投資公司的老板們，需要解決你的檔案管理難題嗎？

投資公司的老板們，需要解決你的檔案管理難題嗎？

——即插即用，一人管理，全員參與，讓檔案從“負(fù)擔(dān)”變“資產(chǎn)”

痛點(diǎn)直擊：傳統(tǒng)檔案管理的“五宗罪”

投資公司的檔案管理中，你是否被以下問題困擾？

效率黑洞：文件查找像大海撈針

紙質(zhì)合同、客戶資料、項(xiàng)目文件散落在各個(gè)部門，緊急調(diào)用時(shí)需跨樓層、跨區(qū)域“人肉搜索”。

電子文檔存儲(chǔ)混亂，員工電腦、U盤、網(wǎng)盤遍地開花，一份文件多個(gè)版本，查找耗時(shí)40分鐘以上。

合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：紙質(zhì)文檔是“定時(shí)炸彈”

合同、產(chǎn)權(quán)證明、商業(yè)計(jì)劃書等重要文件易丟失、篡改，面臨審計(jì)不通過、法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)。

員工離職帶走關(guān)鍵資料，新人需3個(gè)月才能上手，企業(yè)經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重?cái)鄬印?/span>

成本失控：人力與空間雙重?cái)D壓

3名檔案員日均處理500份文件，錯(cuò)誤率高達(dá)20%，人力成本居高不下。

100㎡庫房年耗15萬，卻堆滿“沉睡”的紙質(zhì)檔案，空間利用率不足30%。

協(xié)作壁壘：跨部門溝通全靠“跑腿”

財(cái)務(wù)部需要合同原件簽字，需往返法務(wù)部3次。

異地分公司文件需郵寄總部掃描，歸檔延遲導(dǎo)致項(xiàng)目停滯。

數(shù)據(jù)孤島：檔案無法賦能決策

10年前的商業(yè)計(jì)劃書、可行性報(bào)告等已無從查找。

解決方案：貓仔+龜仔，讓檔案管理“開掛”

貓仔檔案管理機(jī)器人：檔案管理的“超級(jí)大腦”

即插即用，快速部署：內(nèi)置會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，無需復(fù)雜安裝過程，接電即用。

一人管理，全員協(xié)作：專職檔案員通過貓仔統(tǒng)籌全局，普通員工通過龜仔隨時(shí)掃描上傳文件，權(quán)限分離，權(quán)責(zé)清晰。

智能歸檔，告別手動(dòng)整理：支持多級(jí)分類（如“合同-2024-投資類”）、自定義元數(shù)據(jù)（責(zé)任者、密級(jí)等），掃描文件自主歸類，減少80%人工操作。

秒級(jí)檢索，精準(zhǔn)定位：基于OCR技術(shù)的全文檢索，輸入“違約責(zé)任條款”即可定位所有包含該關(guān)鍵詞的合同，檢索效率提升90%。

龜仔掃描機(jī)器人：分布式掃描的“效率神器”

場景化部署，觸手可及：可放置在前臺(tái)、財(cái)務(wù)部、投資部等場景，一線員工即掃即傳，文件實(shí)時(shí)同步至貓仔系統(tǒng)。

一鍵掃描，自動(dòng)處理：支持多頁文件同時(shí)掃描、自動(dòng)糾偏，生成可檢索的雙層PDF（圖像層+文本層），OCR識(shí)別準(zhǔn)確率超90%。

物理+數(shù)字雙保險(xiǎn)：掃描后紙質(zhì)原件自動(dòng)觸發(fā)移交提醒，如搭配智能檔案柜可實(shí)時(shí)監(jiān)控文件狀態(tài)，杜絕“丟件羅生門”。

核心功能：讓檔案管理從“體力活”變“技術(shù)活”

