《機關檔案管理規(guī)定》解讀：梳理檔案管理流程，提出全新要求

《規(guī)定》系統(tǒng)梳理了機關檔案管理流程，將檔案管理分成形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交6個部分，完整反映了機關檔案工作的全過程。在這些流程中，除傳統(tǒng)要求外，還提出了一些創(chuàng)新規(guī)定：

一是增加了形成流程。分3個層次提出了形成要求，即要形成或為形成創(chuàng)造條件，要求機關在履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料，機關辦公自動化和其他業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料；要采用適當?shù)奈募牧嫌涗涊d體和記錄方式；要符合檔案屬性要求，歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。

二是提出收集新要求。作為收集工作的重要指引，《規(guī)定》提出機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。這一要求，沒有限定為文書檔案保管期限表，實際上是要求各機關制定包含各個檔案門類的歸檔范圍和保管期限表來指導收集工作。

三是提出整理新觀念。《規(guī)定》提出逐步推進卷、件融合管理，希望在將各個門類檔案的整理方法盡可能統(tǒng)一到卷、件的基礎上，逐步將卷內(nèi)文件整理與按件整理的要求予以統(tǒng)一。反映在管理系統(tǒng)上，同一門類檔案同時或先后存在卷、件2種方式的，要逐步融合管理，避免因分別管理而人為造成檔案資源割裂。

四是細化了銷毀流程。銷毀工作是檔案工作的一個難點，原因除了法律法規(guī)未明確給予依規(guī)銷毀免責保證、責任人員履責不積極之外，現(xiàn)行規(guī)定較為粗略、操作性弱也是一個重要因素。由于銷毀工作關系到檔案的汰舊換新和檔案工作的長遠發(fā)展，《規(guī)定》用較大篇幅規(guī)定了銷毀工作的人員、程序、場所安排，增強了可操作性。除此以外，《規(guī)定》對歸檔要求、對外利用批準、檔案開發(fā)方式、統(tǒng)計結果可視化顯示等提出了創(chuàng)新要求。

解讀背景：

2018年10月11日，國家檔案局局長李明華簽署國家檔案局令第13號，公布部門規(guī)章《機關檔案管理規(guī)定》