證照竟然可以這樣管理！后悔沒有早知道

一個規(guī)范的企業(yè)，所擁有的經營證照、資質證書、資格證書、發(fā)明專利、與資質有關的個人證件等證照成千上萬，這些證照都是企業(yè)實力的重要體現(xiàn)。因管理不善，經常會出現(xiàn)過期而不自知、查找困難、借還不知去向等尷尬情況，如何有效管理、快速維護好這些證照，為企業(yè)的生產經營活動提供及時高效的證照管理服務，已是擺在企業(yè)面前的一項非常緊迫且重要的工作。

證照方面普遍存在一些共性的問題，例如：

如何對證照進行分類？

如何根據(jù)使用部門的職責職能劃分證照的使用權限？

怎樣管理可以使我們能快速的查閱或存取證照，又不會造成不知去向等問題？

怎樣的應用方式能保障證照的使用安全？

……

其實很多企業(yè)都非常清楚以上的問題，紛紛出臺管理制度，以求實現(xiàn)規(guī)范化的證照管理：

1、  證照及資料由專人負責統(tǒng)一保管

1）  證照保管、登記、備案。保管所有證照避免丟失或損壞，如出現(xiàn)立刻向主管領導報告，并及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)，同時追責相關責任。

2）  負責各種證照的申報、登記、變更、年檢、延期、注銷等工作，規(guī)定時間內完成證照年審、變更、延期

2、  證照的使用管理

1）  借閱、借用、復印證照資料的登記，填寫《證照領用、歸還登記表》寫明事由及擬用證照資料名稱、歸還期限等，并經上級同意的簽名或流程郵件，再去相關部門辦理手續(xù)。

2）  僅憑主管領導簽批《證照領用、歸還登記表》辦理借用、借閱、復印等業(yè)務，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。

3）  凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應請延期，手續(xù)與上訴1相同重新申請。

4）  確保證照借用、歸還登記的及時性和完整性，并及時追蹤證照使用情況。

3、  不許擅自使用公司的證照進行各種擔保

4、  電子檔件的保存和對外使用規(guī)范。

5、  因人員的調動、離職等，必須嚴格交接轉移手續(xù)，做好相應的交接工作和交接表格。

6、  沒有按以上的管理制度或保管不善、文件的損壞、丟失等承擔相關的責任（至于什么相關的責任小編我就不細說了，這么傷心就不提了）

制度是有了，但怎么去實行？怎么去分類？怎么查詢？怎么保管等？

空有制度，落實不了的情況還少嗎？

來讓小編給您出幾招：

怎么實現(xiàn)適合企業(yè)的證照管理分類？

企業(yè)可以根據(jù)管理需要及實際情況，按證照的性質、類型，或者按公司的管理部門自由定義分類。所以，每個公司都可以自已定義符合自己的證照管理分類方式，例如某集團先按照經營單位（總公司、分公司和分支機構）為大類，再按證照性質分為基礎類證照、生產經營類證照、資產權益類、項目許可類等證照分類。

可以自由分類才是王道，每個企業(yè)的證照應用場景都有所區(qū)別，自由的分類才可以完全匹配到實際的管理要求。

怎么實現(xiàn)規(guī)范化的證照管理？

第一，我們要定義證照的相關屬性。例如：證照編號、責任人、發(fā)證機關、狀態(tài)、有效期、存放位置等。這些都是證照的重要信息，除了可以定義信息的性質之外，還能幫助我們更快地找到對應內容，也能為后續(xù)的統(tǒng)計、分析提供支撐。

另外，不同性質的證照，其陳列和保管方式也會不一樣，如營業(yè)執(zhí)照，需要懸掛在企業(yè)辦公場所的顯要位置，而房產證等資產性證件則可能是存放于保險柜中，通過系統(tǒng)不但可用文字標示存放位置，也可以圖示化的方式體現(xiàn)存放地點。

第二，證照的分類與屬性的自定義，幫助企業(yè)實現(xiàn)了管理不同類型、來源、性質證照的目的，但是，證照是會日益增加的，所以，每一份證照都應該設置多個提醒事項，用于證照年檢、換證、延期等工作的提醒。如下圖所示：

第三，對重要的證照文件按職責職能劃分權限，配置組織、部門、個人或者是來訪者的權限限制，這是對證照的又一重安全管理。

怎么智能管理證照可以既安全又高效？

搜索平臺快速定位企業(yè)證照

我們可以通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，通過搜索平臺，更快更精準地找到我們所需要的證照。但是，有一個需要非常注意的地方，就是要確定好權限的邊界，搜索結果必須遵循設定好的權限。

借閱與歸還的可流程化處理，準確記錄證照的利用情況

各個分支機構、下屬公司或是部門，這么多的證照使用人員，證照的在庫情況，借出了在誰手上，借閱歸還的情況是怎樣的，如果單單依靠人工管理，時間一長就不知去向了。因此，企業(yè)應該按實際管理規(guī)定制定借閱、借用、復印證照的標準化流程。

借用時，只需要把搜索出來的證照，像把商品添加到購物車中一樣，勾選證照即可放入收納盒，并發(fā)起對應證照借閱申請，滿足借用人對紙質證照的借閱或借用、電子證照的臨時借閱以及復印/打印件的借用需求。

在申請流程中，可以套用根據(jù)企業(yè)管理制度，自定義設計的表單以及流程模板，不同密級的證照還可以自動匹配不同的批準人或申請流程，申請人、借閱清單、歸還日期、借閱用途等申請信息自動獲取，并自動記錄借出與歸還的時間節(jié)點，管理人員可以通過圖表形式，實時查看證照庫存，以及證照利用情況，記錄清晰，隨時追溯。

方便組合的安全機制，能讓企業(yè)證照得以安全的利用。

為了更好的保障證照的使用安全，在系統(tǒng)層面，應該支持SSL證書，高權限用戶應該限定終端登錄，強密碼、登錄鎖定等登錄安全策略不可或缺，每一次的操作痕跡都應該記錄下來，如有變更，老版本應作為歷史版本保存，預覽電子證照時，須加注帶有用戶名稱和時間的屏幕水印，防止惡意擴散，借閱打印件時應該加注打印水印，限定證照的使用用途。

最后小編要自豪說句，有了以上科學化的分類、標準化的流程、數(shù)字化的統(tǒng)計、多重化的安全控制，還需要擔心因空有制度、或管理和使用不規(guī)范導致的“那些”相關責任而憂傷嗎？