圖文檔案管理系統(tǒng)解決方案提升當(dāng)前檔案信息管理水平

一、現(xiàn)狀問題

    由于檔案管理其數(shù)量巨大、繁復(fù)性、特殊性、重要性、歷史性、真實(shí)性等特征，讓許多企事業(yè)單位在這部分的管理明顯跟不上現(xiàn)代信息化發(fā)展水平，因此圖文檔案管理系統(tǒng)目前需求將會(huì)增大。傳統(tǒng)的檔案管理主要痛點(diǎn)表現(xiàn)的問題如下：

    1、檔案管理出現(xiàn)了無序化、凌亂、不標(biāo)準(zhǔn)

    2、檔案管理員日常工作量巨大

    3、檢索費(fèi)時(shí)間，檔案利用困難

    4、未達(dá)成企業(yè)信息化帶來的無紙化歸檔要求

    5、未按當(dāng)?shù)貦n案管理國家需求標(biāo)準(zhǔn)

    在辦公信息化發(fā)展起來后，很多企業(yè)、單位的所有辦公流程、郵件、收發(fā)文、公文、公告等重要業(yè)務(wù)，全部實(shí)現(xiàn)無紙化辦公存儲(chǔ)。其中重要的公文、流程、收發(fā)文等，按照企業(yè)管理規(guī)則，全部需要?dú)w檔保存；還有OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。個(gè)人空間有限（100-200M），很難滿足企業(yè)、單位內(nèi)部的所有郵件、流程、圖文、公文的永久保存的。所以在此情況下，重要文件的歸檔管理需求，顯得更加突出。

    所以讓企業(yè)重要的信息文檔安全保存，方便檢索、可再利用，是檔案管理信息化必須要解決的問題。

二、圖文檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

    建設(shè)高效規(guī)范的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，是提高企業(yè)管理信息化水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)是：

1、實(shí)現(xiàn)所有檔案管理工作信息化

    會(huì)博通圖文檔案管理系統(tǒng)功能可以滿足檔案收集、整理、歸檔、管理、利用、檢索、審批、查閱、銷毀等整個(gè)檔案全生命周期的管理，代替了以前檔案信息的人工分檢與人工查閱。盡最大可能做到將所有資料電子化、信息化、數(shù)字化管理。

2、實(shí)現(xiàn)企業(yè)OA系統(tǒng)并行安全歸檔

    建設(shè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的圖文檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)OA辦公平臺(tái)中幾乎所有重要工作內(nèi)容的及時(shí)歸檔和管理。保證OA系統(tǒng)負(fù)載均衡，輕負(fù)擔(dān)運(yùn)行，同時(shí)也保證企業(yè)無紙化辦公中，重要流程、公文、文檔的科學(xué)企業(yè)管理。

3、提升企業(yè)檔案管理水平，加快檢索再利用速度

    企業(yè)檔案不僅是企業(yè)發(fā)展的寶貴歷史和財(cái)富，也是未來產(chǎn)品更新?lián)Q代、科技探索進(jìn)步、制度變更完善的重要資料庫，為一代代企業(yè)管理、技術(shù)、應(yīng)用人員提供著無限的資源和支持。所以為滿足企業(yè)日益加快的發(fā)展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業(yè)重要產(chǎn)品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫，實(shí)現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過先進(jìn)的檢索工具，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資料的快速查閱、科學(xué)變更、及時(shí)積累的功能。為企業(yè)發(fā)展帶來便利。

4、提高企業(yè)檔案管理安全管理水平

    所有檔案信息化管理，采用雙線備份、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料線下紙質(zhì)、線上電子存檔的雙線管理，幫助企業(yè)將重要的產(chǎn)品技術(shù)、科技信息、項(xiàng)目成果、工程資料盡最大可能實(shí)現(xiàn)電子化、代碼化管理，線下線上相結(jié)合。保證這些重要資料的安全保存和管理。

三、圖文檔案管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

    圖文檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)就是根據(jù)真實(shí)實(shí)踐需求來“及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的設(shè)計(jì)原則，將系統(tǒng)分為采集、管理、利用、注銷4大部分。如下圖：

檔案信息管理系統(tǒng)整體功能架構(gòu)圖

四、檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

1、存儲(chǔ)方式設(shè)計(jì)

    在圖文檔案管理系統(tǒng)中用戶可對(duì)文件進(jìn)行同步歸檔，可以極大節(jié)省了用戶審核、手工收集的麻煩。

    眾多圖文文件在被采集歸檔管理時(shí)，就會(huì)被同步復(fù)制到檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行數(shù)據(jù)保存，用戶可以在系統(tǒng)上重新分類保存。而檔案數(shù)據(jù)庫對(duì)文件、電子化內(nèi)容的保管，安全級(jí)別更高，實(shí)行全庫歸檔模式運(yùn)行。非自然災(zāi)害情況下，以上內(nèi)容信息要求必須安全保存，不可損壞、丟失。

圖文檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)方式設(shè)計(jì)

2、存儲(chǔ)內(nèi)容設(shè)計(jì)

    圖文檔案管理系統(tǒng)采用矩陣列表設(shè)計(jì)，不但能夠方便存儲(chǔ)普通文檔、圖文類資料，還可存儲(chǔ)音頻、視頻、鏈接等各類多媒體素材資料。數(shù)據(jù)庫可以保證大容量、多媒體電子檔案的安全、穩(wěn)定存儲(chǔ)與查閱、借閱。做到管理不損耗、安全保存、不丟失。

3、圖文檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

    圖文檔案管理系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)檔案管理流程，分為信息收錄、檔案整理（四性檢測）、檔案管理、檔案利用、注銷等多種功能模塊，可以完整實(shí)現(xiàn)檔案生命周期管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理建設(shè)。

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