都2024了，企業(yè)部署檔案管理系統(tǒng)時(shí)別再踩這些坑

隨著信息化技術(shù)發(fā)展，檔案管理工作的理論、方法、工具、技術(shù)都在不斷升級(jí)和革新。站在2024年回首，過往檔案管理系統(tǒng)曾沿用的一些部署方式或模式，在現(xiàn)今檔案工作場(chǎng)景中已顯得掣襟肘見。倘若不注意這些“坑”，部署系統(tǒng)時(shí)容易走彎路，造成成本和人力物力的消耗，實(shí)際應(yīng)用中也總感覺“不好用”。

那么，在部署檔案管理系統(tǒng)時(shí)，有哪些“坑”應(yīng)注意避開？ 

01未從企業(yè)頂層進(jìn)行統(tǒng)型部署

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、全局性、綜合性的工作。對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)、多部門公司等組織來說，更需要從全局、從頂層進(jìn)行統(tǒng)型部署。

過往，由于技術(shù)條件、管理模式等多方面原因，存在著檔案管理系統(tǒng)部署節(jié)奏不統(tǒng)一的情況。比如，有些集團(tuán)內(nèi)各公司根據(jù)自身檔案工作情況，各自采購、部署對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。一個(gè)集團(tuán)內(nèi)可能同時(shí)應(yīng)用著多個(gè)檔案管理系統(tǒng)，還可能有的分支早早開始應(yīng)用，有的還沒進(jìn)行部署，帶來諸多管理及應(yīng)用上的不便。

帶來問題：

1、難以實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范管理。不同系統(tǒng)的檔案管理架構(gòu)各有側(cè)重，難以統(tǒng)一，企業(yè)難以從全局把控，無法實(shí)施統(tǒng)籌管理；

2、檔案整合困難。檔案管理規(guī)范不統(tǒng)一，且系統(tǒng)間并非都能互通，資源難以整合；

3、檔案共享、協(xié)作不便。檔案分散保管，查用不便，難以支撐業(yè)務(wù)應(yīng)用、協(xié)作需求。

對(duì)應(yīng)建議：

在部署檔案管理系統(tǒng)前，應(yīng)盡可能從企業(yè)頂層出發(fā)，對(duì)檔案工作情況、應(yīng)用需求進(jìn)行全局性梳理，實(shí)施統(tǒng)型部署。在這方面如有需求和疑問，歡迎咨詢會(huì)博通，我們將根據(jù)企業(yè)需求與實(shí)際情況，提供專業(yè)的檔案管理解決方案。

02未結(jié)合企業(yè)應(yīng)用需求進(jìn)行適配

與檔案工作一樣，檔案管理系統(tǒng)亦存在一個(gè)發(fā)展、革新的歷程。早期的一些檔案管理系統(tǒng)，未能結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行個(gè)性化定制，加上系統(tǒng)應(yīng)用彈性較低，可供自定義設(shè)定的范圍有限，部署后應(yīng)用體驗(yàn)不佳。不僅未能幫檔案人員提高效率，反可能使工作鏈路更復(fù)雜。

帶來問題：

1、難以適配特定場(chǎng)景需求。難以適應(yīng)不同行業(yè)、特定工作場(chǎng)景下的應(yīng)用需求，也難以提供更為細(xì)分的功能支撐，比如行業(yè)分類架構(gòu)、表格模板等。

2、應(yīng)用不順暢。若系統(tǒng)靈活度不足，一旦不符合實(shí)際工作流程，比如歸檔流程，應(yīng)用中容易出現(xiàn)“卡脖子”的情況。

3、管理不方便。無法根據(jù)管理需求細(xì)化調(diào)整，難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

對(duì)應(yīng)建議：

在選擇和部署檔案管理系統(tǒng)前，需先了解系統(tǒng)是否支持個(gè)性化定制，以及系統(tǒng)是否具有寬松的自定義度，優(yōu)先考慮更能適配企業(yè)個(gè)性化需求的選擇。

在這里推薦會(huì)博通：會(huì)博通提供合規(guī)化的行業(yè)解決方案，可根據(jù)企業(yè)需求進(jìn)行個(gè)性化定制；同時(shí)，會(huì)博通系統(tǒng)具有高度靈活的自定義度，不僅檔案管理架構(gòu)可自定義（檔案分類、檔案屬性、表格模版等可自定義），還可自定義權(quán)限管理體系（對(duì)用戶、信息及操作行為進(jìn)行細(xì)?；芸兀?，按需打造工作流程等，可靈活適應(yīng)不同行業(yè)、不同規(guī)模企業(yè)的檔案管理需求。

03未與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行融合

企業(yè)經(jīng)營(yíng)中往往應(yīng)用到多種系統(tǒng)，如OA、ERP、CRM等。由于各方面原因，過往一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)并未與內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，或未將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)上的文件及數(shù)據(jù)納入歸檔范圍。

隨著檔案形勢(shì)更新，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有了同等效力。企業(yè)在部署檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需考慮與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子檔案的線上歸檔。

對(duì)應(yīng)建議：

在部署檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注意與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，通過規(guī)范的工作流銜接業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的規(guī)范化歸檔。

應(yīng)用會(huì)博通，可實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接。會(huì)博通提供通用接口，可接收從OA、ERP、CRM、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等異構(gòu)系統(tǒng)移交的待歸檔文件、附件及元數(shù)據(jù)，并提供四性檢測(cè)功能，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。

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