直播回顧|您關注的學校檔案管理痛難點和解決方案，都在這！
學校檔案管理都有怎樣的痛點？這些痛點要怎么解決？如何提高學校檔案管理工作的效率？2023年10月13號下午3點，會博通聚焦“學校檔案管理”主題，在視頻號直播間跟用戶朋友們做了公開分享和交流。對以上內(nèi)容感興趣，但錯過直播的朋友，可查閱下述內(nèi)容。
01學校檔案管理工作中的痛難點有哪些？
在直播的過程中，我們問直播間的用戶朋友：“在檔案管理工作中，大家有沒有遇到什么卡點和麻煩”得到了非常熱烈的回應。有回答：學生的檔案信息安全怎么保障的？有回答：檔案的防災備份的？也有“吐槽”：學校檔案太多，整理起來比較困難的……
作為在檔案管理行業(yè)發(fā)展了三十多年的企業(yè)，會博通對于大家提到的痛點都非常熟悉。在本次直播中，我們針對大家提到的高頻痛點，做了一個梳理。
1)痛點1：缺乏統(tǒng)一、標準的規(guī)范管理，各部門、學院管理標準不一致；
2)痛點2：信息不全、處理不及時，導致檔案信息不完善，難以滿足學校性質(zhì)、教學、教研工作的需要；
3)痛點3：缺乏集成性，學校系統(tǒng)眾多，不同類型檔案使用獨立的系統(tǒng)管理，導致信息孤島；
4)痛點4：紙質(zhì)檔案眾多，保存不便、容易損壞；
5)痛點5：學校所管理的檔案類型眾多（如人事檔案包含教師檔案、學生檔案、學籍檔案、教職工檔案等）；
6)痛點6：查詢量大，查詢、利用不便。
02有痛點自然有方案！
針對學校檔案管理的痛點，會博通提供了學校檔案管理解決方案。會博通檔案管理軟件支持各種類型的檔案管理、全生命周期檔案管理、操作功能專業(yè)簡潔，擁有細粒化的權限管理功能、符合學校需求的檔案借還功能，能夠很好地輔助學校進行檔案管理，提高檔案管理的效率。
會博通可以管理各類型的綜合性檔案。在會博通學校檔案管理系統(tǒng)中，我們可以將分散存儲的文件檔案，集中到服務器和檔案庫房進行統(tǒng)一存儲管控，也可以按部門、類型對文件檔案進行分類管理并且分目錄整理、分位置存放。在分類管理和集中管理的同時，我們也能夠保障文檔的安全，降低因文檔丟失或損毀帶來的損失。
會博通是專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，擁有非常豐富的檔案管理功能，檔案管理的內(nèi)容可全面覆蓋綜合檔案、教學評估檔案與教職工檔案；同時還可對接系統(tǒng)文件管理和收集整編模塊；也可以對學校教學管理文件進行歸檔整理，實現(xiàn)檔案日常業(yè)務的全面信息化管理。
不僅如此，會博通檔案管理軟件是貫穿檔案的全生命周期管理功能的。檔案的采集、錄入、整理、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全流程的檔案管理，都可以直接在一個系統(tǒng)里面搞定，非常方便。
在安全方面，會博通提供了細粒化的權限管理。每一個分類都可以單獨設置權限，定義授權對象可訪問的檔案密級，以及可以進行的操作行為。可給組織、部門、個人、來訪者等不同層級的用戶授權，同時也可以區(qū)分閱讀條目和閱讀內(nèi)容的權限，區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的內(nèi)容的權限。
會博通學校檔案管理系統(tǒng)擁有功能強大的全文搜索引擎。支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式。檢索結果是根據(jù)工作職能與授權決定的。搜索的時候可以自定義設定搜索起止日期和搜索范圍，搜索范圍包含文件正文、文件附件、郵件附件、歷史版本等。同時我們也支持按標簽檢索文檔、按人員檢索文檔。
會博通擁有符合學校需要的檔案借還/領取業(yè)務功能，只需要6步就可以完成學生檔案的領取。這6步分別是高拍儀快速識別身份信息、系統(tǒng)自動搜索檔案、填寫表單、利用高拍儀拍照上傳、打印表單簽字確認、提交并完成申請。非常方便。
03連麥分享：如何提高學校檔案管理工作效率？
直播中，會博通跟哈爾濱師范大學的老師就“如何提高檔案管理工作效率”問題，進行了連麥分享，現(xiàn)將部分分享內(nèi)容整理如下。
Q:為什么想要跟大家聊檔案工作效率的問題？
