檔案管理系統(tǒng)在調(diào)研階段，需要了解哪些方面？

檔案管理系統(tǒng)在調(diào)研階段，如同建筑的“地基勘探”，直接影響系統(tǒng)功能設(shè)計的針對性、技術(shù)架構(gòu)的適配性以及后續(xù)使用的效率與成本。那么，企業(yè)或機構(gòu)在啟動檔案管理系統(tǒng)選型前，究竟需要從哪些維度開展調(diào)研？如何通過調(diào)研精準捕捉痛點、錨定需求？

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1、檔案類型與規(guī)模

明確檔案種類（如合同、財務(wù)憑證、技術(shù)圖紙、人事檔案、設(shè)備檔案等）及數(shù)量級（如年新增量、總存量），評估檔案載體（紙質(zhì)、電子、混合）及存儲方式（文件柜、硬盤、云存儲）。

2、現(xiàn)有管理流程

梳理檔案從生成、收集、整理、歸檔到利用、銷毀的全流程，識別冗余環(huán)節(jié)。記錄各環(huán)節(jié)責(zé)任部門、操作規(guī)范及耗時（如紙質(zhì)檔案檢索平均需30分鐘）。

3、組織架構(gòu)與權(quán)限

明確檔案管理部門、協(xié)作部門（如法務(wù)、財務(wù)、研發(fā)）及角色分工，梳理現(xiàn)有權(quán)限體系（如按部門、職位、檔案敏感度分級），評估合規(guī)性。

二、檔案系統(tǒng)的功能需求與優(yōu)先級

1、核心功能需求

①錄入與存儲：支持掃描儀、高拍儀導(dǎo)入，兼容PDF、Word、CAD等格式，是否需OCR文字識別？

②檢索與利用：需關(guān)鍵詞、模糊查詢、組合條件檢索，是否需支持全文檢索或智能推薦？

③版本控制：是否需記錄修改歷史、支持版本對比與恢復(fù)？

④安全管控：是否需操作日志審計、水印防截屏、離線文件加密？

⑤移動適配：是否需微信小程序或APP支持外勤人員現(xiàn)場上傳、查詢？

……

2、優(yōu)先級排序

通過訪談與問卷，識別“必須滿足”（如合規(guī)性）、“期望滿足”（如提升效率）、“可選功能”（如知識圖譜）。

三、技術(shù)兼容性與集成

1、現(xiàn)有系統(tǒng)對接

評估需與檔案管理系統(tǒng)集成的系統(tǒng)（如ERP、OA、PLM、財務(wù)系統(tǒng)），明確數(shù)據(jù)交互方式（API、中間庫、文件導(dǎo)入）。

2、技術(shù)架構(gòu)要求

①明確部署方式（本地化、云端、混合）、數(shù)據(jù)庫類型（MySQL、Oracle）、操作系統(tǒng)兼容性（Windows、Linux）。

②評估網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)、VPN訪問）及性能需求（如并發(fā)用戶數(shù)、響應(yīng)時間）。

3、數(shù)據(jù)遷移方案

制定歷史檔案數(shù)字化遷移計劃（如掃描、OCR識別、元數(shù)據(jù)提?。?，評估遷移成本與風(fēng)險。

四、合規(guī)性與安全要求

1、行業(yè)法規(guī)遵循

梳理檔案相關(guān)法規(guī)，如《檔案法》《數(shù)據(jù)安全法》，明確保留期限、銷毀流程等要求。

2、安全等級保護

①評估檔案敏感度（如商業(yè)機密、個人隱私），確定安全防護等級（如等保2.0三級）。

②明確數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、容災(zāi)策略（如異地雙活、定期全量備份）。

3、審計與追溯

需記錄所有操作日志（如查詢、下載、修改），支持按時間、用戶、檔案類型篩選審計。

五、成本與應(yīng)用預(yù)期

1、預(yù)算范圍

明確軟件授權(quán)費、實施費、培訓(xùn)費、硬件投入（如服務(wù)器、掃描儀）、年維護費等。

2、應(yīng)用預(yù)期

量化預(yù)期收益，如檢索效率提升節(jié)省的人力成本、合規(guī)風(fēng)險降低避免的罰款。

六、調(diào)研方法與工具

1、訪談：與檔案管理員、部門負責(zé)人、IT人員深度溝通，挖掘隱性需求。

2、問卷：面向全員收集功能偏好、操作習(xí)慣等數(shù)據(jù)。

3、咨詢：聯(lián)系市面上的知名檔案管理系統(tǒng)廠商，通過功能演示、免費試用、方案資料來深入了解。