會博通同檔案管理解決方案：貫穿合同管理全流程，推動業(yè)務(wù)高效開展！
2022/8/16 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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在工作中，我們經(jīng)常會經(jīng)手一個重要的文件——合同。企業(yè)合同指的是企業(yè)合同承辦部門為實(shí)現(xiàn)某種經(jīng)濟(jì)目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。
合同檔案管理是檔案管理工作范疇中非常重要的內(nèi)容，提高企業(yè)合同檔案管理水平，可以保證檔案合同的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險。
（1）合同收集歸檔不及時
目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動的部門進(jìn)行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。
一般來說，企業(yè)合同歸檔由合同管理部門按年度向檔案部門進(jìn)行移交的，但往往移交歸檔不及時，以至于兩年后才歸檔的情況也屢見不鮮。
（2）合同檔案管理不規(guī)范
現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且企業(yè)沒有文件對崗位職責(zé)范圍和工作要求，進(jìn)行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。
會博通合同檔案管理解決方案貫穿合同檔案管理全流程，為用戶提供全方位的安全保障機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了檔案從起草、到審核、審批等電子化、智能化的管理和應(yīng)用。
（1）依權(quán)限將不同人員納入到檔案管理工作中
會博通合同檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)需求，為企業(yè)定制供不同用戶數(shù)使用的系統(tǒng)。對于人員與業(yè)務(wù)均比較多的企業(yè)，會博通提供不限制用戶數(shù)量的版本。企業(yè)可對不同部門、不同人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置后，使他們都參與到檔案管理工作中。
權(quán)限與用戶匹配好之后，體量龐大的檔案管理工作就被拆分給了不同的人員和部門，檔案的管理會更高效。比如授權(quán)商務(wù)部門同事存檔技術(shù)服務(wù)合同，后續(xù)工作中所有的技術(shù)服務(wù)合同均可由商務(wù)部同事負(fù)責(zé)上傳歸檔，合同檔案管理部門只需要做好核實(shí)和審批就行。
（2）流程化審批，合同檔案管理更高效
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)提供了流程化審批功能。合同承辦人在起草合同后，可直接發(fā)起線上審批流程，在合同審查通過后，即可與客戶簽訂相關(guān)合同事宜。
（3）合同檔案可以和不同文檔相關(guān)聯(lián)，合同資料更完整
會博通在合同檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，為用戶提供了關(guān)聯(lián)文檔功能。在使用的過程中，您可以輕松地將合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件關(guān)聯(lián)到主合同下，以確保合同檔案的完整、全面。
（4）內(nèi)置合同模板，合同填寫更規(guī)范
針對合同書寫不規(guī)范、格式不齊全、合同編號重復(fù)出現(xiàn)等問題。會博通合同檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了常規(guī)化的合同模板。合同承辦人，可一鍵套用內(nèi)置的模板進(jìn)行合同起草。當(dāng)然，如果企業(yè)有獨(dú)創(chuàng)的合同模板要求，也可以在系統(tǒng)中自行設(shè)計。合同屬性包含主題、編號、版本號、責(zé)任者、日期、順序號、歸檔號等，也都可以進(jìn)行自定義調(diào)整。
（5）合同到期提醒，業(yè)務(wù)合作早部署
會博通合同檔案管理系統(tǒng)支持定期提醒功能，在合同到期前可按指定周期向指定人員發(fā)送提醒，以便相關(guān)人員提前做好業(yè)務(wù)或工作部署。比如公司與某個版權(quán)商簽訂了一年期的版權(quán)購版服務(wù)合同，那么您就可以在即將到一年的時候設(shè)置提醒，以免版權(quán)誤用，而給公司帶來不必要的損失。
會博通合同檔案管理解決方案，幫助企業(yè)將不同人員納入到檔案工作中，用流程化審批、關(guān)聯(lián)文檔、內(nèi)置模板、合同到期提醒等智能化功能，讓檔案管理更高效、更便捷！
