會(huì)博通企業(yè)合同檔案管理解決方案
2022/12/5 0:00:00 來(lái)源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 839
企業(yè)合同檔案管理是合同履行情況的文字記錄，具有憑證性作用，妥善保管合同檔案是合同檔案制度的重要組成部分，也是有效化解商業(yè)矛盾，維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益的有效舉措?？茖W(xué)的合同檔案管理機(jī)制與體系，有利于調(diào)動(dòng)檔案管理部門(mén)高效管檔、便捷合同檔案的歸檔、借閱、利用，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)高效能運(yùn)轉(zhuǎn)。
痛點(diǎn)1：合同檔案資料收集不全
檔案工作人員在收集檔案的過(guò)程中，注意力容易集中在上級(jí)材料、結(jié)果材料的收集，而忽略過(guò)程材料的收集。現(xiàn)階段，企業(yè)對(duì)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開(kāi)發(fā)利用工作沒(méi)有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)僅對(duì)合同文本進(jìn)行管理，與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書(shū)、承諾書(shū)、擔(dān)保書(shū)、資質(zhì)證明書(shū)、鑒證書(shū)、公證書(shū)、合同變更、終止文件材料及合同的調(diào)解書(shū)、判決書(shū)、執(zhí)行書(shū)、會(huì)議紀(jì)要等文件，尚未進(jìn)行整理歸檔。
會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持多人員依權(quán)限管檔。各環(huán)節(jié)合同資料不論流轉(zhuǎn)于OA、ERP，還是財(cái)務(wù)、企業(yè)微信等第三方系統(tǒng)，都可直接交由一線人員按照權(quán)限歸檔。合同前期談判文件、合同審批文件、意向書(shū)、承諾書(shū)、擔(dān)保書(shū)、資質(zhì)證明書(shū)等可與主合同簽訂文件“綁定”為統(tǒng)一整體，進(jìn)行集合歸檔。
大多數(shù)企業(yè)，并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職人員對(duì)內(nèi)部文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范和負(fù)責(zé)。因此，包括合同檔案在內(nèi)的大部分文件，由于執(zhí)行人員不同，容易出現(xiàn)書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、內(nèi)容五花八門(mén)、格式雜亂、合同編號(hào)重復(fù)出現(xiàn)等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致合同檔案后續(xù)的查閱、利用價(jià)值大打折扣。
會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持線上合同起草功能。使用該功能，用戶(hù)只需要在填寫(xiě)基礎(chǔ)的屬性信息，便可一鍵套用合同檔案內(nèi)容模板，直接生成合同文件。合同文件生成后，為確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，會(huì)經(jīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批過(guò)的合同，才能進(jìn)入合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，最大限度確保了合同的規(guī)范性。
痛點(diǎn)3：履約進(jìn)度無(wú)法掌控
合同簽訂時(shí)長(zhǎng)，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容，長(zhǎng)短不一。有的簽訂1個(gè)月、有的簽訂1年，有的簽訂2年。要了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，了解合同是否履約完畢，有多少合同正在執(zhí)行中是必不可少的一環(huán)。但目前大多數(shù)企業(yè)對(duì)于合同進(jìn)度的掌控，還比較依賴(lài)人工。
會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)，為方便企業(yè)合理規(guī)劃資源、提高履約質(zhì)量、增加客戶(hù)粘性，為企業(yè)主提供了合同檔案到期提醒功能。履約結(jié)束，系統(tǒng)將自動(dòng)以短信或郵件等信息提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人，以便做好后續(xù)服務(wù)和業(yè)務(wù)拓展。提醒頻次與提醒方式，可根據(jù)實(shí)際情況自由選擇。
痛點(diǎn)4：合同檔案利用不便
合同檔案隨著企業(yè)發(fā)展不斷積累，想要從堆積如山的合同檔案中找到所需檔案，不僅需要層層審批，還要進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)查找。檔案找到后，直接利用，又容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案損壞、分享不安全不方便等局限。
會(huì)博通企業(yè)合同檔案管理系統(tǒng)，為用戶(hù)提供根據(jù)工作職能與授權(quán)的高速搜索引擎，只需在搜索框中，輸入關(guān)鍵字點(diǎn)擊搜索，便可以快速找到所需檔案。
