采用文件檔案管理系統(tǒng)是文件檔案管理的好辦法

2023/4/4 0:00:00 來源：作者：小通瀏覽量： 650

采用文件檔案管理系統(tǒng)管理檔案已經是當下大部分企業(yè)、機構、各單位的做法，其中會博通文件檔案管理系統(tǒng)就是以創(chuàng)建檔案資源大數據中心作為信息技術核心，通過建立統(tǒng)一的數據標準，對檔案收集、鑒定、整理、歸檔、查閱、轉遞、借閱、檢索、統(tǒng)計等各項日常工作實現自動化智能化管理，打造集檔案管理的收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺，解決傳統(tǒng)檔案事后管理導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提高檔案資源的開發(fā)與利用效率，實現檔案全生命周期信息化管理。

會博通文件檔案管理系統(tǒng)功能介紹：

1、電子檔案的完整歸檔

　　OA天然具備電子檔案管理的要素，在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔，能夠實現電子檔案100%歸檔。

　　同時，在檔案管理過程中融入電子簽能力來保證檔案的唯一性和防篡改。

2、真實·完整·可用·安全

　　文書定提供了針對電子檔案的“四性”檢測功能，檢測完成后會自動生成相應防篡改的數字報告，對檔案的證據特性提供更強力的保障。

3、多種門類檔案統(tǒng)一管理

　　數字化檔案管理系統(tǒng)不僅能夠管理電子檔案，同時也能通過系統(tǒng)管理傳統(tǒng)的各種載體檔案，包括文件檔案、會計檔案、照片檔案、科技檔案、實物檔案等。

4、多方式多渠道接收檔案

　　檔案管理的收集方式靈活便捷，可以根據客戶的實際情況以全自動或者半自動的方式執(zhí)行，多種方式、多種渠道可以組合應用。包括流程驅動接收、系統(tǒng)接口互通，手動批量上傳等。

5、檔案多維度檢索·3秒可查

　　為了方便用戶對檔案的查閱，系統(tǒng)具備了全文檢索的能力，支持對檔案數據及圖片進行查詢，同時也支持通過關鍵字、組織、時間、標簽等進行多維度的條件檢索，可以做到3秒內定位目標檔案。

6、檔案門類·鑒定·銷毀全過程管控

　　靈活定義檔案門類，鑒定銷毀全過程管控。

7、一站式的檔案管理門戶

　　為組織建立一站式的檔案管理門戶，統(tǒng)一管理，所有文件可歸檔到一個檔案中心，為不同崗位、不同角色的用戶提供個性化的服務。

8、全文檢索·線上借閱

　　針對檔案的利用，文書定提供了全文檢索的功能，可以讓用戶快速的找到他想要查看的檔案。

　　公開的檔案可以直接自助借閱，有些檔案系統(tǒng)有嚴密的權限控制，允許借閱的，可以直接觸發(fā)相應的借閱流程，通過審批后即可借閱。

　　會博通文件檔案管理系統(tǒng)可以設定借閱的時間，時間一到、即可收回權限，可以支持多人同時借閱，讓檔案的價值充分發(fā)揮。

9、全面適配信創(chuàng)環(huán)境

　　根據客戶需求，檔案管理系統(tǒng)可全面適配從硬件服務器到操作系統(tǒng)、中間件等的全棧信創(chuàng)環(huán)境。

　　檔案管理系統(tǒng)產品依據國家的法律法規(guī)的要求所開發(fā)，為了滿足當前市場與政策需求，會博通檔案管理系統(tǒng)實現了可覆蓋檔案全生命周期的管理，能夠對電子檔案實現100%歸檔管理；具備強大的搜索引擎可以讓檔案的查找更加便捷；實現電子文件防篡改，并且可以第三方存證；能夠方便地通過可視化配置的方式與外部系統(tǒng)集成連通。

10、數據·行為·日志鎖定

　　會博通文件檔案管理系統(tǒng)針對系統(tǒng)內的信息數據、用戶行為、管理系統(tǒng)日志進行相應的鎖定，從而滿足對內實現可溯可查，對外可以滿足監(jiān)管、審計等多方面的要求。

11、方便集成.可視化配置

　　可以通過會博通文件檔案管理系統(tǒng)進行可視化配置的方式輕松完成和外部異構系統(tǒng)的對接，系統(tǒng)后臺能夠靈活定義界面、統(tǒng)計表單、業(yè)務流程、審批流程、權限管理、元數據等。讓各個辦公系統(tǒng)中需要歸入檔案系統(tǒng)的相應數據第一時間及時歸檔。