建設工程項目檔案管理制度及標準化5個細則

工程項目檔案管理工作直接關系到國計民生！它是項目竣工的依據(jù)、工程質量的憑證以及科學研究和基礎設施等方面的可靠資料，具有重復利用、提供借鑒以及促進創(chuàng)新的重要價值！

工程項目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習慣，讓檔案作為一個工程項目的附屬品，僅僅作為驗收和應付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項目驗收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大等等的問題:

例如：參與單位眾多，難以實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的檔案管理，單獨建設系統(tǒng)不僅標準不一，且成本較高。檔案難以實現(xiàn)實時歸檔，檔案的手工與數(shù)字化耗時長、工作量大。原始資料不齊全、文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大。工程眾多，如一條高速公路多個標段，檔案資料難歸檔等等！

一個單位的檔案是單位工作的真實寫照，它反映了本單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著承前啟后的作用。那么如何做好建設工程項目檔案管理呢?下面，小編給大家整理了相關的項目管理技巧。

建設工程項目檔案管理制度及標準化5個細則

1、明確檔案管理機構及其主要職責。

例如，要確定領導責任制，由企業(yè)辦公室有關負責人全面負責企業(yè)檔案管理工作，由各部門有關負責人負責本部門檔案工作，由監(jiān)督、檢查人員負責文件材料收集及檔案整理工作，并要進一步明確專職檔案員、兼職檔案員、資料員的執(zhí)業(yè)資格和崗位職責。

2、保檔案工作全過程規(guī)范有序管理。

細化資料管理流程，使其更好地反映各管理人員之間工作的銜接、交互、配合情況，做到無漏洞、無遺失，確保檔案工作全過程得到規(guī)范有序管理。各管理人員要依據(jù)資料管理制度和資料管理流程填寫好各自工作中形成的資料目錄和內容，以避免施工資料與工程進度不同步的情況，從而保證施工資料及時、有序地得以收集。企業(yè)離職人員中涉及兼職檔案員、資料員的，在離職時必須經(jīng)由檔案員簽字方可辦理離職手續(xù)。

3、建筑工程檔案完善歸檔分類方案。

要完善歸檔分類方案，確立包括綜合類、工程項目類、人事類、會計類等類別文件材料的歸檔范圍，具體分類要結合企業(yè)組織架構和實際經(jīng)營情況進行細分。歸檔分類方案不宜過于煩瑣，檔案管理的關鍵在于利用，只要能確保在最短時間內查詢到有關檔案，這樣的分類方案就是實用的。一般情況下，可將建筑工程檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、黨群管理類、合同類、會計類、特殊載體類、實物類、人事類、工程類等。

4、強化檔案移交歸檔細則要求。

要強化歸檔要求。為確保嚴格遵守檔案保管期限和歸檔時間規(guī)定，專職檔案員要定期開展指導、巡查。企業(yè)有關部門要對每年度各部門文件歸檔情況進行公示，文件移交質量和進度可考慮與績效掛鉤。所有兼職檔案員和資料員向辦公室移交檔案時必須要制定統(tǒng)一的文件目錄，確保文件完整齊全。在移交過程中，雙方要填制《檔案移交清冊》，由檔案管理員對移交的檔案進行質量檢查。

5、細化檔案借閱制度及歸還流程。

要完善檔案借閱制度，細化檔案借閱流程。檔案員對借閱手續(xù)審核完畢后，必須進行紙質和電子登記。紙質登記需由經(jīng)辦人簽字，并注明歸還日期，檔案員應在歸還日期前后進行催還。對于資料員的日常借閱，企業(yè)要制定借閱登記單、登記簿，也要確保登記單、登記簿的紙質版和電子版同步保存。