一天歸檔上百份文件？看資深行政用文檔管理系統(tǒng)高效工作

在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，行政事務(wù)往往與文檔管理工作緊密相連：從看似瑣碎的日常通知，到關(guān)乎企業(yè)命脈的合同協(xié)議，到龐雜繁多的項(xiàng)目資料……如何高效、有序地管理海量文檔資料，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供及時(shí)準(zhǔn)確的支持，是行政人員需攻克的命題之一。

小李就是這樣一位“身兼多職”的資深行政人員，他在處理行政事務(wù)同時(shí)，還要負(fù)責(zé)收集、歸檔與管理公司的海量文檔資料。如何高效兼顧？不如來(lái)看看他用文檔管理系統(tǒng)高效工作的日常。

9:00-9:20 快速處理文檔工作

上班時(shí)間一到，小李準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始文檔處理工作。每天早上他先去各部門(mén)，收集同事們已經(jīng)掃描完的紙質(zhì)文件。自從公司用了“龜仔”掃描機(jī)器人，大家可以很迅速地掃描文件，掃描完上傳，電子文件便自動(dòng)存儲(chǔ)到“貓仔”檔案管理機(jī)器人的對(duì)應(yīng)目錄下了。掃描完的紙質(zhì)文件放在文件盒里，等小李來(lái)收走存檔即可。

收集回來(lái)后，他會(huì)在“貓仔”系統(tǒng)上，先檢查核對(duì)收到的文件。他使用的會(huì)博通檔案管理機(jī)器人“貓仔”，能夠用來(lái)集中管理公司的所有文件檔案資料，包括證照、人事檔案等，而且免安裝，插電就能用，非常實(shí)用。

核對(duì)無(wú)誤后，他將電子文件分類(lèi)歸檔存儲(chǔ)，再將紙質(zhì)文件放入對(duì)應(yīng)檔案柜，文檔工作就告一段落了。以往需要耗費(fèi)數(shù)小時(shí)來(lái)整理成堆的文件，手動(dòng)分類(lèi)、掃描、上傳，如今短短十來(lái)分鐘就完成了，一天上百份文件也能輕松搞定，工作效率大大提升。

9:20-12:00 處理行政事務(wù)

用上“貓仔”后，小李可以有更多時(shí)間專(zhuān)注在行政事務(wù)上。一個(gè)早上，已經(jīng)迅速完成了辦公用品盤(pán)點(diǎn)、會(huì)議室準(zhǔn)備、訪客接待等任務(wù)。相比以前常常要為了掃描文件、收文件而頻繁奔走，工作節(jié)奏被打亂，現(xiàn)在更加專(zhuān)注高效了。

遇到工作需要查用文件，小李只需在“貓仔”系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞檢索，文件信息立即一目了然。即使是紙質(zhì)文件，也能通過(guò)系統(tǒng)上錄入的存放位置而快速找到。有一次，業(yè)務(wù)同事急需一份兩年前的合同原件，憑借對(duì)應(yīng)關(guān)鍵詞在“貓仔”中一搜，小李立即查到了存放位置，拿到合同文件給同事，查找文件精準(zhǔn)迅速。

更省心的是，對(duì)于證照、合同效期等重要事項(xiàng)，還能用“貓仔”設(shè)置自動(dòng)提醒。每當(dāng)有證照即將到期或合同需要續(xù)簽時(shí)，“貓仔”都能提醒處理，這讓小李能更從容有序地安排工作，不用擔(dān)心錯(cuò)過(guò)重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

有了會(huì)博通“貓仔”和“龜仔”，文檔管理工作變得井井有條，行政工作也更加高效了！

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