上海智慧檔案展觀察：AI檔案機(jī)器人如何重塑檔案數(shù)字化流程？
第四屆上海智慧檔案展覽會近日落幕，這場盛會吸引了87家參展企業(yè)，線上線下觀眾超過1.87萬人次。在展區(qū)現(xiàn)場，雙驅(qū)動AI檔案編研系統(tǒng)、智能檔案交接機(jī)器人、智慧庫房可視化系統(tǒng)等創(chuàng)新產(chǎn)品成為焦點(diǎn)。
這些技術(shù)正在解決檔案行業(yè)長期存在的痛點(diǎn)：歷史檔案搶救效率低下、數(shù)字化成本高昂、人工操作誤差率高等問題。
一、檔案數(shù)字化的世紀(jì)難題
檔案工作者面臨著雙重挑戰(zhàn)：一方面，大量歷史檔案亟待搶救，時間在酸性紙張的腐蝕中流逝；另一方面，現(xiàn)行文件的數(shù)字化需求呈爆發(fā)式增長。
傳統(tǒng)檔案數(shù)字化流程存在明顯瓶頸。人工掃描錄入速度慢，平均每人每天僅能處理數(shù)百頁；復(fù)雜檔案識別錯誤率高，需要反復(fù)校對；特殊載體檔案如照片、膠片難以高質(zhì)量轉(zhuǎn)化。
上海市檔案局科技信息化處處長康勇坦言：“檔案的編目、鑒定，原先我們花了很大的人力去做，效率不高，效果也不理想。”
2025年智慧檔案展上呈現(xiàn)的AI機(jī)器人技術(shù)，為這些難題提供了全新解決方案。智能機(jī)器人可實現(xiàn)7×24小時無人化運(yùn)作，自行布置多個檔案錄入段，在多個地點(diǎn)同時進(jìn)行數(shù)字化處理。
二、會博通的“數(shù)字魔法師”
在眾多創(chuàng)新技術(shù)中，會博通推出的掃描機(jī)器人“龜仔”也是一款備受關(guān)注的產(chǎn)品。
“龜仔”是會博通推出的智能掃描機(jī)器人產(chǎn)品，其功能設(shè)計聚焦于解決文檔數(shù)字化過程中的核心痛點(diǎn)，通過軟硬件一體化方案實現(xiàn)高效、低門檻的檔案采集。
呼市文旅廣電局的實踐驗證了這一技術(shù)的效能。在使用會博通系統(tǒng)后，該局的歷史檔案數(shù)字化率、檔案利用率都得以提升，游客投訴處理時間縮短。
三、全流程重塑：從采集到智慧管理
AI機(jī)器人的價值不僅限于數(shù)字化采集環(huán)節(jié)，更在于重塑了整個檔案管理流程。
會博通的解決方案覆蓋了檔案全生命周期管理。從多渠道采集（手工錄入、批量導(dǎo)入、接口接收）、規(guī)范化整理（歸檔鑒定、自動歸檔、歸檔編輯）到分類存儲（文件庫、檔案庫、資料庫）和權(quán)限化利用。
安全是數(shù)字化過程中的關(guān)鍵考量。會博通系統(tǒng)采用軍工級技術(shù)，獲得等保三級認(rèn)證。通過SSL加密傳輸、機(jī)器指紋登錄、防擴(kuò)散水印等多重防護(hù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)安全。
貴州金控集團(tuán)下屬貴州省國有資本運(yùn)營公司的案例表明，這種全流程管理能有效整合土地開發(fā)、金融股權(quán)等海量資產(chǎn)檔案，支撐重大民生項目投融資決策。
四未來藍(lán)圖：無人庫房與千年存儲
展會上展示的智慧庫房技術(shù)描繪了檔案管理的未來圖景。運(yùn)輸機(jī)器人避開障礙物將檔案送到參觀者面前，機(jī)械臂從檔案架精準(zhǔn)存取檔案，整個庫房實現(xiàn)“無人化”運(yùn)作。
電子檔案長期保存技術(shù)也取得突破性進(jìn)展。“數(shù)字羅塞塔計劃”展示的電子檔案庫房，采用磁、光、電、膠等多種物理載體組合備份的方式確保數(shù)據(jù)安全。
項目負(fù)責(zé)人楊安榮透露：“最合適的儲存介質(zhì)是石英玻璃，它對環(huán)境沒有任何要求，自然環(huán)境下不需要恒溫恒濕，它依然可以保存幾千年幾萬年。”1
這些技術(shù)創(chuàng)新正推動檔案工作從“被動保存”向“主動活化”轉(zhuǎn)變。檔案不再沉睡于庫房，而是成為支持決策的知識資產(chǎn)和文化傳承的鮮活載體。
五、檔案數(shù)字化實踐
佛山投資集團(tuán)引入會博通檔案管理系統(tǒng)后，年檔案管理成本直降，并獲得“國家級數(shù)字檔案室”稱號。
英德市中醫(yī)院通過會博通檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案有序化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，為醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。這些組織發(fā)現(xiàn)的真相很簡單：當(dāng)檔案從倉庫角落走向數(shù)字空間，歷史不再只是記憶的載體，而成為決策的基石和創(chuàng)新的源泉。
檔案數(shù)字化的真正價值，不在于紙張變?yōu)樽止?jié)的技術(shù)轉(zhuǎn)換，而在于沉睡的記憶被喚醒為活躍的智慧，為未來提供源源不斷的能量。
