數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T 2887-2011 計算機場地通用規(guī)范

GB/T 11821-2002 照片檔案管理規(guī)范

GB/T 17235.1-1998  信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第1部分:要求和指南

GB/T 17235.2-1998  信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第2部分:一致性測試

GB/T 18894  電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T 20163-2006 中國檔案機讀目錄格式

DA/T 15-1995 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則

DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3 術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1 數(shù)碼照片  digital photos

用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

3.2 數(shù)碼照片檔案  digital photographic records

機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。

3.3  EXIF信息 exchangeable image file information

數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。

注1：主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。

3.4  照片組  photos group

有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。

注2：如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)。

4 歸檔

4.1歸檔范圍

4.1.1 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。

4.1.1.1 本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的數(shù)碼照片；

4.1.1.2 本單位重點建設(shè)項目、重點科研項目的數(shù)碼照片；

4.1.1.3 領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片；

4.1.1.4本單位勞動模范、先進人物及其典型活動的數(shù)碼照片；

4.1.1.5本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。

4.1.2 記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。

4.1.3  記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。

4.1.4  其他具有保存價值的數(shù)碼照片。

4.2保管期限

數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

4.3歸檔時間

數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

4.4歸檔要求

4.4.1歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進行修改和處理。

4.4.2對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。

4.4.3歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

4.4.4歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。

4.4.5數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進行在線歸檔。

4.4.6歸檔時，應(yīng)參照GB/T 18894-2002對數(shù)碼照片進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。

5 整理和著錄

5.1 分類和排列

5.1.1同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。

5.1.2同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。

5.2命名

5.2.1整理過程中，應(yīng)對數(shù)碼照片文件進行重命名。

5.2.2數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?/span>.擴展名” 格式命名。

保管期限代碼：分別用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。

年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。

張?zhí)枺簽?/span>4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。

示例1：

2009年某單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.jpg。

5.3著錄

數(shù)碼照片檔案的著錄項目建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

6 存儲和保管

6.1 存儲結(jié)構(gòu)

數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲。一般應(yīng)在計算機硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。

示例2：

某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2009年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下：

D：\數(shù)碼照片檔案\YJ\2009\0001\

6.2 存儲載體

6.2.1數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲載體。

6.2.2數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲為一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

6.2.3存儲數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。

6.3保管

6.3.1在線存儲的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合GB/T 2887-2011的要求。

6.3.2離線存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA/T 15-1995的要求。

6.3.3離線存儲在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA/T 38-2008的要求。

6.3.4 對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

6.3.5對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

7 利用和鑒定銷毀

7.1利用

數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的信息安全。

7.2 鑒定銷毀

依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，對已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。

來源：國家檔案局