1. 高效收集：全員參與，零門檻

多端上傳入口：支持本地文件、U盤、網(wǎng)盤一鍵上傳，系統(tǒng)可自動(dòng)去重，避免重復(fù)存儲(chǔ)。

分布式采集網(wǎng)絡(luò)：總部+分公司可部署多臺(tái)龜仔，跨地域文件實(shí)時(shí)歸集，異地辦公也能當(dāng)日歸檔。

2. 規(guī)范整理：標(biāo)準(zhǔn)化管理，合規(guī)無憂

自動(dòng)化歸檔流程：預(yù)設(shè)“采集-預(yù)歸檔-審核-正式歸檔”流程，批量歸檔效率提升50%。

權(quán)限矩陣管理：貓仔由檔案管理員統(tǒng)籌管理，檔案管理服務(wù)器可按角色、部門、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)授權(quán)（如查看、編輯、下載），敏感文件添加防擴(kuò)散水印，操作日志全程留痕。

3. 安全存儲(chǔ)：數(shù)據(jù)不丟失，風(fēng)險(xiǎn)可追溯

本地+云端雙備份：1TB數(shù)據(jù)2小時(shí)極速恢復(fù)，防勒索病毒攻擊，滿足等保2.0三級(jí)要求。

版本控制與留痕：文件修改自動(dòng)保存歷史版本，支持差異對(duì)比功能，操作日志確保誰何時(shí)修改了文件一目了然。

4. 智能利用：讓檔案創(chuàng)造價(jià)值

多維檢索：關(guān)鍵詞、組合條件、類自然語言搜索，3秒定位目標(biāo)文件。

數(shù)據(jù)洞察：搜索匯編歷史合同、項(xiàng)目計(jì)劃書等，為增加投資、新項(xiàng)目談判提供決策支持。

真實(shí)案例：他們?nèi)绾斡秘堊?/span>+龜仔降本增效？

案例1：某國有商業(yè)地產(chǎn)投資集團(tuán)

痛點(diǎn)：5個(gè)部門分散管理2萬份合同，法務(wù)審核積壓超20天，紙質(zhì)檔案年損耗率5%。

解決方案：部署1臺(tái)貓仔+3臺(tái)龜仔，合同掃描后自動(dòng)上傳至貓仔，檔案管理員可及時(shí)審核歸檔。

成果：歸檔審核周期縮短至3天，人力成本降低60%，合同歸檔完整性達(dá)100%。

案例2：某風(fēng)險(xiǎn)投資公司

痛點(diǎn)：合同歸檔不及時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃書丟失嚴(yán)重。

解決方案：前臺(tái)配置龜仔，供員工隨時(shí)掃描上傳，并配置定制的文件袋，掃描后及時(shí)將紙質(zhì)文件封裝進(jìn)文件袋中，并張貼電子標(biāo)簽。

成果：文件收集完整性提升至100%，查找效率從數(shù)小時(shí)將為3秒鐘。

案例3：某國有投資公司

痛點(diǎn)：合同未及時(shí)歸檔，項(xiàng)目檔案不完整，審計(jì)無法順利進(jìn)行。

解決方案：配備信創(chuàng)版會(huì)博通檔案管理服務(wù)器，前臺(tái)、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部配備龜仔，供員工及時(shí)掃描上傳。

成果：紙質(zhì)文件收集完整性99.9%，文件查找效率由3天縮短至3分鐘，審計(jì)時(shí)可即時(shí)獲取所需文件。

部署方案：靈活配置，成本可控

限時(shí)福利：

首年免費(fèi)贈(zèng)送遠(yuǎn)程部署+全員培訓(xùn)；

第二年技術(shù)支持續(xù)費(fèi)享軟件免費(fèi)升級(jí)；

結(jié)語：選擇貓仔+龜仔，選擇“降本-增效-合規(guī)-增長”

會(huì)博通貓仔+龜仔不是簡單的硬件組合，而是為投資公司量身打造的“效率引擎”：

降本：減少50%檔案人力成本，年節(jié)省紙質(zhì)與倉儲(chǔ)費(fèi)用超80萬元；

增效：文件檢索效率提升90%，跨部門協(xié)作周期縮短60%；

合規(guī)：100%滿足ISO、檔案法等法規(guī)要求，審計(jì)響應(yīng)速度提升85%；

增長：數(shù)據(jù)資產(chǎn)化驅(qū)動(dòng)服務(wù)升級(jí)，客戶滿意度與品牌溢價(jià)雙提升。

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