對(duì)合同在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案中集中排序問(wèn)題的研究

摘 要：合同是重大建設(shè)項(xiàng)目檔案構(gòu)成的重要組成部分，其排序結(jié)果直接影響項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性程度和檢索利用效果。一些單位將合同集中排序的做法是否科學(xué)合理，文章從項(xiàng)目檔案的排序規(guī)則、集中排序的弊端、應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題等方面進(jìn)行分析研究，以探討現(xiàn)有管理制度下的排序方法。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；合同；排序；規(guī)則

系統(tǒng)性是反映重大建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目檔案）質(zhì)量的重要指標(biāo)之一。合同作為規(guī)范參建單位權(quán)利義務(wù)的重要載體，是評(píng)判建設(shè)項(xiàng)目是否依規(guī)進(jìn)行、合法有效的重要依據(jù)，已貫穿項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段，成為項(xiàng)目檔案的重要組成部分。其合理排序是項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性的重要體現(xiàn)，也是項(xiàng)目檔案整理質(zhì)量的重要參考指標(biāo)之一。然而，一些單位整理項(xiàng)目檔案時(shí)，為便于管理和查找利用，把合同按照文種組卷后，集中排列在一起。這種排序方法是否科學(xué)合理，大家莫衷一是，給項(xiàng)目檔案的整理歸檔工作帶來(lái)不少困擾，下面就此問(wèn)題進(jìn)行一些探討。

1合同在項(xiàng)目檔案中的排序規(guī)則

1.1 內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性。組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。^[1]所謂“有機(jī)聯(lián)系”就是指事物諸要素或者事物之間按照一定的秩序結(jié)合在一起，形成一個(gè)新的系統(tǒng)或者新的整體，在系統(tǒng)內(nèi)部或新的體系內(nèi)部要素之間和事物之間的這種相互影響相互作用的關(guān)系我們稱(chēng)之為有機(jī)聯(lián)系。因此，保持文件內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是項(xiàng)目檔案中合同組卷、排序的最基本要求。具體來(lái)講應(yīng)做到以下三點(diǎn)：①合同排序應(yīng)體現(xiàn)合同的來(lái)龍去脈，即合同的訂立、履行、變更、解除、合同簽訂前的招投標(biāo)文件、談判文件、爭(zhēng)議解決的仲裁、訴訟文件等應(yīng)作為一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體進(jìn)行分類(lèi)、組卷和排序；②保持合同與其對(duì)應(yīng)的建設(shè)項(xiàng)目中各要素的關(guān)聯(lián)性，合同排序應(yīng)兼顧與其前后文件的關(guān)聯(lián)性和針對(duì)性；③合理界定有機(jī)聯(lián)系的內(nèi)涵和外延，根據(jù)文件的重要程度、因果關(guān)系、結(jié)論性和過(guò)程性文件等屬性確定卷內(nèi)文件的先后順序和案卷的排列位置。

1.2 形式的系統(tǒng)性。 “檔案的排序則是指，將大量的、無(wú)序的檔案在實(shí)體及信息層次上按照一定的規(guī)則進(jìn)行排序，從而形成一個(gè)嚴(yán)格有序的有機(jī)整體”。^[2]建設(shè)項(xiàng)目檔案是一個(gè)嚴(yán)格有序的有機(jī)整體，具有明確的系統(tǒng)性特點(diǎn)，排序結(jié)果作為客觀形成規(guī)律與主觀認(rèn)識(shí)高度契合的產(chǎn)物，在形式上應(yīng)把系統(tǒng)性這一特點(diǎn)充分體現(xiàn)出來(lái)。

1.2.1體現(xiàn)建設(shè)流程。

1.2.1.1合同按建設(shè)階段排序的依據(jù)。《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）5.5款規(guī)定：建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)案卷宜按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列。^[3]合同作為項(xiàng)目檔案的重要組成部分，其排序必然遵循而不能違背這一原則，即不同建設(shè)階段形成的合同不宜跨階段按文種集中排列在一起，而是放在合同內(nèi)容所針對(duì)的建設(shè)階段整理歸檔。

1.2.1.2 合同所屬建設(shè)階段的界定標(biāo)準(zhǔn)。我們?nèi)绾未_定一份合同所屬的建設(shè)階段呢？首先，考慮合同的形成時(shí)間，即合同簽署日期。其次，應(yīng)考慮合同的實(shí)際形成時(shí)間與理論形成時(shí)間的吻合度，對(duì)于因工程進(jìn)度或其他特殊情況導(dǎo)致的“先履行后簽署”類(lèi)合同，應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容以理論形成時(shí)間為準(zhǔn)進(jìn)行排列。最后，對(duì)于合同各方簽字日期不一致、不完整，甚至缺失的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行考證，并結(jié)合合同內(nèi)容確定合同所屬建設(shè)階段。

