信息化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

      中國(guó)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境近年來(lái)發(fā)生了巨大的改變，中國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)與改革開(kāi)放共同蓬勃成長(zhǎng)。在取得高速發(fā)展的同時(shí)，在執(zhí)行項(xiàng)目過(guò)程中形成的海量文件、檔案的管理問(wèn)題也成為了行業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。

      一、房地產(chǎn)行業(yè)解析

      土地開(kāi)發(fā)，房屋的建設(shè)、維修、管理，土地使用權(quán)的有償劃撥、轉(zhuǎn)讓，房屋所有權(quán)的買賣、租賃，房地產(chǎn)的抵押貸款以及由此形成的房地產(chǎn)市場(chǎng)。在實(shí)際生活中，人們習(xí)慣于上將從事房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)的行業(yè)稱為房地產(chǎn)業(yè)。

      二、房地產(chǎn)行業(yè)的檔案管理

      房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作中重要的組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大 工期長(zhǎng) 在執(zhí)行過(guò)程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過(guò)程中做到規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化 僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行有效的管理了。

      三、信息化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

      房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理系統(tǒng)依靠計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和軟件技術(shù)，有效的解決了房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在項(xiàng)目管理過(guò)程中，對(duì)于諸多項(xiàng)目檔案的管理問(wèn)題，幫助客戶有效的改變了房地產(chǎn)行業(yè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，成為房地產(chǎn)行業(yè)項(xiàng)目檔案管理的最為有效的信息化管理工具。

      四、會(huì)博通房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

知識(shí)管理專家會(huì)博通超30年匠心研發(fā)會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)，為十大國(guó)民經(jīng)濟(jì)行業(yè)提供全面的檔案管理解決方案。房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是會(huì)博通的特色服務(wù)模塊，主要有以下特點(diǎn)：

       1.文件、檔案自定義管理

對(duì)于業(yè)務(wù)文件，通過(guò)會(huì)博通“文件管理”模塊，管理人員可以根據(jù)不同類型的文件性質(zhì)，自定義新建文件管理分類。錄入時(shí)，按對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)模塊的錄入規(guī)則錄入即可。這樣一來(lái)，各業(yè)務(wù)模塊、各項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中形成的過(guò)程文件都能規(guī)范歸檔，亦可供隨時(shí)查閱，充分把控了過(guò)程文件的完整性。

      2.實(shí)體檔案與數(shù)字檔案同步管理

      對(duì)于業(yè)務(wù)成果文件，項(xiàng)目結(jié)束后，檔案管理人員需對(duì)已錄入“文件管理”模塊內(nèi)的電子文件，與項(xiàng)目實(shí)施中收繳封存的實(shí)體文件進(jìn)行校對(duì)。確認(rèn)無(wú)誤后，即可使用“歸檔編輯”功能，將項(xiàng)目相關(guān)的所有過(guò)程文件、成果文件移動(dòng)至“檔案管理”模塊中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和實(shí)體檔案同步歸檔。同時(shí)，還可記錄實(shí)體檔案的存放地點(diǎn)，便于后續(xù)查找原件。
綜合檔案：除了業(yè)務(wù)檔案、工程檔案以外，應(yīng)用會(huì)博通系統(tǒng)，進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案、圖書等綜合檔案的管理，實(shí)現(xiàn)公司各部門檔案的規(guī)范存儲(chǔ)與有序應(yīng)用，更好地發(fā)揮了檔案的效用。

       3.標(biāo)準(zhǔn)化借還流程，賦能業(yè)務(wù)

       通過(guò)會(huì)博通的借還功能，員工可依權(quán)限申請(qǐng)檔案、證照、文件等的借還。既可線上申請(qǐng)、線下借閱（紙質(zhì)版），亦可線上申請(qǐng)、線上借閱（電子版），為業(yè)務(wù)推進(jìn)提供便利。
當(dāng)發(fā)起借用后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄借用人姓名、部門、用途、歸還時(shí)間等信息；到期后，員工還會(huì)收到流程或短信提醒，保障檔案文件資料的規(guī)范化應(yīng)用。

      4.細(xì)?；瘷?quán)限設(shè)置，科學(xué)管控

      在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，為組織或個(gè)人設(shè)置針對(duì)不同模塊、類目甚至信息的行為權(quán)限。如：為各部門檔案管理人員配置管理本部門工程檔案的權(quán)限、為部門員工配置檔案查閱與借還的權(quán)限。
同時(shí)，還可為系統(tǒng)中的檔案、文件乃至每一條信息設(shè)置密級(jí)，僅擁有對(duì)應(yīng)訪問(wèn)權(quán)限的員工才能訪問(wèn)。高度自定義化，科學(xué)管控不同人員和部門間的信息安全。