企業(yè)人事檔案如何管理？三個“妙招”供參考

企業(yè)人事檔案管理如何高質(zhì)高效？搭建企業(yè)專屬的人事電子檔案管理系統(tǒng)是幫助企業(yè)解決紙質(zhì)人事檔案管理問題有效和快捷的方法。企業(yè)如何建立人事檔案管理系統(tǒng)，會博通產(chǎn)人事檔案管理系統(tǒng)有三個妙招供參考：

一、 人事檔案資料收集要健全

人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

基本個人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

要確?？梢哉莆諉T工從進入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。

二、 簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

以上就是搭建人事檔案系統(tǒng)的一些建議。數(shù)字化儲存企業(yè)的檔案資料，可以真正有效地簡化人事管理的工作，極大地提高工作效率，為企業(yè)及員工帶來價值，讓企業(yè)人事檔案管理實現(xiàn)智慧化。