1.2.1.3合同與建設(shè)階段的一般對(duì)應(yīng)關(guān)系。根據(jù)判斷合同所屬建設(shè)階段的依據(jù)，合同與建設(shè)階段的一般對(duì)應(yīng)關(guān)系如下：項(xiàng)目前期產(chǎn)生的合同主要包括：土地征用、拆遷安置協(xié)議、建設(shè)環(huán)境影響評(píng)價(jià)、技術(shù)咨詢(xún)合同；項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生的合同主要包括：勘察設(shè)計(jì)合同、文物鉆探合同、設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）合同；施工階段產(chǎn)生的合同主要包括:承包、發(fā)包合同、施工合同、施工安全協(xié)議、配套設(shè)備采購(gòu)合同；項(xiàng)目監(jiān)理階段產(chǎn)生的主要合同：監(jiān)理合同；項(xiàng)目竣工階段產(chǎn)生的合同包括：沉降監(jiān)測(cè)技術(shù)服務(wù)合同、竣工決算外部審計(jì)合同等。由于合同簽訂各方的隸屬關(guān)系、合同性質(zhì)、管理習(xí)慣的差異，合同名稱(chēng)有合同、協(xié)議、備忘錄、具體執(zhí)行文件等稱(chēng)謂上的差異，但不影響其所屬建設(shè)階段的判定。

1.2.2區(qū)分不同專(zhuān)業(yè)。重大建設(shè)項(xiàng)目一般由很多單項(xiàng)工程和專(zhuān)業(yè)組成，涉及工藝、通信、電力、設(shè)備、附屬工程等專(zhuān)業(yè)，不同專(zhuān)業(yè)形成的文件材料具有一定的獨(dú)立性，相關(guān)合同應(yīng)與該專(zhuān)業(yè)形成的文件材料一起組卷和排序，即使在同一建設(shè)階段內(nèi)亦不應(yīng)該跨專(zhuān)業(yè)組卷或排序。

1.2.3遵循形成規(guī)律。在項(xiàng)目檔案的組卷、卷內(nèi)文件排序，以及案卷之間的排序方面應(yīng)遵循文件材料的客觀形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于項(xiàng)目檔案的保管和檢索利用。切勿將全部合同類(lèi)文件按照文種進(jìn)行盲目組合，按照合同簽訂時(shí)間或重要程度進(jìn)行簡(jiǎn)單堆砌，人為割裂文件之間內(nèi)在、客觀、必然的聯(lián)系。

1.3 分類(lèi)的邏輯性。為便于保管和利用，無(wú)論實(shí)體項(xiàng)目檔案的整理還是信息資源的管理，都應(yīng)該體現(xiàn)出成套性這一框架下的層次性和邏輯關(guān)系。具體到項(xiàng)目檔案內(nèi)的合同排序，應(yīng)遵循不同建設(shè)階段的合同放在不同建設(shè)階段組卷和排序，不同專(zhuān)業(yè)的合同放在相關(guān)專(zhuān)業(yè)組卷和排序，專(zhuān)業(yè)間形成同位平行關(guān)系，專(zhuān)業(yè)內(nèi)形成上下位隸屬關(guān)系，而非主觀臆斷下的自由組合。

2 項(xiàng)目檔案中合同集中排序的弊端

2.1 合同集中排序割裂文件之間的有機(jī)聯(lián)系

由于合同本身產(chǎn)生的過(guò)程不同，比如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、商務(wù)談判等，決定了合同簽署前形成不同的依據(jù)性文件；合同履行過(guò)程中有的完全依據(jù)原合同條款履行，有的需要變更、補(bǔ)充或廢除；一些合同還會(huì)產(chǎn)生爭(zhēng)議處理文件等，上述文件材料都是與合同文本密不可分的內(nèi)容，如果將整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目形成的各類(lèi)合同按照文種進(jìn)行集中組卷或排序，必將割裂文件之間內(nèi)在的必然的聯(lián)系。

2.2 合同集中排序打破了建設(shè)流程間的邏輯關(guān)系

建設(shè)項(xiàng)目的醞釀、決策、立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收、后評(píng)估、反饋等工作流程是一個(gè)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、承上啟下、環(huán)環(huán)相扣的閉環(huán)管理系統(tǒng)，^[4]各建設(shè)階段之間具有嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，各建設(shè)階段形成的項(xiàng)目檔案也同樣具有明顯的流程性和邏輯性特點(diǎn)。因此，將不同建設(shè)階段形成的合同集中排序，違背了項(xiàng)目檔案按建設(shè)階段進(jìn)行排序的原則，同時(shí)，也打破了建設(shè)流程間的邏輯關(guān)系，無(wú)法科學(xué)反映建設(shè)過(guò)程。

