【簽約】園區(qū)檔案管理應(yīng)用案例：煙臺(tái)牟新發(fā)展集團(tuán)有限公司
最近，煙臺(tái)牟新發(fā)展集團(tuán)（下稱：牟新發(fā)展集團(tuán)）有限公司與會(huì)博通簽訂協(xié)議，將會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)用于企業(yè)內(nèi)部組織經(jīng)營(yíng)資料管理。系統(tǒng)上線后，牟新發(fā)展集團(tuán)產(chǎn)業(yè)園開發(fā)、產(chǎn)業(yè)投資、國(guó)際生態(tài)島建設(shè)與運(yùn)營(yíng)、資產(chǎn)和股權(quán)管理、市場(chǎng)化運(yùn)營(yíng)、專業(yè)招商等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上所產(chǎn)生的資料都得到了統(tǒng)一科學(xué)的管理。
01園區(qū)檔案管理系統(tǒng)：統(tǒng)一科學(xué)化管理園區(qū)檔案
我們以國(guó)際生態(tài)島的建設(shè)與運(yùn)營(yíng)為基礎(chǔ)，虛化具體的內(nèi)容，提煉園區(qū)檔案管理的共性，以更為具象化的需求和更為細(xì)節(jié)化的檔案類別，給大家呈現(xiàn)園區(qū)檔案管理的落地細(xì)節(jié)與注意事項(xiàng)。
園區(qū)在建設(shè)和運(yùn)營(yíng)的過程中，會(huì)產(chǎn)生以下幾種類型的檔案：規(guī)劃?rùn)n案、建設(shè)檔案、管理檔案、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案、經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)檔案、活動(dòng)檔案等。其中規(guī)劃?rùn)n案包括園區(qū)的總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等，記錄了園區(qū)的整體布局、功能劃分、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。建設(shè)檔案包括園區(qū)的管理制度、管理方案、管理規(guī)章制度等，記錄了園區(qū)的管理體制、管理流程、管理措施等內(nèi)容。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案包括園區(qū)的環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)境評(píng)估報(bào)告等，記錄了園區(qū)環(huán)境質(zhì)量、生態(tài)效益等方面的情況。經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)檔案包括國(guó)際生態(tài)島的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、合作協(xié)議等，記錄了島嶼的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)情況、合作伙伴關(guān)系等內(nèi)容?；顒?dòng)檔案包括園區(qū)舉辦的各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、參與者名單等，記錄了島嶼的文化、科技、教育、體育等方面的活動(dòng)情況。
如何將以上不同類別的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理？會(huì)博通園區(qū)檔案管理系統(tǒng)給用戶提供了靈活的組織框架。用戶可以根據(jù)實(shí)際的應(yīng)用場(chǎng)景進(jìn)行劃分，比如按照以上的檔案類別，依次搭建規(guī)劃?rùn)n案、建設(shè)檔案、管理檔案、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案、經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)檔案、活動(dòng)檔案的框架，然后再往下細(xì)分。會(huì)博通框架結(jié)構(gòu)支持無限細(xì)分，能夠讓檔案結(jié)構(gòu)化的管理更為便捷。
所有的檔案保存在會(huì)博通系統(tǒng)后，系統(tǒng)管理員可以利用系統(tǒng)內(nèi)嵌的高速搜索引擎搜索檔案。比如想要某年度的財(cái)務(wù)報(bào)表、某個(gè)活動(dòng)的活動(dòng)檔案、某棟樓的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等，直接在搜索窗口中輸入關(guān)鍵字，系統(tǒng)就會(huì)快速匹配與關(guān)鍵字相關(guān)的內(nèi)容，幫助用戶快速獲取和利用檔案。
此外，會(huì)博通還提供檔案登記和借閱的功能，當(dāng)有人有檔案借閱需求時(shí)，可以通過系統(tǒng)直接申請(qǐng)進(jìn)行借閱。借閱記錄會(huì)直接留存在系統(tǒng)當(dāng)中，以便后續(xù)催還和追溯，也可避免檔案丟失，保障檔案安全。
02客戶簡(jiǎn)介
煙臺(tái)牟新發(fā)展集團(tuán)有限公司成立于2020年4月7日，注冊(cè)資本15億元。總資產(chǎn)19億元，實(shí)收資本6.2億元。含六大業(yè)務(wù)版塊：產(chǎn)業(yè)園開發(fā)、產(chǎn)業(yè)投資、國(guó)際生態(tài)島建設(shè)與運(yùn)營(yíng)、資產(chǎn)和股權(quán)管理、市場(chǎng)化運(yùn)營(yíng)、專業(yè)招商。
作為煙臺(tái)市“1+3+X”生物醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)空間格局中的“1”，牟平區(qū)規(guī)劃了100平方公里的國(guó)際生命科學(xué)城，牟新集團(tuán)將聚力打造國(guó)際領(lǐng)先的生物醫(yī)藥與健康產(chǎn)業(yè)研發(fā)聚集區(qū)、創(chuàng)新發(fā)展示范區(qū)。確保“十四五”末產(chǎn)值突破500億元，盡快向千億級(jí)產(chǎn)業(yè)集群進(jìn)發(fā)。
03寫在最后
園區(qū)檔案記錄了園區(qū)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和管理等方面的信息，可以作為法律合規(guī)性的證據(jù)，在法律糾紛、項(xiàng)目審批和政府監(jiān)督等方面，檔案可以提供依據(jù)和參考，確保園區(qū)建設(shè)與運(yùn)營(yíng)符合相關(guān)法規(guī)和政策。此外，園區(qū)管理者也可以通過對(duì)檔案的審查和分析，發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)措施、提高島嶼的管理效率和質(zhì)量。做好園區(qū)檔案管理非常重要！
會(huì)博通始于1990，多年來專注于文件、檔案、知識(shí)一體化管理領(lǐng)域，形成了融合多場(chǎng)景應(yīng)用的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理體系，能夠很好地幫助組織對(duì)大數(shù)據(jù)量、復(fù)雜數(shù)據(jù)格式以及多樣性的內(nèi)容資料進(jìn)行合規(guī)化管控。會(huì)博通致力于讓文檔為組織創(chuàng)造價(jià)值，期待與更多的合作伙伴和用戶朋友們一同拓展更大的檔案價(jià)值空間，釋放組織效能。
如果您想了解更多園區(qū)檔案管理的內(nèi)容，歡迎繼續(xù)關(guān)注會(huì)博通的全媒體賬號(hào)。
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