“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”直播回放 | 檔案檢索，怎么才能更高效？
2023/5/19 0:00:00
來(lái)源：公司資訊
作者：小博
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檔案管理管起來(lái)目的就是用！如何更便捷、更快速地使用檔案，首先大家需要突破的難點(diǎn)就是檔案檢索。在過(guò)去，我們用人工的方式，根據(jù)檔案名稱或編號(hào)在檔案庫(kù)里查找對(duì)應(yīng)的卷宗或文件夾，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在進(jìn)行數(shù)字檔案改革之后，檔案檢索的便捷程度得到了直線提升！如何踏入檔案便捷檢索“快車道”？會(huì)博通專業(yè)檔案技術(shù)員白繼成白工，在“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”直播分享中，跟大家展開(kāi)細(xì)聊。
白工在講解中，給我們做了一個(gè)很形象的比喻：“當(dāng)我們的檔案積累的比較多了之后，檔案資料的查找確實(shí)比較難哈，就好比現(xiàn)在我們桌面上擺放了一大摞的資料，我們想要從里面找到我們想要的那一張表格一樣，一份文件一份文件查找，還是比較費(fèi)勁兒的！”
如何提高檔案檢索的效率？白工給大家總結(jié)了5個(gè)實(shí)用方法。
第1個(gè)方法是是關(guān)鍵詞搜索，使用檔案管理軟件的搜索功能，根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，可以快速定位到需要的檔案；第2個(gè)方法是，進(jìn)行屬性的篩選，根據(jù)檔案的屬性進(jìn)行篩選，可以縮小搜索范圍，快速找到所需的檔案。屬性篩選通常可以根據(jù)檔案類型、檔案編號(hào)、檔案狀態(tài)、所屬部門等進(jìn)行篩選；第3個(gè)方法是根據(jù)目錄的導(dǎo)航功能進(jìn)行查找：利用檔案管理軟件的目錄導(dǎo)航功能，可以快速定位到所需的檔案。目錄導(dǎo)航通?？梢愿鶕?jù)檔案所屬部門、檔案類型、檔案編號(hào)等進(jìn)行導(dǎo)航。
第4個(gè)方法是，對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)簽管理，使用檔案管理軟件的標(biāo)簽管理功能，可以對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)記，便于快速查找和管理?？梢愿鶕?jù)不同的標(biāo)簽對(duì)檔案進(jìn)行分類，例如按照年份、部門、項(xiàng)目等分類。第5個(gè)是文本內(nèi)容搜索：如果你需要搜索的是檔案資料中的文本內(nèi)容，可以使用檔案管理軟件的全文搜索功能，根據(jù)關(guān)鍵詞搜索檔案中的文本內(nèi)容，可以快速定位到所需的檔案。
掌握以上方法，大家在需要使用檔案的時(shí)候，只需要通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，在權(quán)限的范圍內(nèi)查找檔案，就能快速定位篩選所需內(nèi)容。使用檔案也同樣的便利，找到檔案之后，只需要在申請(qǐng)流程當(dāng)中，直接提交申請(qǐng)，就能快速借閱檔案，在保密的情況下進(jìn)行隨時(shí)隨地的使用了。
數(shù)字檔案是對(duì)應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代而發(fā)展起來(lái)的一種知識(shí)管理的模式。多年來(lái)，會(huì)博通也是在不斷豐富數(shù)字檔案的應(yīng)用場(chǎng)景，提高檔案管理的效率，推動(dòng)企業(yè)降本增效和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
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