2.3 合同集中排序違背項(xiàng)目檔案管理同步原則

建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步實(shí)施。^[5]同步形成、同步收集、同步整理是項(xiàng)目檔案管理中的原則之一。一個(gè)建設(shè)階段結(jié)束后應(yīng)及時(shí)將該階段形成的文件收集、整理，有利于項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，在提高工作效率的同時(shí)，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改，避免亡羊補(bǔ)牢。如果將合同集中排序，只能在建設(shè)流程全部結(jié)束后方能進(jìn)行，與項(xiàng)目檔案管理同步原則相違背。

3 合同排序應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

同一建設(shè)階段形成的合同，在組卷時(shí)應(yīng)遵循合同訂立、變更、履行等形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照合同性質(zhì)、專(zhuān)業(yè)、重要程度、形成日期等邏輯關(guān)系進(jìn)行有序組合，并處理好以下幾種關(guān)系：

3.1 合同與招投標(biāo)文件的關(guān)系。《招標(biāo)法》第四十六條規(guī)定：“招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書(shū)面合同。招標(biāo)人和中標(biāo)人不得再行訂立背離合同實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容的其他協(xié)議”。由此可見(jiàn)，招標(biāo)文件與投標(biāo)文件作為要約和承諾的關(guān)系，合同則是要約和承諾的最大公約數(shù)，招投標(biāo)是過(guò)程，合同簽訂是結(jié)論。根據(jù)檔案排序中結(jié)論性文件在前，過(guò)程性文件在后的通行做法，在組卷或案卷排列時(shí)應(yīng)當(dāng)先排合同，后排招投標(biāo)文件，以保持二者之間的有機(jī)聯(lián)系和邏輯關(guān)系。

3.2 采購(gòu)合同與設(shè)計(jì)文件的關(guān)系。一切投資項(xiàng)目都是根據(jù)特定的用途進(jìn)行的，每一項(xiàng)工程都是為發(fā)揮其特定的用途來(lái)設(shè)計(jì)的。因此，對(duì)擬建工程事先應(yīng)有明確的概念，即投資規(guī)模、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備選型等都要預(yù)先設(shè)計(jì)，為主要設(shè)備和材料的預(yù)安排訂貨提供清單，方能進(jìn)行購(gòu)置和施工。由此可見(jiàn)，根據(jù)建設(shè)流程應(yīng)先形成設(shè)計(jì)文件，后形成配套設(shè)備及服務(wù)的采購(gòu)合同，設(shè)計(jì)文件應(yīng)排列在前，設(shè)備、服務(wù)等采購(gòu)合同應(yīng)排列在后。對(duì)于非依據(jù)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行的一般采購(gòu)活動(dòng)，其合同排序不受此限。

3.3 合同與其履行文件的關(guān)系。合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的合同條款變更、簽署補(bǔ)充協(xié)議形成的文件材料，應(yīng)和主合同集中排列，并排在其后；合同爭(zhēng)議解決形成的友好協(xié)商材料、仲裁、訴訟材料等應(yīng)將結(jié)論性文件排列在前，過(guò)程性、依據(jù)性文件材料排列在后進(jìn)行組卷，并排列在與之關(guān)聯(lián)合同的前面；被判定為無(wú)效或雙方協(xié)商作廢的合同，可把結(jié)論排列在原合同所屬階段的對(duì)應(yīng)位置，上述合同不再歸檔。

3.4 非紙質(zhì)合同排序與對(duì)應(yīng)紙質(zhì)合同的關(guān)系

《合同法》第十一條規(guī)定合同的書(shū)面形式是指合同書(shū)、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。那么上述非紙質(zhì)文本類(lèi)合同如果以光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等載體形式歸檔，應(yīng)注明其載體類(lèi)型、存放位置和檔號(hào)等信息后單獨(dú)保管，并以互見(jiàn)號(hào)的形式與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)合同進(jìn)行關(guān)聯(lián)，而不宜與紙質(zhì)項(xiàng)目檔案混同歸檔。

4 結(jié)論

    綜上所述，合同不宜機(jī)械地按照文種組卷或集中排列在某一建設(shè)階段，而是根據(jù)合同簽署日期并結(jié)合內(nèi)容確定所屬的建設(shè)階段。同時(shí)，正確認(rèn)識(shí)合同的訂立、變更、履行等過(guò)程形成文件材料的有機(jī)聯(lián)系及與設(shè)計(jì)、招標(biāo)等建設(shè)活動(dòng)的相互關(guān)系，并在充分考慮特殊載體合同保管條件的基礎(chǔ)上，進(jìn)行科學(xué)組卷和系統(tǒng)排列，以清晰體現(xiàn)建設(shè)流程、專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和組卷特征。

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（作者單位：中國(guó)聯(lián)通河南省分公司）