各級政協(xié)常委會的議事規(guī)則中都有規(guī)定，召開常委會會議之前，應(yīng)將開會日期、建議會議討論的主要事項，通知常務(wù)委員會組成人員和列席會議的人員。
如：
《中國人民政治協(xié)商會議全國委員會常務(wù)委員會工作規(guī)則》第八條規(guī)定：
常務(wù)委員會會議的議程由主席會議擬訂，于會前一個月將會議的有關(guān)事項通知常務(wù)委員會組成人員；臨時舉行的會議，可以臨時通知。
回顧紙質(zhì)時代的會議文件管理：
在紙質(zhì)時代，文件載體是紙張，所有的流程均依賴于人力，勞動強(qiáng)度大，周期長，成本高，耗能多，影響環(huán)境…
如今網(wǎng)絡(luò)時代：
集成文件數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、閱讀電子化的會議文件管理。
網(wǎng)絡(luò)時代的會議文件管理致力于丟掉紙張，實現(xiàn)會議文件的“云存儲”，提高會議文件管理與使用的便捷性，并利用云端傳輸，改善工作流程與質(zhì)量，常委們使用移動設(shè)備即可進(jìn)行會議文件閱讀，響應(yīng)國家號召，達(dá)到節(jié)約能源，保護(hù)環(huán)境的目的。
采用會博通政協(xié)常委會會議文件管理解決方案可有效：
優(yōu)化會前工作模式
文件數(shù)字化，減少了紙質(zhì)文件繁瑣的準(zhǔn)備工作，節(jié)省了會務(wù)工作時間，效率提高，質(zhì)量改善，勞動強(qiáng)度降低。
提高會務(wù)工作效率
傳遞網(wǎng)絡(luò)化，會務(wù)人員不再疲于處理和分發(fā)一大堆紙質(zhì)文件，可更為靈活有效地安排會議工作，安全高效地完成文件管理，成本也大大降低。
提升會時審議效率與質(zhì)量
參會人員不再需要攜帶一堆紙質(zhì)文件，利用移動設(shè)備，即可進(jìn)行電子閱讀，并可根據(jù)需要進(jìn)行同步閱讀，主持會議。
高效便捷，節(jié)約能源，綠色環(huán)保
省去了大量的紙質(zhì)文件，不但提高了效率和便捷性，同時，也倡導(dǎo)了節(jié)約能源和綠色環(huán)保理念。
會博通會議文件管理系統(tǒng)功能特色
扁平化的操作界面，快速接入工作
強(qiáng)大的文件閱讀功能，提供多種閱讀體驗
豐富的互動功能，為常委會班子帶來社交化應(yīng)用
