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在檔案著錄時(shí),文件沒有確切日期該如何著錄?

2025/4/21 11:01:12         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1355

 

在檔案著錄時(shí),文件無確切日期怎么辦?可以不著錄日期嗎?

會(huì)博通建議,務(wù)必要著錄文件日期,如果文件無明確形成日期,也要著錄考證日期。

 

首先,依據(jù)《DA/T18—2022檔案著錄規(guī)則》、《GB/T39362-2022黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》,日期是檔案必須要著錄的關(guān)鍵信息。

 

并且,文件日期的錄入,不僅關(guān)系到檔案能否順利統(tǒng)計(jì)與檢索,還直接影響檔案利用人員按時(shí)間線追溯事件、驗(yàn)證法律效力或支持決策研究的準(zhǔn)確性

 

其次,依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》7.6.6“考證日期”,如果文件無確切日期,應(yīng)考證并按一定規(guī)則著錄,并在附注項(xiàng)中進(jìn)行相應(yīng)說明。

 

 

那么,在檔案管理系統(tǒng)中如何著錄考證日期?

以會(huì)博通系統(tǒng)為例,可在檔案屬性的“文件日期”項(xiàng)中,填寫考證日期,并在備注中注明為考證日期,以及考證前原日期為何時(shí)。

 

在打印目錄時(shí),系統(tǒng)可自動(dòng)判斷備注中是否有注明為考證日期,如是,打印時(shí)目錄中的日期會(huì)自動(dòng)加上中括號。

 

此外,由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理日期時(shí),無法接受00月00日,因此著錄日期時(shí)需要有具體月日。例如:20250000在日期轉(zhuǎn)換時(shí)可能引發(fā)系統(tǒng)錯(cuò)誤,可用20250101替代。

 

在實(shí)際工作中,大家有沒有遇到過因文件年代久遠(yuǎn)、導(dǎo)致日期考證困難的情況?都是如何處理的?歡迎分享寶貴經(jīng)驗(yàn)!

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