企業(yè)證照怎么管理更安全、便捷？快看這里

企業(yè)所擁有的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、用工許可證等，數(shù)量成百上千，加上各種經(jīng)營資格、資質(zhì)證書以及與資質(zhì)有關(guān)的個人證件，與資產(chǎn)有關(guān)的房產(chǎn)證、車船執(zhí)照、注冊商標(biāo)證等，更是成千上萬，如何有效地管理好這些證照，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供及時高效的證照管理服務(wù)，已是擺在所有大中型企業(yè)面前的一項(xiàng)非常緊迫且重要的工作。

存在的問題：

·公司證照未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，查閱要專門跑到管理部門，影響效率。

·證照文件一般都會存在有效期，證照很多，很多時候過期都不得而知。

·證照分類不科學(xué)，查找都經(jīng)?；ㄙM(fèi)大量的時間。

·證照借出頻率很高，有時會不知去向，了解借用人員也需要多方溝通。

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會博通證照管理系統(tǒng)針對企業(yè)證照管理現(xiàn)狀，建設(shè)一套綜合性的證照文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體及數(shù)字證照文件的集中統(tǒng)一管理，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化的借閱流程管理，提升證照管理效率及規(guī)范性。

會博通證照管理系統(tǒng)特色：

1、證照管理：

  公司證照隨著企業(yè)的發(fā)展越來越多，新舊證照更新?lián)Q代越來越頻繁，企業(yè)證照如何智能化管理？

  會博通證照管理系統(tǒng)為用戶提供和現(xiàn)實(shí)一致的證照分類、自定義屬性管理，并快速配置用戶對應(yīng)權(quán)限，以便于員工可按權(quán)限，對企業(yè)證照實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的再利用，讓企業(yè)證照管理更規(guī)范。

1）、證照分類與管理授權(quán)

·按需要自定義證照分類，并對應(yīng)依管理層級，實(shí)施與現(xiàn)實(shí)一致的權(quán)限管理

企業(yè)可以根據(jù)自身需要自定義創(chuàng)建不限層級的證照管理分類（如按證照性質(zhì)、類型，抑或是管理主體分類）。每一個分類都可以單獨(dú)授權(quán)，配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內(nèi)容的訪問密級，以及對其的操作權(quán)限。

2）、證照屬性的自定義

·用大數(shù)據(jù)的思路管理企業(yè)證照

用戶可以根據(jù)所證照的實(shí)際情況，給證照賦予自定義的屬性標(biāo)簽(文本、日期、金額等）。不僅給證照定義了性質(zhì)，還能讓我們在大量的證照、資質(zhì)等文件中更快地找到所需，并便于響應(yīng)未來的分析需求。

3）、物聯(lián)網(wǎng)化的證照管理

·使用電子標(biāo)簽、條碼或二維碼使證照管理物聯(lián)網(wǎng)化

支持將條碼、電子標(biāo)簽以及二維碼，PC與移動端都可以此，實(shí)現(xiàn)快速查找、借閱申請等操作。

4）、證照管理事務(wù)提醒

·提醒功能讓證照工作永不落單

會博通內(nèi)嵌提醒功能，每一份證照都可以設(shè)置多個提醒事項(xiàng)，適用于證件年檢、換證、延期等提醒，提醒方式以內(nèi)部郵件或短信方式進(jìn)行。

小結(jié)：按權(quán)限對證照進(jìn)行有序化自定義管理，讓證照管理更快捷、安全，一鍵提醒快速設(shè)定，再也不用擔(dān)心忘記重要工作事項(xiàng)。

2、證照的應(yīng)用

  隨著證照種類的增多，劃分也越來越細(xì)，如何快速查找、借閱、統(tǒng)計(jì)企業(yè)證照？

  會博通證照管理通過平臺檢索、在線借閱、可視化統(tǒng)計(jì)、痕跡保留、水印等功能，幫助用戶快速解決問題。

1）、搜索平臺

·搜索平臺幫您快速定位企業(yè)證照

提供強(qiáng)大的檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的。

2）、證照的借用與歸還流程

·借閱與歸還的可流程化處理，準(zhǔn)確記錄證照的利用情況

提供借閱與歸還的流程化，勾選證照放進(jìn)收納盒中，即可發(fā)起借用申請的標(biāo)準(zhǔn)化流程，流程步驟以及表單均可自定義，并可根據(jù)證照密級匹配不同層級的審批人員，不僅實(shí)現(xiàn)了借還的標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，還能實(shí)現(xiàn)自動登記借還信息以及歸還提醒等，以便于對證照利用情況進(jìn)行管控與統(tǒng)計(jì)。

3）、證照的借用與歸還登記

·對于無流程化需求的證照借還需求，提供借還登記功能

對于無流程化需求的證照借還需求，提供借還登記功能，和圖書館借、還操作類似，還可實(shí)現(xiàn)批量借閱與歸還，同時統(tǒng)計(jì)借閱情況相關(guān)數(shù)據(jù)。

4）、證照的利用統(tǒng)計(jì)

·全面且可自定義范圍的證照利用統(tǒng)計(jì)功能

有權(quán)限的用戶可隨時對證照的利用情況、利用明細(xì)以及利用排名等信息進(jìn)行可自定義時間、借閱人等范圍的統(tǒng)計(jì)。不僅掌握證照資料的利用情況，還能統(tǒng)計(jì)證照的使用熱度。

5）、證照的使用記錄

·隨時查看證照使用情況，誰、何時、何地，借還信息一目了然

證照屬性頁面可隨時查看證照的借還情況，亦可通過搜索類，設(shè)定常用的檢索條件，我借閱的證照，或區(qū)分已歸還或?yàn)闅w還的列表，應(yīng)用到常用的信息快速獲取。

6）、證照庫存統(tǒng)計(jì)

·可視化的證照庫存統(tǒng)計(jì)

證照管理應(yīng)用模塊帶有專用的統(tǒng)計(jì)頁面，可對庫存證照的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)。

7）、證照安全管理

·方便組合的安全機(jī)制

會博通可由客戶選擇匹配所需要的證照安全機(jī)制，讓企業(yè)的證照資質(zhì)得以安全地傳播與利用。