電子文件、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)要求和特點

元數(shù)據(jù)作為電子文件歸檔的重要組成部分，也應(yīng)一并進(jìn)行歸檔。包括基本信息和辦理信息?；拘畔⒅饕}名、文件編號、主送單位、責(zé)任者、日期、保管期限、信息公開選項、密級、頁數(shù)、備注等。辦理信息指記錄文件擬制、辦理等業(yè)務(wù)行為的數(shù)據(jù)，如發(fā)文的起草、審核、復(fù)核、簽發(fā)、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、擬辦、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。元數(shù)據(jù)格式采用XML格式，可根據(jù)實際情況對元數(shù)據(jù)的要素進(jìn)行取舍考慮，但基本要素必須齊全。

由于電子文件對系統(tǒng)的依賴性特點，電子文件的歸檔管理還表現(xiàn)為對系統(tǒng)功能的完善，機(jī)構(gòu)使用的辦公系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)電子文件形成特點設(shè)置符合歸檔要求的功能。辦公、業(yè)務(wù)系統(tǒng)首先應(yīng)能確?；谵k公、業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的辦理信息得到有效記錄，形成完整的電子文件，在業(yè)務(wù)辦理過程中齊全、完整地收集電子文件及其元數(shù)據(jù)，包括重要文件形成過程的辦理信息。系統(tǒng)應(yīng)能滿足內(nèi)置檔案分類方案和整理規(guī)則需要，在電子文件形成和流轉(zhuǎn)辦理的過程中完成分類、劃分保管期限、命名、編制檔號等整理活動。建議在業(yè)務(wù)辦結(jié)環(huán)節(jié)設(shè)置電子文件歸檔功能，與歸檔電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入辦公、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，紙質(zhì)文件一并歸檔。存儲電子文件采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，確保其能夠長期有效讀取。系統(tǒng)還須對電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計，根據(jù)實際情況進(jìn)行授權(quán)管理。涉密信息和數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)按照保密規(guī)定通過涉密信息系統(tǒng)進(jìn)行采集、存儲、處理、傳遞、使用和銷毀，未建設(shè)涉密信息系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)通過涉密計算機(jī)管理涉密信息和數(shù)據(jù)，信息交換、傳輸應(yīng)當(dāng)符合保密規(guī)定。

歸檔后的電子文件應(yīng)有專門的電子文件管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案室系統(tǒng)對其進(jìn)行規(guī)范化管理。歸檔電子文件的保管要按照國家信息安全等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)建立信息系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全防護(hù)體系，定期對電子文件的保管情況、可讀取情況等進(jìn)行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，運行的軟硬件環(huán)境、存儲載體等發(fā)生變化時，將其及時遷移、轉(zhuǎn)換，實行備份制度，根據(jù)電子文件不同載體保管環(huán)境的要求，選擇適宜的保管條件，反映電子文件保管、利用過程的相關(guān)信息進(jìn)行記錄和保存。