在檔案著錄時(shí)，文件沒(méi)有確切日期該如何著錄？

在檔案著錄時(shí)，文件無(wú)確切日期怎么辦？可以不著錄日期嗎？

會(huì)博通建議，務(wù)必要著錄文件日期，如果文件無(wú)明確形成日期，也要著錄考證日期。

首先，依據(jù)《DA/T18—2022檔案著錄規(guī)則》、《GB/T39362-2022黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》，日期是檔案必須要著錄的關(guān)鍵信息。

并且，文件日期的錄入，不僅關(guān)系到檔案能否順利統(tǒng)計(jì)與檢索，還直接影響檔案利用人員按時(shí)間線(xiàn)追溯事件、驗(yàn)證法律效力或支持決策研究的準(zhǔn)確性。

其次，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》7.6.6“考證日期”，如果文件無(wú)確切日期，應(yīng)考證并按一定規(guī)則著錄，并在附注項(xiàng)中進(jìn)行相應(yīng)說(shuō)明。

那么，在檔案管理系統(tǒng)中如何著錄考證日期？

以會(huì)博通系統(tǒng)為例，可在檔案屬性的“文件日期”項(xiàng)中，填寫(xiě)考證日期，并在備注中注明為考證日期，以及考證前原日期為何時(shí)。

在打印目錄時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)判斷備注中是否有注明為考證日期，如是，打印時(shí)目錄中的日期會(huì)自動(dòng)加上中括號(hào)。

此外，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理日期時(shí)，無(wú)法接受00月00日，因此著錄日期時(shí)需要有具體月日。例如：20250000在日期轉(zhuǎn)換時(shí)可能引發(fā)系統(tǒng)錯(cuò)誤，可用20250101替代。

在實(shí)際工作中，大家有沒(méi)有遇到過(guò)因文件年代久遠(yuǎn)、導(dǎo)致日期考證困難的情況？都是如何處理的？歡迎分享寶貴經(jīng)驗(yàn)！