企業(yè)文檔管理系統(tǒng)選擇從這幾個(gè)方面考慮？

任何經(jīng)營三年以上的企業(yè)都會積累大量的文件和數(shù)據(jù)，文檔是每個(gè)企業(yè)都需要把控的重要核心內(nèi)容，因?yàn)槲臋n資料承載的是企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)以及成果，很多時(shí)候，管理只是停留在個(gè)人或部門層面，這些重要的文檔會因?yàn)閱T工的離職而丟失，因?yàn)闀r(shí)間推移而失去記憶，也會因?yàn)槭褂貌灰?guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能。

特別是隨著企業(yè)信息化的加速，將使企業(yè)收集到大量的數(shù)據(jù)和信息。這些信息包括企業(yè)機(jī)密、培訓(xùn)材料、管理規(guī)范等，是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展情況的重要載體，面對大量格式多樣的文件，依靠傳統(tǒng)的文件管理方法將難以應(yīng)付。

一些企業(yè)已意識到這些問題，并找到各種文檔管理解決方案，但是，他們往往把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個(gè)額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務(wù)中的問題相結(jié)合，很多時(shí)候，往往難以達(dá)到理想的效果。

所以，關(guān)于文檔管理，會博通綜合知識管理系統(tǒng)主要注重以下兩個(gè)問題：

1、如何將文檔管理融入到員工實(shí)際的工作中

企業(yè)文檔管理，應(yīng)該考慮到如何讓員工在潛移默化中，直接利用文檔管理系統(tǒng)去創(chuàng)建文檔，并可以支持文檔創(chuàng)建的過程管理、形成成果文檔后分門別類的管理，以及后續(xù)的再利用。

會博通為企業(yè)提供文檔從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到再利用的全生命周期管理，員工在文檔創(chuàng)建之初就利用系統(tǒng)創(chuàng)建文檔，并可啟動對文檔的協(xié)同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文檔后，可把成果文檔，以及形成成果文檔的管理痕跡（協(xié)同痕跡），一并分類保存到對應(yīng)的文檔分類中，從而在企業(yè)層面完成了文檔的集中統(tǒng)一管理。

不管是合同、方案、報(bào)價(jià)、案例等等，各種類型的文檔都可以采用以上的閉環(huán)管理模式，幫助企業(yè)通過文檔鏈來管控供應(yīng)鏈、業(yè)務(wù)鏈，將文檔轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的核心競爭力！

2、企業(yè)怎樣有序化、規(guī)范化的管理文檔

因?yàn)橐话闫髽I(yè)對于文檔管理的誤區(qū)，只停留在文檔的存儲與備份層面，但還是會出現(xiàn)查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權(quán)限不清導(dǎo)致惡意擴(kuò)散等文檔形成后的后續(xù)管理問題。會博通一直都在研究用戶在文檔管理方面的痛點(diǎn)，認(rèn)為以下幾個(gè)功能是其中的關(guān)鍵：

l 分類與屬性的自定義

每個(gè)企業(yè)對于文檔的使用場景都是不一樣的，所以導(dǎo)致有多種分類方法，有些企業(yè)以部門為單位分類，有些企業(yè)以文檔類型來分類，并且，文檔管理的規(guī)范性在于，可以對文檔資料標(biāo)注能定義其性質(zhì)的屬性，如發(fā)證機(jī)關(guān)、有效期等證照屬性；合同金額、甲乙丙方等合同屬性，會博通提供的分類與屬性的自定義功能，可滿足企業(yè)管理不同類型、不同性質(zhì)文檔內(nèi)容的需求。

l 管理權(quán)限

要避免核心文檔資料的惡意擴(kuò)散，就需要確定員工權(quán)限的邊界，文檔應(yīng)該按照其重要性定義不同的密級，會博通的授權(quán)體系是針對具體用戶或組織實(shí)現(xiàn)的，可授予該用戶/組織在某一文檔分類中可訪問文檔的密級，以及對這些文檔資料的使用權(quán)限，包括：條目（元數(shù)據(jù)）閱讀、內(nèi)容閱讀以及增、刪、改等，并可對本人和他人創(chuàng)建的文件進(jìn)行區(qū)別授權(quán)。

l 搜索平臺

搜索平臺是現(xiàn)下最為便捷的查找方法，會博通搜索平臺支持關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索，搜索結(jié)果受權(quán)限控制，幫助用戶更快、更精準(zhǔn)地找到所需要的文檔資料。

l 標(biāo)準(zhǔn)化借、還管理

各個(gè)分支機(jī)構(gòu)、下屬公司或部門，眾多文檔使用人員，文檔的在庫情況，借出了在誰手上，借閱歸還的情況如何，如果單單依靠人工管理，時(shí)間一長就不知去向。因此，企業(yè)應(yīng)該按實(shí)際管理規(guī)定，按密級匹配制定借閱、借用、復(fù)印的標(biāo)準(zhǔn)化流程。

l 版本管理與變更

文檔的變更應(yīng)該采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程實(shí)現(xiàn)，啟動變更流程后，在變更未審定之前，該條信息不再容許修改和下載，只保留閱讀權(quán)限。并且，變更一旦審批通過之后，新版本應(yīng)該替換老版本，而老版本則存放在歷史版本中，以便于追溯。而變更、過期處理等這些與文檔維護(hù)、文檔內(nèi)容有關(guān)的工作安排，可以設(shè)定周期性的提醒事項(xiàng)，避免出現(xiàn)過期不得而知等問題。

會博通文檔管理系統(tǒng)幫助企業(yè)搭建適合企業(yè)的文檔管理體系，在這一過程中，通過建立全新的文檔管理系統(tǒng)，讓企業(yè)員工充分有效地利用企業(yè)內(nèi)部文檔的價(jià)值，從而促進(jìn)企業(yè)的文檔管理走向系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，提升企業(yè)綜合競爭力。

總之，沒有最好的管理軟件，只有最適合的管理軟件，軟件是管理行為的輔助工具，是需要配合企業(yè)管理制度共同實(shí)現(xiàn)的，在一定程度上也代表著管理者的管理思維以及管理理念。