做好文檔管理是企業(yè)管理者的重要職責(zé)

企業(yè)文件涵蓋了企業(yè)核心知識、文化內(nèi)涵、經(jīng)營經(jīng)驗等無形資產(chǎn)。越來越多的管理者認(rèn)識到文檔管理在企業(yè)管理中的重要性。企業(yè)文檔管理是一項必須做好的系統(tǒng)工作。但是，如何提高企業(yè)文檔管理的水平，是許多管理者應(yīng)該思考的問題。

企業(yè)文檔管理中存在的問題

1、碎片化存儲

通常，公司文檔分散在各種員工的工作電腦和移動設(shè)備中，沒有統(tǒng)一歸納和存儲。這將導(dǎo)致尋找資料時不知道文檔在誰手里，舊文件存儲位置記憶模糊無法快速找到等問題，非常影響工作效率。另外，有項目負(fù)責(zé)人變更，員工入職，辭職等情況下，文件的轉(zhuǎn)移不能順利連接。

2、文檔權(quán)限不清

目前，大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部信息和機密文件只允許少數(shù)人共享和流通，但有時涉及到上下級之間的合作，甚至公司內(nèi)外的合作，都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍。此外，由于人員權(quán)限不清，核心文件的細(xì)節(jié)被錯誤地修改和刪除，甚至不時發(fā)生惡意刪除。

3、缺乏文檔共享協(xié)作

在工作組中修改文檔時，通常由QQ，微信，電子郵件等進行傳輸，從而導(dǎo)致文檔的多個版本。下載和保存時很容易分不清楚哪個是最新版本，團隊無法保證看到的是修訂后的最新版本，這極大地影響了協(xié)作的效率。

如何改進企業(yè)文檔管理？

文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理是一項系統(tǒng)工程，促進文件的集中管理，平臺辦公是大勢所趨。會博通文檔管理系統(tǒng)可以幫助大部分企業(yè)和團隊進行有序、安全、穩(wěn)定的企業(yè)文檔管理。與云盤等工具不同，管理者可以根據(jù)工作相關(guān)性和級別從上到下分配文檔權(quán)限；統(tǒng)一的文檔存儲，便于快速查找重要數(shù)據(jù)；團隊中的文檔信息是實時共享的，文檔修改痕跡、歷史版本永久留存。

在企業(yè)管理中，文檔是工作結(jié)果的直觀表現(xiàn)，是企業(yè)軟實力的積累。在日常的文檔管理中，利用更加先進的軟件工具，避免因為文檔管理不善造成的企業(yè)知識流失和協(xié)作效率低下，是每個管理者的重要職責(zé)。