檔案管理神器，你的檔案管理軟件可以與OA系統(tǒng)對(duì)接嗎？

一個(gè)好用的檔案管理軟件，必不可缺的一點(diǎn)是什么？小編認(rèn)為，是兼容性。

信息化時(shí)代，企事業(yè)組織在運(yùn)營(yíng)過程中，少不了應(yīng)用各種系統(tǒng)：OA辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)……這些系統(tǒng)就像江湖六大門派一樣，各自獨(dú)立運(yùn)行。儲(chǔ)存在其中的檔案和知識(shí)內(nèi)容，就像各門派獨(dú)立管轄的武功秘籍，難以進(jìn)行整合與共享，形成了一個(gè)個(gè)的信息孤島。

這樣的信息孤島會(huì)帶來很多問題，以某企業(yè)的情況為例：國內(nèi)某大型電力企業(yè)，擁有超過150個(gè)分支機(jī)構(gòu)。其內(nèi)部啟用了獨(dú)立運(yùn)行的OA辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、設(shè)備臺(tái)賬系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)等。而一個(gè)完整的業(yè)務(wù)閉環(huán)往往需要涉及到合同、客戶資料、訂單等模塊，在系統(tǒng)互相獨(dú)立的情況下，許多問題隨之而來：信息需要重復(fù)輸入，造成額外工作量；信息共享不便，增加溝通成本；信息不對(duì)稱，影響業(yè)務(wù)推進(jìn)效率……

那么，企事業(yè)組織該如何解決這類痛點(diǎn)，將獨(dú)立存在于各系統(tǒng)中的文檔、檔案和知識(shí)資源，整合利用起來呢？下面我們就以會(huì)博通綜合檔案管理軟件為例，看看檔案管理軟件該如何通過與OA等系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源的高效整合。

STEP 1：實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)入，系統(tǒng)化管理

會(huì)博通可提供與OA辦公系統(tǒng)、ERP、釘釘、企業(yè)微信等的開放接口，進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)與信息對(duì)接。各系統(tǒng)中產(chǎn)生的合同、圖紙、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料、客戶資料等文件，甚至記錄著組織管理經(jīng)驗(yàn)的審批痕跡，都可以實(shí)時(shí)同步到會(huì)博通系統(tǒng)中，以便進(jìn)一步進(jìn)行管理。

STEP 2：資源整合，知識(shí)化管理

各類文件與知識(shí)內(nèi)容轉(zhuǎn)入會(huì)博通后，通過會(huì)博通獨(dú)有的“歸檔編輯”平臺(tái)，即可完成文件的引入、編輯、歸檔等操作。從而將原本分散的知識(shí)內(nèi)容，統(tǒng)一歸檔為檔案。

同時(shí)，通過會(huì)博通的自定義功能，組織可以自由設(shè)定檔案的管理分類與屬性，如：按照合同、人事、制度等檔案模塊進(jìn)行管理，靈活適應(yīng)管理工作的需要。

會(huì)博通綜合檔案管理軟件就像是各大系統(tǒng)“門派”間統(tǒng)一的“藏經(jīng)閣”，將各系統(tǒng)中的知識(shí)內(nèi)容匯聚到了一個(gè)系統(tǒng)中，即實(shí)現(xiàn)了知識(shí)資源的規(guī)范整合與儲(chǔ)存，亦為后續(xù)的查找與利用提供了便利。

STEP 3：規(guī)范化知識(shí)查找與應(yīng)用

基于前面兩步，各系統(tǒng)中的知識(shí)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化的歸檔與整合。當(dāng)業(yè)務(wù)需要查找或應(yīng)用時(shí)，通過會(huì)博通的搜索平臺(tái)，即可快速進(jìn)行搜索。并且，搜索結(jié)果會(huì)根據(jù)操作者的職能權(quán)限自動(dòng)進(jìn)行處理，讓檔案和知識(shí)資源的應(yīng)用更加規(guī)范。

同時(shí)，會(huì)博通提供了專門的檔案借還功能。通過流程，即可依審批授權(quán)，對(duì)所需檔案進(jìn)行借閱與歸還。系統(tǒng)還提供了檔案利用統(tǒng)計(jì)、歸還提醒等功能，為知識(shí)的共享與管理提供了便利。

企業(yè)案例：檔案管理軟件與OA系統(tǒng)對(duì)接

某大型跨國企業(yè)在華機(jī)構(gòu)，在企業(yè)內(nèi)部部署了OA、PDM、ERP、財(cái)務(wù)管理等專業(yè)化系統(tǒng)。但由于各系統(tǒng)間各自獨(dú)立，積累下的大量知識(shí)與信息內(nèi)容難以進(jìn)行共享與協(xié)作。企業(yè)經(jīng)過多方對(duì)比后，引入了會(huì)博通，實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)的對(duì)接，并集中統(tǒng)一管理文件、合同、資料、檔案等所有知識(shí)內(nèi)容。通過建立面向全企業(yè)的工作搜索平臺(tái)，全國各地的員工都可依權(quán)限和工作需要進(jìn)行搜索。從企業(yè)層面實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的整合與共享，提高了知識(shí)應(yīng)用的效率。

小結(jié)

你的檔案管理軟件可以與OA系統(tǒng)對(duì)接嗎？小編認(rèn)為，一個(gè)好用的檔案管理軟件，應(yīng)該具有高度的靈活性和兼容性，這樣才能滿足實(shí)際工作中復(fù)雜的環(huán)境以及多變的需求。通過應(yīng)用會(huì)博通綜合檔案管理軟件，企事業(yè)組織可以輕松實(shí)現(xiàn)“OA辦公系統(tǒng)+檔案管理”、“企業(yè)微信+檔案管理”、“釘釘+檔案管理”等模式，從而打通知識(shí)資源從生成、管理到再應(yīng)用的全鏈路，促進(jìn)知識(shí)資產(chǎn)的沉淀和增值。