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企業(yè)文檔管理系統(tǒng)借閱流程全解讀,你都get了嗎?

2018/12/3 0:00:00       來源:        作者:譚卓之       瀏覽量:  1

        文檔是企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展痕跡的重要載體,是企業(yè)實力的體現(xiàn),是幫助未來提升產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量、促進創(chuàng)新的主要借鑒材料。但是,因為歷史原因,很多成果內(nèi)容都以紙張為載體,借還不方便,查閱都要翻查很長時間,如果管理不善,經(jīng)常會出現(xiàn)資質(zhì)過期不得而知、查找困難、借還不知去向等尷尬情況,如何有效管理、正確維護好企業(yè)文檔,定制一套符合管理需要的借還管理與利用機制,是規(guī)范化、標準化企業(yè)文檔管理的關(guān)鍵,今天小編就為大家介紹一款知識管理系統(tǒng)的詳細借閱流程,看看五百強企業(yè)的文檔管理是怎么做的!

 

步驟一:

打開綜合知識管理系統(tǒng),通過在線搜索即可全站檢索相關(guān)資料。

 

根據(jù)工作職能與授權(quán)在線搜索關(guān)鍵詞,相關(guān)資料以列表的形式在下方呈現(xiàn),有閱讀權(quán)限的用戶可在線預(yù)覽每份文件的詳細內(nèi)容(可加注標注用戶名、時間等內(nèi)容的防擴散水印)。用戶可多次搜索,批量勾選所需文件放進類似于購物車的文件收納盒中,即可對應(yīng)發(fā)起借用申請(借用申請可自定義配置表單與流程步驟,不同密級的文件亦可對應(yīng)匹配不同的申請步驟)。

步驟二:

用戶提交申請后即進入借閱流程,形成借閱申請單,選擇了借用類型(電子版/紙質(zhì)版/復(fù)印件)后,即可進入審批。

借用流程分為三種借用類型:

電子檔文檔:經(jīng)審批后,用戶即可根據(jù)權(quán)限,在借用申請的文件清單中在線查閱到了設(shè)置好的歸還時間,系統(tǒng)即會自動提交,并且記錄借用與歸還信息,方便匯總與統(tǒng)計。

 

原件或打印件:借用人可以根據(jù)流程步驟,通過經(jīng)辦人員,在線下取、閱,系統(tǒng)會在流程流轉(zhuǎn)當中,自動記錄文檔借還痕跡

       借用流程除了實現(xiàn)規(guī)范化的借還手續(xù)之外,還會自動記錄借還信息,全面把控文件的出入管理,對文件的借閱痕跡利用情況進行匯總與統(tǒng)計,可隨時追溯與管控。

        有了以上規(guī)范化、標準化的文檔借閱和歸還管理流程,借閱流程、借還信息一目了然,小編再也不用擔(dān)心文檔不知去向、管理分散等問題了。如果大家還有不理解的,歡迎在線咨詢我們的官網(wǎng)小美眉哦。

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