進(jìn)步。新的企業(yè)知識管理模式結(jié)合了對企業(yè)過去、現(xiàn)在與未來知識的管理，同樣的，并非傳統(tǒng)意義上的積累、繼承與簡單應(yīng)用。