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如何穿越不確定性？檔案數(shù)字化或許是企業(yè)必備的“護城河”

2022/11/23 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博瀏覽量： 733

不確定性，大概是這兩年大家聊的最多的話題。如何穿越不確定性？如何找回我們熟悉的“安全感”？如何在不確定里，尋找新機會，實現(xiàn)彎道超車？我們都在追問，答案是什么，劉潤在2022年度演講上給出了回答，簡要概括就是：把公司戰(zhàn)略鎖死在不可逆轉趨勢的延長線上。

作為研發(fā)檔案數(shù)字化軟件的企業(yè)，我們也在想檔案管理如何幫大家穿越不確定性，成為確定性，構筑安全發(fā)展的“護城河”？

01擁抱確定性的“檔案數(shù)字化”政策

2021年1月1日起實施，也就是現(xiàn)行的《檔案法》，在舊版《檔案法》的基礎上新增了檔案信息化建設內容。

該部分內容就明確提及：應將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字化成果等檔案資源的安全保存和有效利用；國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的，應當對檔案原件妥善保管。

新檔案法實施以來，各地紛紛開展檔案數(shù)字化工作：湖北通報檔案館數(shù)字化工作情況、福建開展集中約談推進館藏檔案數(shù)字化、安徽肥西積極推進公安檔案數(shù)字化工作……擁抱確定性的檔案數(shù)字化政策，已成大勢所趨。

02檔案數(shù)字化的意義在何處？

除了政策要求外，檔案數(shù)字化究竟有何意義？是否能成為企業(yè)發(fā)展、社會發(fā)展的“護城河”？會博通結合今年推進的檔案數(shù)字化項目，與針對性人物訪談總結出一下幾點肉眼可見的檔案數(shù)字化給我們帶來的好處：

1）用電子檔案取代部分實體檔案進行查閱、流轉，可以保護檔案原件。

2）數(shù)字化副本異地保存，可以使檔案在出現(xiàn)自然災害情況下免遭毀滅性破壞。

3）一份檔案可以以數(shù)字化形式同時給多個利用者，實現(xiàn)資源共享。

4）數(shù)字化檔案可通過網(wǎng)絡傳輸，能異地調閱利用，擴大檔案的利用空間。

5）檔案數(shù)字化后，通過系統(tǒng)，利用者可隨時依權限利用檔案，延長檔案利用時間。

6）數(shù)字化檢索方式，可縮短檔案檢索時間，提高檔案利用率。

7）無紙化操作也更有利于環(huán)保，也可同步減少財務支出。

8）檔案數(shù)字化可以減緩實體檔案庫房壓力，節(jié)省保管費用。

03用檔案數(shù)字化構建企業(yè)“護城河”

企業(yè)檔案，指的是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的綜合，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物質共贏、財務管理等等，某種程度上說，企業(yè)檔案的豐富程度，標志著企業(yè)的內在潛力和發(fā)展后勁。

在發(fā)展不確定的當下，環(huán)境在變、成員在變、用戶在變，企業(yè)如何讓自己成為巨大洪流中的確定性，我們想檔案管理也許就是大家可以構筑、可以夯實的那條“護城河”，因為檔案不僅具有憑證作用，可以幫助大家規(guī)避很多法律風險，也是我們不斷發(fā)現(xiàn)周期性發(fā)展規(guī)律，幫助我們走得更穩(wěn)的高價值資料。

在不確定的時代，檔案數(shù)字化或許是企業(yè)必備“護城河”，這條河，會博通和您一起修筑。

會博通檔案管理系統(tǒng)集檔案收集、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案編研、檔案利用等全生命周期應用于一體，確保企業(yè)檔案在任何環(huán)節(jié)都能得到科學、規(guī)范、安全的保障與管控，可有效提升企業(yè)經(jīng)營運轉效率，助力企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營、永蓄發(fā)展。

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