百強企業(yè)佛山投控選擇會博通：讓數(shù)字化檔案管理，成為面向員工的“服務”中心
2022/10/27 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 985
01公司簡介：
佛山市投資控股有限公司（簡稱佛山投控）成立于2006年，是經(jīng)佛山市人民政府出資成立，由佛山市國資委監(jiān)管的國有控股有限責任公司，也是佛山市首批國有資本投資運營公司改革試點企業(yè)，在佛山企業(yè)100強中位居前列。
02項目背景
新檔案法的實施增加了檔案信息化建設和監(jiān)督檢查的內(nèi)容。在信息化建設上，新檔案法新增了5個方向的要求：
一、將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用；
二、積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接；
三、電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用；
四、推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化；
五、電子檔案安全管理、移交。
在監(jiān)督檢查方面，對企業(yè)和個人做了8點要求，分別為：
一、檔案工作責任制和管理制度落實情況；
二、檔案庫房、設施、設備配置使用情況；
三、檔案人員管理情況；
四、檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
五、檔案信息化建設和信息安全保障情況；
六、對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。
此外，中辦國辦于 2021年6月印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，電子檔案管理相關(guān)標準的確立和規(guī)范也對加速了佛山投控數(shù)字化檔案管理體系建設進程。
03項目建設成果
1）文書、基建、人事、會計等全線檔案統(tǒng)一管理
佛山投控現(xiàn)擁有水業(yè)集團、電建集團、佛燃能源、國通公司、寶裕發(fā)展、福能東方、產(chǎn)投公司、全流域公司、新金葉公司、電子政務公司等72家重點核心下屬企業(yè)。多年來，佛山投控堅持創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，累計擁有一批高新技術(shù)企業(yè)，取得專利近1500項，榮獲近百項國家、省、市級獎項。現(xiàn)有員工7000多人，聚集了一大批企業(yè)管理、工程技術(shù)、財經(jīng)法務等專業(yè)的優(yōu)秀人才。
面對如此龐大的機構(gòu)和組織成員，會博通為佛山投控定制了一套集文書、基建、人事、會計等覆蓋企業(yè)全線業(yè)務的檔案管理系統(tǒng)，讓不同的業(yè)務的所有成員，都可以集中在一個平臺上，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)處理檔案。比如會計人員登錄賬號可以查詢會計檔案但沒有權(quán)限查詢?nèi)耸聶n案，反之亦然，但它們所有的操作都在一個平臺上執(zhí)行。
2）標準化綜合檔案移交、接收、鑒定流程業(yè)務
上線數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，佛山投控所有檔案均實現(xiàn)了有序化管理、規(guī)范化利用。
在檔案收集方面，檔案管理員可以依據(jù)權(quán)限進行手工、批量錄入，或直接通過OA、釘釘、ERP、企業(yè)微信等第三方系統(tǒng)進行檔案收集，簡單又方面。這些檔案收集好后會歸入預歸檔庫。在預歸檔庫中，系統(tǒng)管理員或兼職檔案員可對檔案進行歸檔鑒定、自動歸檔、歸檔編輯等檔案整理工作。在檔案庫當中，公司檔案員可對接收的檔案進行鑒定、審核。所有通過審核的檔案，可在安全范圍內(nèi)，通過會博通面向用戶服務的搜索平臺進行交流共享。
3）全面銜接企業(yè)內(nèi)部信息化體系
佛山投控此前用致遠OA系統(tǒng)進行自動化辦公管理，很多文件在OA系統(tǒng)上進行流轉(zhuǎn)。為了便于檔案歸檔，會博通檔案管理系統(tǒng)全面打通了佛山投控內(nèi)部信息化體系，實現(xiàn)跨平臺的檔案管理。
接口接通后，佛山投控內(nèi)部人員可以在致遠和會博通之間進行免密單點登錄，在致遠OA上處理的文件，如果需要存檔，可一鍵發(fā)送到會博通預歸檔庫當中，可以有效防止檔案漏存。當內(nèi)部員工需要發(fā)起流程調(diào)取、查閱檔案時，審批提醒會同步到致遠OA當中，實現(xiàn)軟件協(xié)同辦公，提高工作效率。
3）全面數(shù)字化的檔案管理流程體系
要實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理，就得讓數(shù)字化的管理方式輻射檔案管理全流程。會博通檔案管理系統(tǒng)為佛山投控提供了全面規(guī)范電子文件的歸檔范圍、歸檔過程、存儲格式、“四性”監(jiān)測、元數(shù)據(jù)管理，以及基于大數(shù)據(jù)的電子檔案利用。
這些功能涵蓋檔案接收、移交審批、檔案管理、檔案存儲、檔案利用、檔案安全全流程。通過系統(tǒng)上智能化的功能輔助，用戶只需要進行很少的操作，就可以快速管理檔案。比如搜索檔案，用戶只需要在搜索框中輸入關(guān)鍵字，就可以在權(quán)限范圍內(nèi)快速獲取檔案。
通過會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，佛山投控員工可直接通過統(tǒng)一的平臺入口一站式收集和查閱公司內(nèi)部所有檔案?，F(xiàn)在會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可謂是佛山投控內(nèi)部的知識百寶箱。
“服務新佛山、創(chuàng)造好未來”，今后佛山投控將以“產(chǎn)業(yè)投資、資本運作、產(chǎn)業(yè)招商”為抓手，重點打造“公用事業(yè)、新興產(chǎn)業(yè)、產(chǎn)業(yè)金融”三大業(yè)務板塊，強化產(chǎn)業(yè)投資平臺功能，發(fā)揮國有資本投資引領作用。
未來，會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將會持續(xù)為佛山投控管理有限公司提供檔案信息化管理服務，讓企業(yè)檔案文件為佛山投控發(fā)展、為佛山經(jīng)濟社會發(fā)展持續(xù)提供知識“養(yǎng)料”。
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