合同檔案管理是檔案管理工作范疇中非常重要的內(nèi)容，提高企業(yè)合同檔案管理水平，可以保證檔案合同的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險。
01
做好合同檔案管理，需要著重關(guān)注3點(diǎn)
目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動的部門進(jìn)行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。
一般來說，企業(yè)合同歸檔由合同管理部門按年度向檔案部門進(jìn)行移交的，但往往移交歸檔不及時，以至于兩年后才歸檔的情況也屢見不鮮。
（2）合同檔案管理不規(guī)范
當(dāng)前，企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進(jìn)行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進(jìn)行收集整理歸檔。合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
（3）合同檔案質(zhì)量有待加強(qiáng)
現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且企業(yè)沒有文件對崗位職責(zé)范圍和工作要求，進(jìn)行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。
02
會博通合同檔案管理解決方案
會博通合同檔案管理解決方案貫穿合同檔案管理全流程，為用戶提供全方位的安全保障機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了檔案從起草、到審核、審批等電子化、智能化的管理和應(yīng)用。
（1）依權(quán)限將不同人員納入到檔案管理工作中
會博通合同檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)需求，為企業(yè)定制供不同用戶數(shù)使用的系統(tǒng)。對于人員與業(yè)務(wù)均比較多的企業(yè)，會博通提供不限制用戶數(shù)量的版本。企業(yè)可對不同部門、不同人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置后，使他們都參與到檔案管理工作中。
權(quán)限與用戶匹配好之后，體量龐大的檔案管理工作就被拆分給了不同的人員和部門，檔案的管理會更高效。比如授權(quán)商務(wù)部門同事存檔技術(shù)服務(wù)合同，后續(xù)工作中所有的技術(shù)服務(wù)合同均可由商務(wù)部同事負(fù)責(zé)上傳歸檔，合同檔案管理部門只需要做好核實(shí)和審批就行。
（2）流程化審批，合同檔案管理更高效
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)提供了流程化審批功能。合同承辦人在起草合同后，可直接發(fā)起線上審批流程，在合同審查通過后，即可與客戶簽訂相關(guān)合同事宜。
（3）合同檔案可以和不同文檔相關(guān)聯(lián)，合同資料更完整
會博通在合同檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，為用戶提供了關(guān)聯(lián)文檔功能。在使用的過程中，您可以輕松地將合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件關(guān)聯(lián)到主合同下，以確保合同檔案的完整、全面。
（4）內(nèi)置合同模板，合同填寫更規(guī)范
針對合同書寫不規(guī)范、格式不齊全、合同編號重復(fù)出現(xiàn)等問題。會博通合同檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了常規(guī)化的合同模板。合同承辦人，可一鍵套用內(nèi)置的模板進(jìn)行合同起草。當(dāng)然，如果企業(yè)有獨(dú)創(chuàng)的合同模板要求，也可以在系統(tǒng)中自行設(shè)計。合同屬性包含主題、編號、版本號、責(zé)任者、日期、順序號、歸檔號等，也都可以進(jìn)行自定義調(diào)整。
（5）合同到期提醒，業(yè)務(wù)合作早部署
會博通合同檔案管理系統(tǒng)支持定期提醒功能，在合同到期前可按指定周期向指定人員發(fā)送提醒，以便相關(guān)人員提前做好業(yè)務(wù)或工作部署。比如公司與某個版權(quán)商簽訂了一年期的版權(quán)購版服務(wù)合同，那么您就可以在即將到一年的時候設(shè)置提醒，以免版權(quán)誤用，而給公司帶來不必要的損失。
會博通合同檔案管理解決方案，幫助企業(yè)將不同人員納入到檔案工作中，用流程化審批、關(guān)聯(lián)文檔、內(nèi)置模板、合同到期提醒等智能化功能，讓檔案管理更高效、更便捷！
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