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餐飲行業(yè)檔案管理軟件解決方案幫企業(yè)提高辦公效率
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用普及，越累越多的企事業(yè)單位、企業(yè)在其日常辦公中的信息管理、檔案管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、物料管理等工作均實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，就如餐飲行業(yè)檔案管理系統(tǒng)為餐飲檔案及資料的管理提供了便捷的手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化管理的前提條件必須是檔案的本身需要以機(jī)讀文件的形式存在，餐飲檔案信息自動(dòng)化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的應(yīng)用方式具有明顯的差異。
檔案信息化建設(shè)，很多企業(yè)、事業(yè)單位各種組織主要依托于檔案管理系統(tǒng)采取統(tǒng)一存儲(chǔ)管理模式，不同類型載體的檔案資源都可以轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字化的信息予以安全保存，既可實(shí)現(xiàn)資源信息共享的要求，也能改善了檔案管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，降低了管理工作的壓力與負(fù)擔(dān)，有效推動(dòng)了社會(huì)分工的進(jìn)步與發(fā)展。
這些年來(lái)，國(guó)內(nèi)檔餐飲行業(yè)檔案管理軟件事業(yè)在行業(yè)上確實(shí)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案管理事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)保密檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問(wèn)題日益突顯：傳統(tǒng)方式下，保密檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。
眾所周知，檔案資料是所有企事業(yè)單位的知識(shí)財(cái)富與價(jià)值資源。早期的做法是采用紙張資料保存檔案，這樣不僅會(huì)消耗大量人力物力，更易受職員流動(dòng)與環(huán)境變化而導(dǎo)致?lián)p壞、丟失，篡改、無(wú)法完整、長(zhǎng)期的保存。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化的改革，現(xiàn)已擁有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)、有效的手段與工具，可把檔案完整的保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，不僅省時(shí)省力，而且操作方便、安全性高。
目前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題：
檔案無(wú)法統(tǒng)一收集：文檔眾多、類型各異，散落存儲(chǔ)在公司職員各個(gè)電腦上，需要查找調(diào)閱時(shí)東奔西跑，非常不便。
檔案管理安性低：公司職員離職或調(diào)崗后，項(xiàng)目的整體方案資料可能會(huì)丟失、外泄，嚴(yán)重威脅到文檔安全。
檔案外發(fā)風(fēng)險(xiǎn)大:公司職員可以不經(jīng)過(guò)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，將內(nèi)部重要文件外發(fā)給客戶。
檔案量大難管理：難數(shù)量龐大的文檔資料急切需要實(shí)現(xiàn)組織、歸檔、分類、檢索與查閱。
餐飲行業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)解決方案
1、現(xiàn)實(shí)檔案智能采集：自動(dòng)歸檔、四性檢測(cè)、檔案檢索、檔案借還、檔案移交、檔案銷毀的全生命周期管理。
2、覆蓋各種檔案類型：符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，可對(duì)檔案全宗、類型、屬性實(shí)現(xiàn)自定義配置，全面實(shí)現(xiàn)各類型實(shí)體與電子檔案一體化管理。
3、多項(xiàng)自動(dòng)采集方式：與掃描設(shè)備、OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、即時(shí)通信工具（釘釘、企業(yè)微信等）無(wú)縫連接，實(shí)時(shí)歸檔。
4、多重安全機(jī)制策略：系統(tǒng)根據(jù)客戶需求，支持公有云、私有化等多種部署方式，提供MD5加密與校驗(yàn)、數(shù)字簽名、防篡改、防病毒、錯(cuò)密鎖定、機(jī)器碼登錄、加密傳輸?shù)劝踩珯C(jī)制，全面符合電子檔案長(zhǎng)期保存規(guī)范要求。
5、檔案利用便捷體系：自動(dòng)OCR識(shí)別全文檢索，檢索結(jié)果受權(quán)限管控，可勾選直接發(fā)起借用申請(qǐng)。
以上就是具體的餐飲行業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)解決方案，可以有效提高辦公效率，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。
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