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企業(yè)員工檔案整理方案

2023/5/16 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  1126

企業(yè)員工檔案整理方案

  1分類整理:將員工檔案按照不同的類別進(jìn)行分類整理,如按崗位、年齡、性別等分類。

  2、確定整理目標(biāo):確定整理的范圍、目的與時間,制定任務(wù)書或計劃表。

  3刪除歸檔:對于已離職或過期的員工檔案進(jìn)行刪除歸檔,以減少存儲空間與提高工作效率。

  4、數(shù)字化管理:將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案,采用數(shù)字化管理方式,實現(xiàn)信息化管理。

  5、定期檢查:定期對員工檔案進(jìn)行檢查,更新資料,確保檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。

  6建立檔案索引:建立完善的檔案索引體系,便于查詢與使用。

  7、督導(dǎo)檢查:領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門要對檔案整理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查,確保工作的順利進(jìn)行。

  8、檔案維護(hù):對檔案進(jìn)行密封、標(biāo)記、裝訂與保存,確保檔案的完好無損。

  9、保密措施:加強(qiáng)檔案保密措施,設(shè)置權(quán)限,防止檔案泄露與損壞。

  10、培訓(xùn)評估:對員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn),并定期評估檔案管理工作的效果,及時糾正問題。

 

企業(yè)員工檔案整理方案:

  單位員工檔案如何整理呢?單位員工檔案的整理,我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。通過下面的方式進(jìn)行檔案名稱及編號整理,具體由下:

  1、員工檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。

  2、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

  3、各級分類、卷次及目次的編號,均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

  4、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改。

  5、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時,隨時增補(bǔ)之用。

 

保存期限整理:

  文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:

  1、1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

  2、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

  3、10年保存:(1)預(yù)算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

  4、永久保存:(1)股東名簿;(2)章程;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)商業(yè)合同;(5)董事會及股東會紀(jì)錄;(6)工程設(shè)計圖;(7)財務(wù)報表;(8)技術(shù)文檔;(9)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(10)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(11)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。(根據(jù)實際的情況調(diào)整)

  5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

 

檔號編定整理方法:

  1、案件如系新案,應(yīng)就“檔案分類編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

  2、檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號。

  3、檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。

  4、案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

  會博通企業(yè)員工檔案管理系統(tǒng),符合國家法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,提供各種檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能,滿足各行業(yè)需要,集中管理實體與電子檔案。

 

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