國家電網電網建設項目檔案管理之各類文件和編目規(guī)范

1、電子文件

1.1  電網建設項目電子文件一般采用物理歸檔。在紙質項目文件歸檔時，采取在線歸檔或離線歸檔向檔案管理部門移交經過整理的項目電子文件，移交的電子文件在內容、格式、相關說明及描述上與紙質項目檔案保持一致，且二者應建立關聯。

1.2  依托于國家電網公司相關信息系統(tǒng)形成的原生電子文件，應采用符合國家標準或轉換成國家標準的文件格式；紙質文件數字化后的電子文件，應滿足DA/T31的相關要求。

1.3  電子文件存儲后，存儲介質應設置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲介質可選擇光盤、硬磁盤等。離線存儲應一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

1.4  存儲電子文件的介質或裝具應貼有標簽，標簽上注明目錄代號、編號、保管期限、制作日期等內容。存儲介質為光盤的，歸檔標簽應符合DA/T38要求。

1.5  電子文件檔號編制與實體檔案檔號編制保持一致。

2、聲像文件

2.1  質量要求

2.1.1  電網建設項目聲像文件應按建設工程各階段立卷，并與相應紙質檔案建立相應的標識關系，其保管條件須滿足照片、錄音錄像檔案的保管要求。

2.1.2  歸檔的圖像、視頻等聲像文件材料應主題突出、曝光準確、影像清晰。數碼照片應為JPEG或TIFF格式，像素要求800萬以上，沖洗的紙質照片應不小于5寸。視頻文件清晰度應達到高清分辨率。

2.1.3  具有永久保存價值且反映同一內容的數碼照片，應選擇具有代表性的沖印紙質照片歸檔。照片應無污物、無破損、無劃痕，滿足使用、保管和存留的需要。

2.2  分類

工程項目聲像文件根據變電站工程、線路工程、電纜線路工程、換流站工程和建設時間（階段）分類。

2.3  組卷

按照工程項目建設階段、來源和問題，按照業(yè)主、監(jiān)理和施工分別整理成冊或錄入光盤、磁盤。

2.4  編目

2.4.1  聲像文件應按冊編目并著錄案卷題名、立卷單位、立卷人、備注等有關信息。案卷題名應準確揭示聲像文件材料的主要內容，能夠反映所屬工程建設階段和來源，一般由“工程名稱+項目部名稱+資料內容和形式（照片、錄音、錄像）”構成。

2.4.2  聲像文件應在檔案管理信息系統(tǒng)中逐件著錄，文件題名應簡潔，能夠反映工程部位、主要工序及拍攝主題。冊/盒/盤內文件應按時間結合問題進行排列。

2.4.3  檔號構成

工程項目聲像文件的檔號由“全宗號-目錄代號-檔案標識代碼-分類號-案卷號”組成，案卷號為同一形式檔案下的流水號。

示例如下：

2.4.4  沖印入冊的照片或以光盤、硬盤等載體形式存儲的錄音、錄像等聲像文件，應執(zhí)行《國家電網公司照片檔案整理規(guī)范》《國家電網公司錄音錄像檔案整理規(guī)范》有關要求。

3、裝具及其制成材料

3.1  紙質文件檔案盒式樣見附錄圖A.7。

3.2  檔案盒規(guī)格和制成材料

3.2.1  紙質文件檔案盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm。脊背厚度可根據需要設定。

3.2.2  紙質文件檔案盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。

3.2.3  電子文件載體的檔案盒應符合《國家電網公司錄音錄像檔案整理規(guī)范》裝具要求。

3.3  表格規(guī)格和制成材料

3.3.1 案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表表格規(guī)格為：297mm×210mm。

3.3.2  表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。

3.4  表格字跡應清晰端正。