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適合物業(yè)公司的文檔管理系統(tǒng):不僅解決收、管難題,還有這項優(yōu)勢!

2024/12/9 17:37:02         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1529

新任物業(yè)公司主管張三,發(fā)現(xiàn)所負責小區(qū)的物業(yè)文檔資料管理混亂,隱患重重:

文檔資料存放不規(guī)范,有什么文件、存放在哪里都不清楚,遇到消防安全問題要耗費一整天天才能對應工程圖紙,安全隱患大;物業(yè)資料沒有及時歸檔管理,部分基礎資料丟失,導致線路維保、電梯年檢等事項難以開展;重要資料無備份,遺失資料補全難、耗時耗力,一旦導致業(yè)主或所服務小區(qū)的經(jīng)濟損失、事故發(fā)生,物業(yè)還要面臨法律責任……

這些問題,不僅影響物業(yè)管理工作推進,還存在相當高的法律風險!

解決物業(yè)文檔管理難題,建立科學、規(guī)范的文檔管理體系是關鍵。下面我們通過會博通檔案管理機器人“貓仔”與掃描機器人“龜仔”,看如何全面攻破管理難點。

 

1、數(shù)字化“文檔柜”,集中管理

物業(yè)管理涉及的文件資料繁多,用會博通檔案管機器人“貓仔”,物業(yè)公司可以化“亂”為“整”,對海量文檔資料實現(xiàn)統(tǒng)一集中的數(shù)字化管理。

“貓仔”相當于是組織專屬的數(shù)字化“文檔柜”,物業(yè)公司可按需自定義分類架構,將成千上萬的文檔資料規(guī)范分類儲存;可用來管理文件、檔案、合同、證照、人事信息等,還可用于實體與電子檔案的同步管理。有哪些文件、文件在哪里,在系統(tǒng)一查便知。


2、數(shù)字化上傳入口,及時收集

物業(yè)工作事項繁雜,文件歸檔工作容易被忽視耽擱。但應用了會博通掃描機器人“龜仔”,有授權人員可隨時將紙質(zhì)文件數(shù)字化上傳,文檔數(shù)字化收集分分鐘搞定。

比如,消防安全資料更新了,當值工作人員可立即用“龜仔”,將文件數(shù)字化掃描上傳。掃描上傳步驟簡單,還可OCR識別形成雙層PDF。文件直傳系統(tǒng)指定路徑、不留存在本地,由管理員在“貓仔”上集中管理,省心且安全。


3、靈活布設,滿足不同管理需求

物業(yè)公司的項目多,辦公點往往分散各地,靈活搭配應用“貓仔”與“龜仔”,可以用更少的人力物力,發(fā)揮更高的管理效能。

比如,可將“貓仔”設在物業(yè)公司總部,將“龜仔”分布設在物業(yè)各項目點或小區(qū)。各點人員有重要文件資料產(chǎn)生時,可立即掃描上傳,由總部文檔管理員在系統(tǒng)上進一步管理,如批量導出、移交、歸檔等,還可進行各項專業(yè)統(tǒng)計,精準把握各物業(yè)項目的運營情況。

再如,對于較大的小區(qū)或物業(yè)項目,也可將“貓仔”設在文檔管理員辦公室,將“龜仔”分布設在前臺、財務部等。有查用需求時,管理員可通過搜索平臺高效檢索、通過借閱登記進行詳細記錄,方便文件與檔案資料的高效、安全查用。 


最后,您可能會想知道,這套方案部署需要多久?

會博通負責任地告訴您:即插即用!

“貓仔”與“龜仔”是軟硬件兼?zhèn)涞某商资浇鉀Q方案,我們會將設備全部預裝好,您只需連接設備并接上電源,立即可將其投入使用,部署“0時差”,助您高效管理!

會博通在設備上提供了完整的操作文檔與相關安裝程序,并提供1年的遠程技術支持服務,助您應用順暢無憂,歡迎咨詢。

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