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廣東出臺政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法及標準

2021/7/27 16:15:23       來源:行業(yè)動態(tài)        作者:小博       瀏覽量:  174

近日,廣東省檔案局與廣東省政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局聯(lián)合印發(fā)《廣東省政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》(以下簡稱《管理辦法》)、《廣東數(shù)字政府政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔和電子檔案管理技術(shù)規(guī)范》(以下簡稱《技術(shù)規(guī)范》)和《廣東省統(tǒng)一申辦受理平臺與部門檔案管理系統(tǒng)對接規(guī)范》(以下簡稱《系統(tǒng)對接規(guī)范》)。



據(jù)悉,這是為貫徹落實黨中央、國務(wù)院關(guān)于加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的決策部署和廣東省政府《關(guān)于加快數(shù)字化發(fā)展的意見》要求,進一步提升廣東政務(wù)服務(wù)質(zhì)量,推動政務(wù)服務(wù)便民化的工作內(nèi)容。廣東相關(guān)部門正在積極探索符合地方實際的政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔和電子檔案管理模式。





《管理辦法》從深化廣東數(shù)字政府“一網(wǎng)通辦”、構(gòu)建“一網(wǎng)統(tǒng)管”制度體系入手,對廣東政務(wù)服務(wù)網(wǎng)相關(guān)系統(tǒng)形成電子文件的歸檔和電子檔案管理進行規(guī)范,提出了構(gòu)建政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)主管部門、檔案主管部門、綜合檔案館、政務(wù)服務(wù)機構(gòu)分工協(xié)作的工作機制,明確了各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)的歸檔主體責任和同一事項涉及多個參與部門時各方的職責,并對政務(wù)服務(wù)事項電子文件的采集、形成、歸檔、數(shù)據(jù)交換以及電子檔案的共享利用和移交進館等工作提出了要求?!豆芾磙k法》明確了符合國家有關(guān)規(guī)定的政務(wù)服務(wù)事項電子文件應(yīng)以電子形式歸檔和移交,為正在開展的廣東政務(wù)服務(wù)網(wǎng)相關(guān)系統(tǒng)電子文件單套歸檔試點工作提供了工作依據(jù)。



《技術(shù)規(guī)范》作為廣東數(shù)字政府建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標準,從功能需求、技術(shù)流程、歸檔信息包組織結(jié)構(gòu)以及元數(shù)據(jù)規(guī)范和歸檔范圍等方面為政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔和電子檔案管理提供了技術(shù)規(guī)范。



《系統(tǒng)對接規(guī)范》為電子檔案管理系統(tǒng)對接廣東省統(tǒng)一申辦受理平臺提供了標準規(guī)范,目前,廣東省檔案館建設(shè)的集中式數(shù)字檔案室系統(tǒng)以及若干省直單位自建的電子檔案管理系統(tǒng)已按照該規(guī)范對接廣東省統(tǒng)一申辦受理平臺,為下一階段大規(guī)模推廣積累經(jīng)驗。



兩項標準規(guī)范利用廣東數(shù)字政府改革建設(shè)以來沉淀的統(tǒng)一時間戳、電子印章、OFD版式文件轉(zhuǎn)換等基礎(chǔ)支撐能力,保障申辦表單、審批材料等政務(wù)服務(wù)事項辦理全流程電子文件的真實、完整、可用和安全,為廣東探索政務(wù)服務(wù)類電子文件單套歸檔提供了標準支撐。



據(jù)了解,目前一些單位的文件檔案工作還是采用事后管理的模式。檔案管理員在歸檔的時候,集中把檔案掃描、錄入、上傳、整理等工作全做完,對電子文件也是需要重頭整理、分類、入檔,經(jīng)常被文件檔案收集困難、工作重復(fù)、費時費力等問題困擾。



會博通文件檔案知識綜合管理系統(tǒng),可以實現(xiàn)文件電子文件的實時歸檔,省時高效。




現(xiàn)在大部份的文件,如公文、合同、項目文件等,基本上都是通過OA、企業(yè)微信、釘釘?shù)刃畔⑾到y(tǒng)流轉(zhuǎn)產(chǎn)生的,通過會博通提供的對應(yīng)接口,電子文件都可以分門別類移交導(dǎo)入會博通系統(tǒng)中,并根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則,實現(xiàn)輔助或自動歸檔。



對于紙質(zhì)文件,也可以由部門整理好對應(yīng)的紙質(zhì)文件,并上傳到會博通系統(tǒng)中,可采用無紙化、數(shù)字化流程辦理移交接收手續(xù),檔案管理員再使用會博通的歸檔編輯工具,將接收到的文件,采用自動或手動歸檔的方式,進行歸檔操作,對于不需要歸檔的文件,則可將其轉(zhuǎn)入資料庫中。



此外,會博通軟件系統(tǒng)還具有權(quán)限自定義、加密、防擴散水印、實時監(jiān)控操作過程、自動記錄操作痕跡等安全功能,并且,支持OFFICE、PDF、圖片、音視頻等各種常用格式的文件。



廣東省政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔和電子檔案管理辦法及其相關(guān)標準規(guī)范的出臺,有效服務(wù)了廣東加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。期待廣東省政務(wù)服務(wù)的進一步升級發(fā)展,實現(xiàn)電子文件歸檔管理和電子檔案管理的更加有效規(guī)范,并精簡事項辦理過程對紙質(zhì)材料的依賴,實現(xiàn)進一步減輕基層工作人員負擔,群眾辦事也更加便捷。會博通軟件科技希望將自己在文件與檔案管理信息化領(lǐng)域三十余年的經(jīng)驗,貢獻給社會,讓文檔真正為組織創(chuàng)造價值。
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