智能化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當具備的功能

新修訂的《中華人民共和國檔案法》2021年1月1日已經(jīng)開始實施，提高檔案信息化建設(shè)的水平，是此次檔案法修訂的重要目標。由于檔案管理是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，采用的檔案管理系統(tǒng)除了檔案的錄入、查閱、交換、利用等常規(guī)功能，還應(yīng)當充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)籌管理、自動化、智能化的優(yōu)勢，幫助檔案管理機構(gòu)大幅度提升檔案處理的效率，最大化地發(fā)揮檔案利用的效能。

智能化的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備哪些突出特點？

智能化檔案管理系統(tǒng)可以充分發(fā)揮計算機和網(wǎng)絡(luò)通信的自動化、智能化的特征，在各種需要大量重復(fù)手工處理的錄入、歸檔等環(huán)節(jié)能夠大幅度提高工作效率，減少乃至于避免人工因素產(chǎn)生的誤差。對于檔案管理的專業(yè)性規(guī)范化的要求，可以通過軟件系統(tǒng)嚴格的權(quán)限設(shè)置、檔案借閱手續(xù)、流程管控等方法保障檔案和信息的安全。還可以借助各類智能外設(shè)提高實體檔案的自動化管理，降低人員配置和專業(yè)化素質(zhì)不足等因素對檔案的規(guī)范化管理產(chǎn)生的可能影響。

智能化可以極大提高檔案錄入的效率

檔案庫主要管理包括紙質(zhì)檔案在內(nèi)的實體檔案材料，這些原始材料經(jīng)過紙質(zhì)檔案的電子化加以電子文件形式保存，才能借助檔案管理系統(tǒng)進行在線查詢和借閱。借助掃描儀、高拍儀等輸入設(shè)備實現(xiàn)大批量采集圖片和文件資料，可以極大地提高數(shù)據(jù)錄入的速度和準確性。

此外，通過的專用接口，會博通檔案管理系統(tǒng)能夠跨系統(tǒng)采集多個來源的文檔信息，與辦公自動化（OA）、ERP、財務(wù)等軟件系統(tǒng)無縫集成，實現(xiàn)多來源信息的采集和自動歸檔。而對于大批量的電子文檔數(shù)據(jù)，則可以利用Excel表格批量導(dǎo)入電子文檔和元數(shù)據(jù)，并依據(jù)設(shè)定的條件進行自動歸檔。

借助AI識別轉(zhuǎn)化格式文檔，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行全文搜索

會博通檔案管理系統(tǒng)提供了多種模板可以對各類證件進行識別，包括不同發(fā)票格式的識別，各銀行回單的識別，以及條形碼、二維碼的識別。還可以對公文、合同、委托書等格式文檔進行識別，將整頁的圖形文字轉(zhuǎn)化為信息容量更大的文本信息。

按照大數(shù)據(jù)存儲和利用的思路，用戶可以對系統(tǒng)內(nèi)管理的所有知識內(nèi)容實行標簽化管理，自定義文檔內(nèi)容的屬性標簽，以便于知識內(nèi)容的快捷查找。對于所有經(jīng)過OCR文本識別轉(zhuǎn)化過的文本文檔信息，可以通過強大的全文搜索功能對知識庫進行關(guān)鍵詞全文搜索，以得到更為全面而精確的搜索結(jié)果。

智能化能讓檔案管理更規(guī)范，更便捷

利用會博通檔案管理系統(tǒng)自帶的常規(guī)流程模板和用戶自定義的流程模板，文檔可以與業(yè)務(wù)流程協(xié)同流轉(zhuǎn)，在實現(xiàn)協(xié)同工作和文件修改、審批的辦公流程的同時，文檔本身也將形成最終的版本并歸檔入庫。

會博通檔案管理系統(tǒng)能夠連接外設(shè)對檔案借閱人員的身份證進行識別，快速校驗用戶信息，判斷該用戶是否具備借閱權(quán)限，令檔案借還的過程非?？旖莺啽?。

此外，會博通的檔案庫房管理可根據(jù)庫房規(guī)模和檔案密集架的實際布局情況配置虛擬庫房，全面支持分區(qū)、列、組、排、層管理。用戶既可以在虛擬庫房中查看對應(yīng)位置的電子檔案，也可以在查看電子檔案信息的時候，獲取到對應(yīng)實體檔案的存放位置。

借助軟硬件技術(shù)確保檔案安全