綜合文檔管理系統(tǒng)解決方案取代紙化文檔管理

    近幾年來，信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化不斷進(jìn)步，電子政務(wù)不斷發(fā)展，公文擬草、遠(yuǎn)程加密傳輸?shù)纫呀?jīng)可以通過計(jì)算機(jī)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)予以實(shí)現(xiàn)，從而極大地提高了辦公效率，亦給人們的生活與工作帶來了諸多方便。如何運(yùn)用電子技術(shù)克服紙化文檔管理工作煩瑣，避免出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)漏洞，是文檔管理中亟待解決的問題，今天就給大家推薦一款眾多企業(yè)都在使用的會博通綜合文檔管理系統(tǒng)。

    當(dāng)前，綜合文檔管理系統(tǒng)技術(shù)日臻成熟，正被廣泛應(yīng)用于社會各個(gè)領(lǐng)域，愈來愈顯示出這一高新技術(shù)的顯著作用，這就為我們運(yùn)用綜合文檔管理系統(tǒng)技術(shù)逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理文檔提供了良好的機(jī)遇。

    綜合文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)分為四個(gè)邏輯層次：采集層、儲存層、應(yīng)用層、展現(xiàn)層。

    采集層：可進(jìn)行跨部門、跨單位、跨系統(tǒng)文件文檔采集，然后通過網(wǎng)絡(luò)等方式傳輸至綜合文檔管理系統(tǒng)。

    儲存層：將文檔、檔案數(shù)據(jù)安全長期儲存在服務(wù)器中，便以后期的利用。

    應(yīng)用層：在綜合文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)基礎(chǔ)上構(gòu)建生產(chǎn)管理、維護(hù)、查詢等應(yīng)用。

    展現(xiàn)層：用戶可以通過綜合文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)、電腦、手持機(jī)、顯示屏等方式登錄系統(tǒng)。

綜合文檔管理系統(tǒng)功能：

    可對每個(gè)文件粘貼標(biāo)簽，對文件在借閱過程或被帶出過程的行動軌跡進(jìn)行記錄，便于對文件資產(chǎn)的追溯。并且該系統(tǒng)可記錄文件的電子文檔，便于查詢下載借閱。

    文檔管理應(yīng)用綜合文檔管理系統(tǒng)信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

    1、快速、準(zhǔn)確定位：在移動點(diǎn)檢設(shè)備上存儲有整個(gè)文檔室的地理分布圖，將會對所查文檔做出地理定位指示，實(shí)現(xiàn)快速查找及歸檔操作。

    2、輕松盤點(diǎn)：使用文檔管理系統(tǒng)檢設(shè)備可以快速的完成文檔的盤點(diǎn)、查錯(cuò)、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時(shí)可以提高文檔管理工作效率、降低外借歸檔時(shí)的差錯(cuò)率。

    3、文檔信息準(zhǔn)確記錄：文檔經(jīng)手人、借閱人、借出、歸檔時(shí)間等均為系統(tǒng)自動登記完成的，防止手工差錯(cuò)的同時(shí)保證文檔管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并可提供文檔狀態(tài)的實(shí)時(shí)查詢、報(bào)表打印。

    4、批量文檔借出、歸檔登記管理：文檔管理是很煩雜的工作，文檔管理人員少，尋借文檔的人多，應(yīng)用文檔管理系統(tǒng)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，自動化，增加工作效率的同時(shí)減少文檔管理員的勞動強(qiáng)度，幫助館員實(shí)現(xiàn)自動化的批量文檔借出，歸檔登記工作。

    5、文檔管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽存儲信息更改自如：電子標(biāo)簽存取數(shù)據(jù)容量大，并且存儲信息更改自如，為文檔屬性等信息管理提供方便。

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