合同檔案文件匹配紙質(zhì)檔案關(guān)鍵信息，點(diǎn)擊查看，便可輕松查找。同時(shí)也可利用封裝檔案信息的二維碼，將合同檔案分享給需要的同事。被分享的合同檔案可同步限制水印、查閱時(shí)間，是否可打印等操作。
痛點(diǎn)1：合同檔案資料收集不全
檔案工作人員在收集檔案的過(guò)程中，注意力容易集中在上級(jí)材料、結(jié)果材料的收集，而忽略過(guò)程材料的收集。現(xiàn)階段，企業(yè)對(duì)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開(kāi)發(fā)利用工作沒(méi)有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)僅對(duì)合同文本進(jìn)行管理，與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書(shū)、承諾書(shū)、擔(dān)保書(shū)、資質(zhì)證明書(shū)、鑒證書(shū)、公證書(shū)、合同變更、終止文件材料及合同的調(diào)解書(shū)、判決書(shū)、執(zhí)行書(shū)、會(huì)議紀(jì)要等文件，尚未進(jìn)行整理歸檔。
（會(huì)博通系統(tǒng)：多平臺(tái)檔案一鍵轉(zhuǎn)存）
會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持多人員依權(quán)限管檔。各環(huán)節(jié)合同資料不論流轉(zhuǎn)于OA、ERP，還是財(cái)務(wù)、企業(yè)微信等第三方系統(tǒng)，都可直接交由一線人員按照權(quán)限歸檔。合同前期談判文件、合同審批文件、意向書(shū)、承諾書(shū)、擔(dān)保書(shū)、資質(zhì)證明書(shū)等可與主合同簽訂文件“綁定”為統(tǒng)一整體，進(jìn)行集合歸檔。
大多數(shù)企業(yè)，并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職人員對(duì)內(nèi)部文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范和負(fù)責(zé)。因此，包括合同檔案在內(nèi)的大部分文件，由于執(zhí)行人員不同，容易出現(xiàn)書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、內(nèi)容五花八門(mén)、格式雜亂、合同編號(hào)重復(fù)出現(xiàn)等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致合同檔案后續(xù)的查閱、利用價(jià)值大打折扣。
（會(huì)博通系統(tǒng)：合同審核流程展示）
會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持線上合同起草功能。使用該功能，用戶(hù)只需要在填寫(xiě)基礎(chǔ)的屬性信息，便可一鍵套用合同檔案內(nèi)容模板，直接生成合同文件。合同文件生成后，為確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，會(huì)經(jīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批過(guò)的合同，才能進(jìn)入合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，最大限度確保了合同的規(guī)范性。
痛點(diǎn)3：履約進(jìn)度無(wú)法掌控
合同簽訂時(shí)長(zhǎng)，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容，長(zhǎng)短不一。有的簽訂1個(gè)月、有的簽訂1年，有的簽訂2年。要了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，了解合同是否履約完畢，有多少合同正在執(zhí)行中是必不可少的一環(huán)。但目前大多數(shù)企業(yè)對(duì)于合同進(jìn)度的掌控，還比較依賴(lài)人工。
（會(huì)博通系統(tǒng)：合同檔案到期提醒自由設(shè)定）
會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)，為方便企業(yè)合理規(guī)劃資源、提高履約質(zhì)量、增加客戶(hù)粘性，為企業(yè)主提供了合同檔案到期提醒功能。履約結(jié)束，系統(tǒng)將自動(dòng)以短信或郵件等信息提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人，以便做好后續(xù)服務(wù)和業(yè)務(wù)拓展。提醒頻次與提醒方式，可根據(jù)實(shí)際情況自由選擇。
痛點(diǎn)4：合同檔案利用不便
合同檔案隨著企業(yè)發(fā)展不斷積累，想要從堆積如山的合同檔案中找到所需檔案，不僅需要層層審批，還要進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)查找。檔案找到后，直接利用，又容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案損壞、分享不安全不方便等局限。
（會(huì)博通系統(tǒng)：合同檔案一鍵搜索）
（會(huì)博通系統(tǒng)：精準(zhǔn)搜索檔案）
合同檔案文件匹配紙質(zhì)檔案關(guān)鍵信息，點(diǎn)擊查看，便可輕松查找。同時(shí)也可利用封裝檔案信息的二維碼，將合同檔案分享給需要的同事。被分享的合同檔案可同步限制水印、查閱時(shí)間，是否可打印等操作。
會(huì)博通合同檔案管理軟件，用智能化應(yīng)用，讓合同檔案管理更全面、更規(guī)范、更實(shí)時(shí)，暢通合同檔案利用通道，讓合同文檔真正沉穩(wěn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的“壓艙石”。
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