【案例】凱云發(fā)展：會博通助力綜合檔案全生命周期管理

廣州凱云發(fā)展股份有限公司，以下簡稱“凱云公司”，是廣州開發(fā)區(qū)管委會屬下的國有企業(yè)，具備國家住房和城鄉(xiāng)建設部頒發(fā)的一級物業(yè)管理資質，是廣東省物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會理事單位、廣州市物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會副會長單位，已通過ISO9001：2008質量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系、OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系“三標一體”認證。 

          
凱云公司依托開發(fā)區(qū)，服務開發(fā)區(qū)，在開發(fā)區(qū)控股集團的帶領下，秉承“竭誠服務、和合共贏”的經(jīng)營理念，踐行“求實、創(chuàng)新、團結、奮進”的企業(yè)精神，立足“以人為本、高效務實”的管理思想，做大做強公司規(guī)模，提升公司品牌價值。公司堅持以市場化運營為核心，以物業(yè)管理為基礎，積極拓展商業(yè)運營與多元化經(jīng)營，圍繞政務服務、園區(qū)服務、商務服務三大板塊，向標準化、集約化、規(guī)?；?、品牌化方向發(fā)展，向現(xiàn)代服務業(yè)轉型升級，成為綜合運營服務商。

凱云發(fā)展攜手會博通軟件科技，打造實體檔案和電子檔案一體化管理體系，實現(xiàn)綜合檔案全生命周期數(shù)字化管理的案例值得參考。

一、項目合作背景回顧

1.凱云發(fā)展面臨的問題和挑戰(zhàn)

凱云發(fā)展作為廣州乃至廣東知名的物業(yè)管理企業(yè)，業(yè)務分為政務服務、園區(qū)服務、商務服務三大板塊，各模塊各自為政，分散不集中，另外紙質檔案和電子檔案共存，檔案利用起來非常不便，還常常面臨著人員流動檔案丟失，檔案內(nèi)部管理不規(guī)范，檔案去向不明等問題。另外，企業(yè)的業(yè)務向多元化開拓，固有的管理模式已不適應現(xiàn)代發(fā)展需求，檔案管理方式迭代更新迫在眉睫，向信息化、數(shù)字化轉型是必然的選擇。

2.凱云發(fā)展選擇會博通

非常認可會博通軟件科技的經(jīng)營原則：創(chuàng)新和專業(yè)化。經(jīng)過綜合比選，認為會博通專業(yè)性強，行業(yè)口碑好，創(chuàng)新力足，服務系統(tǒng)完善，最終選擇簽約會博通，走上建設綜合檔案管理數(shù)字化之路。

3.凱云發(fā)展的要求

紙質檔案和電子檔案一起管理，實現(xiàn)有序、規(guī)范化管理，提高檔案利用的效率。

4.售后服務快速響應，為凱云發(fā)展量身定制數(shù)字化的綜合檔案管理方案

針對凱云發(fā)展面臨的問題、挑戰(zhàn)和要求，會博通軟件科技派出專家團隊與該企業(yè)相關負責人反復溝通、深入研究，最后制定出“一個平臺，兩個管理體系”的實施方案。

二、項目合作的實施及效果

1.  建立電子綜合檔案管理平臺

為凱云發(fā)展搭建集中統(tǒng)一管理紙質檔案和電子檔案的會博通電子檔案綜合管理平臺，兩種檔案集中在一個平臺管理，實現(xiàn)了檔案的規(guī)范化、有序化管理。

2.創(chuàng)建與工作職責相適應的多維度權限管理體系

多維度的權限管理體系，是會博通的重要特色之一，會博通根據(jù)員工的職責與工作需要進行授權，查看與利用檔案更為快捷、方便。

3.建立純線上、純線下以及線上線下結合的借還管理體系  

為凱云發(fā)展制定了純線上、純線下以及線上線下結合的檔案借還管理體系，部署會博通后，凱云發(fā)展分布在不同地點辦公的員工可不受地域、設備的限制，登錄系統(tǒng)即可依權限查閱檔案，亦可根據(jù)需要發(fā)起借閱申請，非常方便實用，大大提高了檔案的利用效率。

三、擁抱會博通后凱云發(fā)展檔案管理水平更上一個臺階

經(jīng)過一年多的應用，會博通助凱云發(fā)展實現(xiàn)了檔案的有序化、規(guī)范化、數(shù)字化管理，凱云發(fā)展為了進一步加強和完善檔案管理，向國內(nèi)外一流的標準看齊，還購買了會博通軟件科技的檔案管理咨詢管理服務，由于凱云發(fā)展在電子綜合檔案管理數(shù)字化建設方面的出色表現(xiàn)，順利通過了省一級檔案管理測評。