檔案數(shù)字化流程揭秘：檔案數(shù)字化前處理要注意什么？有哪些步驟？

檔案數(shù)字化處理，需經(jīng)過哪些流程？

會(huì)博通參考檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017），及團(tuán)隊(duì)在檔案數(shù)字化項(xiàng)目中的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，將檔案數(shù)字化處理流程總結(jié)為以下七大環(huán)節(jié)：

數(shù)字化前處理、數(shù)字化數(shù)據(jù)采集、數(shù)字化數(shù)據(jù)處理、圖像質(zhì)量檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)字化后處理、目標(biāo)數(shù)據(jù)庫建立。流程見圖如下：

檔案數(shù)字化，是一項(xiàng)細(xì)致而環(huán)環(huán)相扣的工作。在每個(gè)環(huán)節(jié)的處理過程中，都有許多細(xì)節(jié)難點(diǎn)，如：

檔案數(shù)字化前處理，是要先拆卷還是先編頁？檔案用膠水粘貼或縫紉機(jī)壓線時(shí)，該如何處理？檔案破損如頁腳翻卷、輕微裂痕要怎么處理？……

針對(duì)檔案數(shù)字化處理過程中的各項(xiàng)要點(diǎn)，會(huì)博通特別推出《檔案數(shù)字化流程大揭秘》欄目，將逐一為大家介紹每個(gè)環(huán)節(jié)的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)。

本期我們介紹的環(huán)節(jié)是：檔案數(shù)字化前處理。

01檔案數(shù)字化前處理流程

檔案數(shù)字化前處理，是檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)，‌它涉及到對(duì)檔案進(jìn)行全面的檢查和準(zhǔn)備，‌以確保數(shù)字化過程的順利進(jìn)行和保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。‌

檔案在數(shù)字化前處理階段，即從檔案庫房出庫后，至進(jìn)行數(shù)字化數(shù)據(jù)采集前，一般經(jīng)過以下處理流程：

1、檔案出庫

2、檔案清點(diǎn)

3、檔案交接

4、確定掃描頁

5、編制頁號(hào)

6、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

7、拆除裝訂

8、技術(shù)修復(fù)

02檔案數(shù)字化前處理要點(diǎn)

檔案出庫

檔案調(diào)出庫房，應(yīng)由雙方共同清點(diǎn)案卷數(shù)量，仔細(xì)查看每個(gè)案卷，對(duì)于案卷有否破損、殘缺、漏頁、缺頁、有無卷內(nèi)目錄、頁碼是否連續(xù)，裝訂是否牢固，有否破損等情況均記錄備案，并作為檔案再入庫驗(yàn)收的依據(jù)。

完成檔案調(diào)取清點(diǎn)、登記等前期工作后，可提交檔案出庫申請(qǐng)。經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)范，辦理出庫相關(guān)手續(xù)。并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫。

編制頁號(hào)

檔案拆卷前先檢查卷內(nèi)文件頁碼，如有頁碼缺失或錯(cuò)誤，需重新編制頁碼。

編制時(shí)，用鉛筆編寫在當(dāng)面材料的右上角；編制雙面書寫的文字材料時(shí)，正面編寫在右上角，反面編寫在左上角。

如發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)實(shí)際分頁不符，整理人員校核后，應(yīng)用鉛筆修改錯(cuò)誤的頁碼。如出現(xiàn)破損頁面、缺頁等特殊情況，要進(jìn)行登記。

拆除裝訂

應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。拆除裝訂時(shí)，要注意保護(hù)檔案不受損害，不得損壞檔案包裝原件，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。

對(duì)于拆卷后難以復(fù)原的珍貴原件，應(yīng)先請(qǐng)示檔案所屬單位，決定是否拆卷。拆卷時(shí)，要先去掉金屬物。對(duì)于特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，拆除時(shí)應(yīng)拍照記錄，以便恢復(fù)檔案原貌。

檔案裁頁

對(duì)于必須裁頁才能掃描的文件，應(yīng)經(jīng)過檔案所屬單位同意后，方可用裁紙刀沿文件原有折痕細(xì)心裁切，不得徒手撕裁。

更多檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)的介紹，歡迎關(guān)注會(huì)博通（官網(wǎng)或公眾號(hào)），我們將持續(xù)為大家分享介紹。

會(huì)博通，讓文檔為組織賦能

會(huì)博通品牌源自1988年，專注于知識(shí)管理領(lǐng)域超30年，致力于為客戶提供個(gè)性化、專業(yè)化的知識(shí)管理解決方案。

旗下會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理軟件，功能覆蓋辦公管理(OA)、專業(yè)文件管理、文檔一體化管理、綜合檔案管理、證照管理、圖片庫、視頻庫、法規(guī)政策與制度、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、教案與課件管理、網(wǎng)站內(nèi)容管理、制度性會(huì)議文件管理等，可根據(jù)需求定制個(gè)性化方案，助力企業(yè)組織發(fā)揮檔案管理的更大效能。