A: 選題的原因主要有兩個方面。首先，社會發(fā)展的外部環(huán)境已經(jīng)將我們的工作推向了信息化的浪潮之中，目前國家各項工作，社會上各行各業(yè)都在信息化強烈的沖擊之下，檔案工作不能與社會發(fā)展脫節(jié)；另外檔案工作本身就是一項信息管理工作，應該代表著本行業(yè)的信息化水平，工作效率自然應該走在管理水平的前沿。其次，檔案工作的本質(zhì)就是檔案價值的實現(xiàn)過程，通過一系列專業(yè)化的管理，實現(xiàn)檔案的信息價值和工具價值，來推動本行業(yè)以及社會發(fā)展進步。
所以，提高檔案工作各環(huán)節(jié)、各流程中的工作效率是檔案工作所亟須，是工作人員所期盼，實現(xiàn)檔案價值是工作宗旨，是一項永恒的課題。
Q：檔案管理系統(tǒng)是如何提升檔案工作效率的？
A: 哈師大的檔案工作還是比較高效的。我們檔案數(shù)字化建設起步較早，2006年開始。我們在線查檔率在2020年，疫情之前，已經(jīng)達到了90%以上，這個比例目前仍在逐漸提高，我們所以畢業(yè)生的學籍檔案服務已經(jīng)全部實現(xiàn)電子化、數(shù)據(jù)化、無紙化。
2021年末，會博通檔案管理系統(tǒng)項目在哈爾濱師范大學的正式落地，經(jīng)過近2年的建設，我們完成了檔案信息新、舊數(shù)據(jù)庫的遷移，實現(xiàn)了單點登陸、OA辦公系統(tǒng)與會博通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，優(yōu)化了檢索的準確率和系統(tǒng)的響應速度，系統(tǒng)的其他功能正在進步的應用和優(yōu)化過程中，還基本完成了檔案門戶網(wǎng)的配置，等等大量工作。
下一步，準確將所有綜合檔案的業(yè)務都轉到平臺上，實現(xiàn)所有檔案數(shù)據(jù)的全生命周期管理，進一步提高檔案的精細化、顆?；芾硭?；保管模式也會逐漸向單軌制轉換；力求讓全校涉檔人員，歸檔、用檔都喜歡用、習慣用，甚至是離不開我們的會博通檔案系統(tǒng)來工作，達到更加高效、便捷、低炭的工作目標。
Q：為什么會想到要構建內(nèi)外兩個平臺？有什么樣的考量？
A: 檔案內(nèi)外網(wǎng)分開是檔案工作的需要，內(nèi)網(wǎng)在局域網(wǎng)上，組織內(nèi)的人員分權限訪問，工作內(nèi)容以控制、管理為主；外網(wǎng)發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上，工作以宣傳、展示為主，兩個網(wǎng)都要給力才行。我們在合作的過程中發(fā)現(xiàn)，會博通的網(wǎng)站頁面設計非常優(yōu)秀、跟緊互聯(lián)網(wǎng)潮流，功能上也在逐漸完善，在此感謝我們公司的技術團隊！謝謝給予有力的技術支持，感興趣的朋友們，以后可以多多訪問我們的檔案館門戶網(wǎng)站，多提寶貴意見，目前還在進一步的建設中。
Q:如何最大化檔案管理系統(tǒng)的使用價值？
A: 這個問題就涉及到平臺初期的應用與推廣了，我們組織了多場次的實操培訓會，按照檔案類別分別培訓；集中培訓與個人輔導結合開展，比較有成效。
工作中遇到問題首先想到檔案館尋求幫助這種情況已經(jīng)是越來越普遍了。當一個組織選擇了一個優(yōu)秀的系統(tǒng)的時候，這個系統(tǒng)功能全、速度快、又足夠安全、穩(wěn)定時，大家沒有理由不接受他，工作、生活中遇到難題時自然想到先參考檔案中的信息；而且組織中的人員也會愿意加入到檔案資源的構建之中，愿意把自己工作的痕跡有意識的留存下來。為了這個目標，技術方面要多給檔案部門賦能，檔案部門及人員也要多多努力！總之，為了共同的目標，多方協(xié)作，一起努力吧。
04寫在最后
感謝大家看到這，希望以上的內(nèi)容對您有幫助。如果您對于學校檔案管理還有任何方面的疑惑，可隨時聯(lián)系我們進行進一步的溝通交流；如果您是檔案管理行業(yè)的大拿，也非常歡迎跟我們一道進行連麥分享，共同為檔案價值的實現(xiàn)助力！
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