數(shù)字化轉型浪潮下的企業(yè)檔案信息化管理
2022/9/23 0:00:00 來源： 作者：小博 瀏覽量： 1
最近幾年，我們頻繁提及一個詞：數(shù)字化轉型。究竟什么是企業(yè)的數(shù)字化轉型？由中國數(shù)字化聯(lián)盟發(fā)布等的《2021數(shù)字化轉型白皮書》中指出，數(shù)字化轉型的本質(zhì)，是通過數(shù)字技術和數(shù)字算法先行切入企業(yè)業(yè)務流，形成智能化閉環(huán)，使得企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營全過程可度量、可追溯、可預測、可傳承，重構了質(zhì)量、效率、成本的核心競爭力。
企業(yè)數(shù)字化轉型，涉及方面非常多，需要從認知到戰(zhàn)略、從組織與文化到每個企業(yè)成員的行為上作出轉變。檔案信息化管理作為知識沉淀、流轉、應用的核心，在企業(yè)數(shù)字化轉型戰(zhàn)略中起著至關重要的作用。
數(shù)字化轉型浪潮下的企業(yè)當心信息化管理，具備那些哪些特征？檔案管理軟件應該如何規(guī)劃發(fā)展？會博通產(chǎn)品戰(zhàn)略研究小組，在內(nèi)部呈現(xiàn)了如下匯報。
01了解企業(yè)檔案業(yè)務應用場景是關鍵
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。對于企業(yè)來說，它生產(chǎn)于各個部門、同時也服務于各個部門，是企業(yè)進行一系列活動不可或缺的依據(jù)材料。
具體來說，檔案在企業(yè)發(fā)展的過程中具有如下作用。第一是憑證和依據(jù)作用。完整豐富的企業(yè)檔案對宣傳企業(yè)具有很強的說服力。檔案資料的齊全、準確為企業(yè)各項發(fā)展提供堅實有力的支持。第二是具有重要的存史作用。檔案能夠較全面、真實、系統(tǒng)地反映企業(yè)發(fā)展過程的各個環(huán)節(jié)，詳細地記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的方方面面，為企業(yè)編史修志奠定了堅實的基礎。第三是服務生產(chǎn)建設的作用。就企業(yè)而言，擁有完整的科技檔案，科研、生產(chǎn)、建設活動就可以有序的、高效率地進行。第四是決策生產(chǎn)指導工作的重要依據(jù)。這要求企業(yè)檔案要能夠較全面、真實、系統(tǒng)地反映企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，詳細地記錄企業(yè)的組織機構沿革、領導人的任免、企業(yè)的規(guī)模、人員的構成、生產(chǎn)任務的完成情況等；第五是傳播企業(yè)文化的作用，記錄著企業(yè)歷史的檔案能充分反映出企業(yè)文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業(yè)文化底蘊，對鼓舞員工士氣、激發(fā)員工熱情，增強員工對企業(yè)榮譽感、信任感、自豪感，有著非同尋常的作用。
檔案信息化應用要推動企業(yè)數(shù)字化轉型發(fā)展，必須要與以上這些應用需求與場景充分結合。會博通針對企業(yè)當中的多場景檔案管理應用需求，采取的是模塊化的產(chǎn)品策略，用豐富的模塊化應用，充分承接企業(yè)的檔案信息化管理需求。
02提質(zhì)增效是檔案信息化管理的必然選擇
在傳統(tǒng)的檔案管理當中，我們考慮如何做好檔案工作，就要考慮投入多少名員工，這些員工不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要了解企業(yè)的業(yè)務模式。當數(shù)字技術嵌入后，檔案實現(xiàn)信息化管理，檔案管理工作變得更為便捷，更為高效，一臺電腦，一個人員就可以管理整個公司的檔案。
會博通對于這種具有較強的提質(zhì)增效效果的檔案信息化管理模式，稱為企業(yè)的“云端資料室”。通過將檔案上云，企業(yè)當中的每個成員都可以隨時隨地對檔案進行智能化存取。檔案存取方式直接采用的是面向對象的管理模式，誰有需求誰操作，幾乎不需要額外投入人力管理。所有操作都在安全的保障體系下進行。SSL網(wǎng)絡加密傳輸、數(shù)字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴密守護檔案安全。
03促進交流是挖掘檔案價值的有效路徑
彼得·德魯克說“知識是一種能夠改變某些人和事物的信息，這既包括了使信息成為行動的基礎方式，又包括了通過對信息的運用使某個個體（或機構）能力進行改變或進行更為有效的行為方式”。對于企業(yè)而言，企業(yè)文化是隱性知識，它決定了企業(yè)的決策風格、激勵方式、是企業(yè)能否取得成功的關鍵要素。
從這一層面上來看，檔案信息化管理應用應以企業(yè)知識樞紐的形式存在。然而，在我們?nèi)粘９ぷ髦兴佑|到的，更多的是可以通過正式語言或媒介傳播的知識。對于內(nèi)心知道但無法轉換成語言的經(jīng)驗性、身體性的知識卻很少關注。
會博通為促進企業(yè)隱性知識的積淀，為企業(yè)提供了多種交互性功能。比如在線交流、咨詢臺、論壇中心、微博等等。這屬于企業(yè)內(nèi)部的交流體系，相比于外部應用而言，工作的聚焦屬性更強、內(nèi)容更為精準、安全性也更高。
據(jù)普華永道發(fā)布的數(shù)字化指數(shù)調(diào)查顯示，在全球范圍內(nèi)，明確將數(shù)字化融入企業(yè)戰(zhàn)略的企業(yè)高達70%；在中國范圍內(nèi)，將數(shù)字化融入戰(zhàn)略的企業(yè)達到88%?？梢姡袊蟛咳似髽I(yè)，都加開始了數(shù)字化進程。這些企業(yè)數(shù)字化實踐及其所取得的成效，引發(fā)了眾多企業(yè)追隨，同時也給大部分企業(yè)帶來了數(shù)字化的壓力。這些壓力時刻提醒著企業(yè)管理者，如果企業(yè)無法完成數(shù)字化轉型，也就意味著被這個時代淘汰。
在數(shù)字化轉型的踐行上，不少企業(yè)在數(shù)字化轉型上投放了大量資源，也進行了各種自我學習的努力，但效果依然不如人意。數(shù)字化轉型這盤棋很大，究竟如何布局？面對眾多的不確定性，我們的建議是找到那些相對確定性的方向，比如檔案信息化管理、知識管理，使之成為企業(yè)信息化轉型扎根、賦能的力量之源。
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